Officier d'Etat-Civil

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil Grade(s) recherché(s) Rédacteur Rédacteur principal de 2ème classe Rédacteur principal de 1ère classe Adjoint administratif Adjoint adm. principal de 2ème classe Adjoint adm. principal de 1ère classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Au sein du service Accueil et Vie Citoyenne, sous l’autorité du Chef du service vous aurez la charge des missions suivantes : - Instruire, constituer et délivrer tous les actes d’état civil ainsi qu’assurer la tenue administrative des registres. - Accueillir et répondre aux demandes des administrés. - Participer aux élections. Missions / conditions d'exercice I – Missions du poste : - Accueil physique et téléphonique : - Assurer l’accueil et le premier niveau de renseignement du public, - Orienter le public vers les différents services, - Réceptionner, enregistrer et assurer le suivi du courrier, - Recueillir les doléances des administrés et en assurer le suivi. - Missions affaires générales / élections : - CNI / passeports biométriques : - Accompagner et conseiller les demandeurs (pré-demande en ligne sur le site de l’ANTS notamment), - Organiser les rendez-vous, - Traiter les demandes et remettre les titres. - Légalisations de signature, - Tenue des listes électorales : inscriptions, mutations, radiations, - Organisation des scrutins, - Recensement citoyen, - Recensement de la population (tous les 5 ans), - Remise des diplôme des médailles du travail. - Missions Etat Civil et funéraire : - Réception des déclarations de naissance, adoption et de décès, des reconnaissances, préparation des dossiers de mariage et de PACS, - Editions de copies d’actes en réponse aux courriers et aux demandes du public, - Délivrance et suivi des demandes de livret de famille, - Tenue administrative des registres d’état civil, - Transcription de décisions de justice et d’évènements divers, - Relations directes avec l’INSEE, les mairies, les préfectures et les tribunaux, - Mise à jour du plan du cimetière, - Participer à la rédaction relative au règlement du cimetière et à sa tarification, - Tenue des registres informatiques. Profils recherchés Conditions d’exercice du poste : - Travail en bureau et guichet d’accueil, - Un roulement entre collègue est assuré en ce qui concerne les congés annuels, pour une présence permanente. - Disponibilité demandée lors des pics d’activités (élections notamment) ou face à des urgences. - Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des horaires d’ouverture au public, Temps de travail hebdomadaire du lundi au vendredi : 37h00 avec une nocturne le jeudi (fermeture mairie 19h15). Compétences requises : Savoirs : ➢ Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook...), ➢ Capacité à utiliser les logiciels métiers : Arpège, Berger Levrault, RDV 360, portails web ..., ➢ Aisance relationnelle, ➢ Faire preuve de réserve et de discrétion, ➢ Sens du service public, ➢ Être méthodique et organisé (capacité à planifier et à suivre les dossiers), ➢ Savoir faire preuve de réactivité et d'anticipation, Savoir-faire : ➢ Maitrise orale et écrite de la langue française, ➢ Qualités rédactionnelles, grande réactivité, ➢ Capacité à évaluer l’urgence d’une demande, ➢ Savoir faire face aux imprévus, ➢ Gestion des situations délicates, ➢ Bonne maîtrise de l’état civil, du droit funéraire et du droit électoral, ➢ Actes et écrits administratifs. Savoirs-être : ➢ Autonomie, rigueur, esprit d'initiative, ➢ Diplomatie, qualités relationnelles. ➢ Devoir de confidentialité, ➢ En capacité de travailler tant en autonomie qu’en équipe, ➢ Rendre compte. ➢ Donner par son comportement une bonne représentation du service public, Profil recherché : - Votre sens de l’accueil et de la confidentialité, - Vous maîtrisez la règlementation de l’état civil, la législation funéraire et électorale, - Ancienneté dans un poste similaire obligatoire, - Vous maîtrisez l’outil informatique et logiciels métiers,