ADJOINT AU RESPONSABLE DU SERVICE MANIFESTATIONS ET VIE ASSOCIATIVE

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur Rédacteur principal de 2ème classe Rédacteur principal de 1ère classe Animateur Animateur principal de 1ère classe Animateur principal de 2ème classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Oui Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi L'animation, l'organisation et le pilotage de l'équipe du service Suivi budgétaire et suivi de la cohérence des actions en terme de manifestations, rédaction et suivi des marchés publics du service Conception et mise en oeuvre des manifestations à caractère protocolaire pour le renforcement de l'image de la collectivité Appui aux autres services en matière de protocole Supervision de la gestion informatisée des réservations des salles municipales Gestion des Ressources Humaines du service Organisation des voeux protocolaires et des cérémonies de médailles du travail, des retraités, de la vie associative et autres décorations officielles Organisation des cérémonies militaires en coopération avec la Préfecture et les associations patriotiques ainsi que des cérémonies liées à la Fête Nationale Evènements ponctuels mettant en valeur les actions de la collectivité, inauguration de locaux, pierres, signatures de convention, mise en valeur de partenariats Accueil de délégations étrangères ou de visites d'officiels ainsi que de manifestations extérieures à la collectivité ou à l'Hôtel de Ville Organisation d'action de relations publiques Suivi et accompagnement des Associations de la Commune et de leurs évènements (Assemblées Générales, Marchés aux Puces, village associatif...) Echanges d'informations avec les différents services de la commune, relations avec le Cabinet, conseils aux Elus Gestion de la sécurité des manifestations (arrêtés, plan de sécurité, commissions, déclarations en Préfecture...) en relation avec la Police Municipale Missions / conditions d'exercice Sous la direction du directeur du pôle Vie Locale, vous assistez le responsable dans l'organisation des évènements institutionnels, des manifestations de la Ville et du suivi de l'activité des associations Profils recherchés Respecter les règles de discrétion et de confidentialité Ordonnancement des discours, veiller au respect des règles de préséance et protocolaires (décret de 1989) Maîtriser Internet, les logiciels Word, Excel Organisation des relations avec les partenaires de la collectivité lors des manifestations protocolaires Propositions de cadeaux pour des personnalités et des coupes et objets publicitaires pour des associations Suivi des marchés publics Organisation des réceptions et du protocole Validation des demandes de réceptions, de plateaux repas et café, prise en charge financière selon une typologie des pots et réceptions Développement d'outils et mise en place de procédure pour rationnaliser toutes les manifestations et évènements principaux (moyens humains et matériels) Responsable de la coordination des relations avec les associations chargées de l'animation du milieu associatif Assurer un suivi de l'état d'engagement des activités Anticiper les commandes de fournitures Rappeler des informations importantes et transmettre des messages Alerter sa hiérarchie en fonction des diverses actualités Respecter les délais de transmission de documents