Assisant administrative spécialisée

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 1ère classe Adjoint adm. principal de 2ème classe Adjoint administratif Rédacteur Rédacteur principal de 1ère classe Rédacteur principal de 2ème classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Management Non Descriptif de l'emploi Le Département de l’Essonne recrute pour sa direction du Développement Social (DDS) : Un assistant administrative spécialisée (H/F) Pôle accueil accompagnement inclusion - Athis-Mons Vous avez envie de contribuer à la qualité de vie des Essonniens tout en donnant du sens à vos missions ? Le Département de l’Essonne est à la recherche de ses futurs « héros du quotidien ». Au service d’1,3 millions d’habitants, nos 4 300 agents interviennent sur des compétences très diversifiées réparties autour de 170 métiers. Petite enfance, collèges, voirie, autonomie des personnes âgées ou en situation de handicap, environnement, culture… votre futur poste vous attend Choisir le Département de l’Essonne c’est aussi faire évoluer sa carrière en conciliant plus facilement vie personnelle et vie professionnelle. Vous vous sentez l’âme d’un « super héros du quotidien » ? Alors, rejoignez-nous Le pôle est composé d'une équipe pluridisciplinaire composée de 19 agents (Assistants administratifs, travailleurs sociaux, conseiller en économies sociales et familiale, chef de secteur). L’assistant administratif spécialisé recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Il suit et gère les dossiers administratifs les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service. Il accueille, oriente et renseigne le public. Représente l'image de la collectivité et de l'établissement auprès des usagers, des élus et partenaires extérieurs. Missions / conditions d'exercice Vos missions : Pour compléter son équipe, le pôle recherche un assistant administratif spécialisé. A ce titre, vos activités seront les suivantes : Accueil physique et téléphonique du public : • Recevoir et orienter les demandes. • Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent. • Conseiller les usagers et agents sur les procédures. • Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous. • Conserver neutralité et objectivité face aux situations. Traitement des dossiers et saisie de documents : • Rédiger et mettre en forme tous types de courriers et documents administratifs (notes synthétiques, comptes rendus, procès-verbaux de réunion et commissions, arrêtés). • Gestion de la boite mail. • Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires. • Classement et archivage de documents. Planification et suivi : • Gérer les agendas du supérieur hiérarchique et/ou de l'équipe. • Renseigner des tableaux de suivi des activités du service. • Assurer l'organisation logistique des réunions, des commissions, des missions. • Recenser et gérer les besoins logistiques (fournitures, personnels, photocopieurs…). • Contrôler le respect des échéances et des normes réglementaires. Profils recherchés Profil recherché : Issu d’une formation bac +2 en administratif/secrétariat, vous disposez d’une première expérience réussie dans un poste similaire. Vous connaissez l’organisation et le fonctionnement des collectivités territoriales et services territoriaux. Vous disposez d’une facilité de rédaction (orthographe et syntaxe) et maitrisez des techniques de secrétariat et des outils bureautique, notamment Word et Excel. Rigueur, sens de l’organisation Bon relationnel, aptitude à travailler en équipe Aisance à l’oral, autonome et prise d’initiative Discrétion professionnelle, neutralité et respect de la confidentialité Enfin, vous avez une capacité à vous adapter au public : faire preuve d’écoute, d’empathie et de respect. Conditions d’exercice : •Travail en bureau sur poste informatique • Respect de la confidentialité envers tout le public • Remplacement possible en lien avec les professionnels des autres pôles évaluation de la DDS. Poste basé à Arpajon, à pourvoir dès que possible sur le cadre d’emploi des rédacteurs administratif territoriaux (catégorie B, filière administrative) ou contractuel (CDD 1 an renouvelable) 39 heures par semaine, 50 jours de congés (Congés annuels + RTT) Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle + participation employeur à la mutuelle et à la prévoyance. Prestations sociales du CNAS Tickets restaurant Participation 75% du titre Navigo CET Accès facilité à la formation