Coordinateur administratif

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif Adjoint adm. principal de 2ème classe Adjoint adm. principal de 1ère classe Rédacteur Rédacteur principal de 2ème classe Rédacteur principal de 1ère classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Le coordinateur administratif assure la gestion administrative et financière de la Direction des Affaires Culturelles, notamment par l’élaboration et le suivi budgétaire, la supervision des régies, et le pilotage des démarches administratives. Il participe activement au développement des projets culturels, à la gestion des partenariats, ainsi qu’à la veille juridique et financière. Il encadre les équipes administratives, garantit la bonne application des procédures, et contribue à la coordination opérationnelle des activités. Missions / conditions d'exercice ACTIVITES PRINCIPALES MISSIONS 1.Assurer la gestion financière - Participer à l’élaboration du budget général en adéquation avec les projets artistiques et culturels - Etablir et suivre les outils de gestion de pilotage - Suivre les budgets dédiés avec les référents de chaque pôle, développer la comptabilité analytique - Développer une stratégie de gestion (financements public/privés), - Assurer une veille d’appels à projet pour le développement des différents équipements et services - Superviser les documents de bilans financiers et l’évaluation interne des activités 2. Superviser les régies recettes et dépenses des régies de la Direction des affaires culturelles - Organiser, veiller et contrôler le fonctionnement des régies selon les procédures établies par les actes de régie 3. Assurer la gestion administrative - Participer aux réunions structurantes (direction, coordination …) - Participer à l’organisation des évènements, des actions culturelles et pédagogiques - Suivre l’établissement des conventions et des contrats artistiques (cessions, coproductions, coréalisation, résidences …) -Suivre ou élaborer les dossiers de subventions et d’aide pour les activités culturelles (Pass+, Passe Culture…) - Assurer une veille juridique et sociale, garantir la bonne application des règlementations en vigueur - Participer aux réunions et aux échanges avec les partenaires et réseaux professionnels - Etablir les rapports d’activité, piloter l’archivage, le classement et toutes démarches administratives 4. Assurer des missions d’encadrement - participer à la mise en œuvre opérationnelle des activités dans un climat serein - Encadrer les agents du pôle administratif - accueil -Veiller au respect du cadre de travail des intermittents en lien avec le coordinateur du pôle scénique - Conduire les entretiens professionnels des agents sous sa responsabilité Ces missions ne sont pas restrictives, elles sont également amenées à évoluer dans le temps, en fonction de l’organisation du service et des changements qui y sont liés. ACTIVITES ANNEXES  Assurer des permanences en soirées ou week-end Profils recherchés SAVOIRS Solide connaissance en gestion publique ou privée et/ ou expérience professionnelle confirmée dans un poste similaire  Bonne connaissance en gestion administrative et financière  Connaissance affirmée du fonctionnement d’une collectivité et du secteur culturel  La Connaissance des logiciels CIRIL, MAPADO, IMUSE, REGIE SPECTACLE est souhaitée  Connaissance du droit du travail spécifique au secteur culturel SAVOIR-FAIRE  Capacités d’adaptation  Maîtrise des outils bureautiques et numériques : Outlook, Internet, logiciel Régie Spectacles, ….  Capacités organisationnelles et rédactionnelles SAVOIR-ETRE  Sens du service public et du travail en équipe  Rigueur, précision, autonomie et confidentialité  Ecoute, esprit collaboratif et expérience en encadrement d’équipe  Capacité à rendre compte, respect de la hiérarchie  Ponctualité, assiduité, disponibilité FORMATIONS ET QUALIFICATIONS NECESSAIRES  Formation en comptabilité et gestion administrative