Gestionnaire Etat-Civil

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 1ère classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Sous l’autorité du responsable du service, le gestionnaire de l’état civil est chargé d’instruire et de traiter les dossiers nécessitant une technicité particulière dans le cadre des missions attribuées aux mairies par la Loi du 18 novembre 2016 sur la Justice du XXIème siècle (dite Loi J21) et notamment les rectifications d’actes de l’état civil, les changements de nom et de prénoms. Pour cela, il dispose de la délégation en qualité d’officier de l’état civil. Il est également chargé de recevoir le public pour les demandes courantes : déclarations à l’état civil, papiers d’identité, inscriptions sur les listes électorales et autres prestations relevant du service de l’état civil – affaires générales. Missions / conditions d'exercice • Missions principales : Missions d’état civil : Gestion administrative des dossiers de demande de changement de prénom, changement de nom, de rectification administrative Gestion administrative des actes d’état civil Constitution, ouverture, fermeture des registres et de leur contrôle avant reliure et transmission au greffe du tribunal de grande instance chaque année Mise à jour des actes de l’état civil Réception, préparation et suivi de dossiers de mariage et de PACS Etablissement et mise à jour des livrets de famille Etablissement des bulletins de l’INSEE, fiches impôts, informations d’autres organismes, transmission des avis aux mairies. Relations avec la maternité Relations avec les parents non mariés (transmissions des recommandés en cas d’établissement de la filiation par un autre parent) Transmission des informations aux différents organismes : Protection maternelle et infantile, Conseil départemental, Parquet… Traiter les demandes d’actes d’état civil sur la plateforme COMEDEC Missions sur les titres d’identité : Habilitation à établir les cartes nationales d’identité et les passeports biométriques sur la station de recueil et de les remettre aux demandeurs. Enregistrement des demandes et suivi de l’avancée des dossiers. Missions « Affaires générales » : Réception et suivi des demandes de recensement des jeunes pour la journée de Défense et de Citoyenneté. Instruction des demandes d’attestations d’accueil en vue de leur validation. Réception des demandes de légalisation de signature des habitants dans le cadre de la réglementation en vigueur. Réception physique des demandes d’inscription sur les listes électorales. De manière générale, accueil du public pour les prestations relevant de la compétence du service état civil – affaires générales. L’agent doit suivre les formations de veille juridique indispensables à la bonne application de la réglementation. • Mission secondaire : Accueil téléphonique du service Profils recherchés -Bonne connaissance de l’instruction générale relative à l’état civil et des dispositions du code civil notamment sur le droit de la famille et le sur la législation funéraire -Cadre réglementaire en matière de nom de famille des conjoints, des parents et des enfants -Bonne connaissance en droit civil -Savoir lire, comprendre, analyser et appliquer un texte réglementaire -Savoir vérifier et contrôler les documents et informations fournis, ainsi que leur authenticité -Savoir apprécier les demandes, savoir signaler le caractère inapproprié d’un prénom, savoir apprécier les motivations de demande de changement d’état civil et se prononcer sur la légitimité d’une demande -Maitrise des techniques d’accueil et de gestion du public -Maîtrise du logiciel d’état civil Mélodie et Image -Maîtrise de Word, Utilisation d’Excel • Qualités – Aptitudes : Qualités relationnelles et pédagogiques Ponctualité Maîtrise de l’outil informatique Organisation méthodique et rigoureuse Qualités rédactionnelles Capacités à être autonome et à prendre des initiatives.