Responsable Etat Civil, Démarches Administratives et Citoyennes H/F

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif Adjoint adm. principal de 2ème classe Adjoint adm. principal de 1ère classe Rédacteur Rédacteur principal de 2ème classe Rédacteur principal de 1ère classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi La mairie de Maisons-Laffitte recherche un responsable Etat Civil, Démarches Administratives et Citoyennes H/F. Il sera directement rattaché au directeur des affaires générales et travaillera en collaboration avec le secrétariat général, l'accueil, les RH, la DSI et la communication. Missions / conditions d'exercice ACTIVITES PRINCIPALES - Responsable de l’état civil, des démarches administratives et citoyennes, il garantit l’appui technique dans ces trois domaines d’activité. - Il est officier d’état civil délégué, rédigeant, instruisant les principaux actes d’état civil. - Il assure le management de proximité de l’équipe affectée au service. A ce titre, il a la charge de l’organisation et fait le lien entre l’équipe et la Directrice du Service. - Il est le régisseur titulaire de la régie de la quête des mariages. AUTRES ACTIVITES 1- Garantir l'appui technique en matière de démarches administratives, citoyennes et d’état civil - Garantir le respect des textes - Garantir la qualité de l'accueil des usagers - Garantir les délais de gestion des demandes des usagers - Sécuriser les documents délivrés en matière d'état civil - Veiller à l'application de la règlementation, des procédures et à l'utilisation des outils mis en place - Accompagner techniquement les agents pour la gestion des cas les plus complexes 2- Assurer le management de proximité des agents du Service - Procéder à l'évaluation annuelle des agents du service - Préparer le planning des présences - Accompagner les agents dans la professionnalisation et l'évolution de leurs postes de travail - Accompagner les agents dans la démarche d’amélioration continue 3- Organiser les activités du service - Planifier les activités : état-civil, démarches administratives et citoyennes - Définir les créneaux des rendez-vous des usagers liés aux démarches administratives - Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers en fonction des besoins 4- Assurer l'interface avec la Directrice - Rendre compte de l'activité du service - Remonter les difficultés rencontrées par les agents dans la mise en œuvre quotidienne des procédures, le traitement des dossiers et les relations avec les autres directions et services extérieurs - Proposer à La Direction toute mesure susceptible d'améliorer la qualité du service pour répondre aux objectifs - Proposer des actions en vue d'améliorer la qualité dans le cadre de la démarche d’amélioration continue - Célébration des mariages à titre exceptionnel en remplacement d’un agent de l’équipe. - Assure la gestion du cimetière en lien avec la conservatrice en l’absence de la Directrice. Profils recherchés SAVOIRS - Connaître et appliquer la législation en vigueur afférente aux diverses compétences du service notamment en matière : - D’état civil, (code civil, IGREC) - Citoyen (recensement militaire et élections (code électoral)) - Affaires Générales : CNI, passeports, - Démarches administratives (Taxi, débits de boissons, cartes de résidents…) - Maîtriser les outils informatiques, logiciels métiers (état civil, élections, stations biométriques) - Connaître l’organisation et le fonctionnement de la collectivité - Accueillir, renseigner le public et gérer les comportements difficiles - Savoir animer une équipe. Management. SAVOIRS-FAIRE - Capacité à rendre compte - Capacité à anticiper les besoins des usagers - Capacité à animer une équipe - Capacité à contrôler le travail de l’équipe - Capacité à faire des propositions, savoir analyser les problèmes et proposer des solutions. - Qualités d’expressions écrites et orales, -Rédiger des courriers, mettre en forme et présenter des dossiers, tri, archivage - Savoir gérer son temps, - Savoir détecter les anomalies ou dysfonctionnements et les signaler au responsable. SAVOIRS-ETRE - Autonomie, rigueur, efficacité, - Neutralité, devoir de confidentialité - Sens aigu du service public et du travail en équipe. Respect de la hiérarchie - Avoir des qualités relationnelles et d’écoute, - Adaptabilité lors des amplitudes de travail non régulières (pic d’activités liées à la clôture des listes électorales, préparation des scrutins électoraux). - Temps de travail : 39h10 hebdomadaire - Congés : 25 jours de congés annuels + 22 RTT - Contraintes : Travail en nocturne jusque 19h (un jeudi sur deux) et permanences le samedi matin (un samedi sur deux) Rémunération et avantages : Statutaire ■ Régime indemnitaire ■ prime équivalente à un 13e mois (attribuée au terme de 6 mois de carence pour les agents non titulaires) ■ Participation mutuelle et prévoyance ■ Politique dynamique en matière de formation ■ Collectivité adhérente au CNAS ■ Amicale du personnel ■ Participation à hauteur de 75% des frais de transports en commun ■ Dispositif Santé Vous Bien (programme de cours sportifs gratuit durant la pause méridienne) => Poste ouvert au cadre d'emplois des adjoints administratif et rédacteurs par voie de mutation, de détachement ou contractuelle (CDD de 12 mois/renouvelable), à pourvoir dès que possible.