Assistante ou un Assistant de Direction

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur Rédacteur principal de 2ème classe Rédacteur principal de 1ère classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi MISSIONS : Sous la responsabilité de la directrice de la Solidarité, vous apportez une aide permanente à la directrice en termes d’accueil et d’information, de communication, d’organisation et de suivi de dossiers ou de projets, de gestion dans un positionnement d’interface dans la circulation des informations. Vous apportez ponctuellement votre assistance aux cadres et cheffes de services du CCAS dans le cadre de la dynamique de l’équipe de direction. Missions / conditions d'exercice CTIVITES PRINCIPALES : • Tenue du secrétariat - Assurer l’accueil téléphonique et physique de la directrice, gérer l’agenda, préparer et diffuser les documents afférents, rédiger les comptes rendus, planifier et organiser les déplacements de la directrice, assurer le tri, suivi et classement du courrier et tout particulièrement le courrier de la municipalité en lien avec les services compétents de la direction. - Participer à la préparation, à l’organisation et au suivi des Conseils d’Administration. • Assister la directrice dans sa mission de coordination du CCAS ainsi que de l’équipe de direction des cadres et chefs de service - Participer à des projets transversaux : contribution à la dynamique du projet de direction. - Assurer la structuration des outils de programmation, de priorisation et d’anticipation des délais pour la mise en œuvre du projet de direction. - Conseiller la directrice, le directeur adjoint et les cheffes de services sur tout dispositif de gestion administrative. - Élaborer et renseigner des tableaux de suivi des activités de la direction, y compris des congés des cadres. - Être le relais de la directrice auprès de l’Elue, des administrateurs et du directeur adjoint dans le suivi du Conseil d’Administration. - Aider les cadres à l’organisation logistique des différents projets. - Diagnostiquer les problèmes administratifs et mettre en place des outils de travail partagés. • Participer à la communication interne / externe - Recueil et traitement des éléments pour la réalisation annuelle du bilan d’activité de la direction et élaboration de la synthèse. - Diffusion, mise en ligne internet et valorisation (interne et externe) du bilan d’activité. - Création et/ou actualisation des supports de communication à destination du public, des institutions et des partenaires. - Contrôler la qualité des documents (reçoit, diffuse, recherche, relaye les informations ou les procédures validées). - Rechercher des informations auprès de partenaires. - Être l’interlocuteur des services fonctionnels en charge de l’impression, de la communication dans le suivi administratif de projet et dossiers affairant à la communication. ACTIVITES SECONDAIRES : - Organisation d’évènements : séminaire, temps conviviaux… - Occasionnelles : suppléer autant que de besoin l’assistante de gestion administrative en cas d’absence. A SAVOIR SUR CE POSTE : Horaires de travail : du lundi au vendredi, 36h30 hebdomadaires. 25 jours de CA + 9 jours de RTT. Restaurant dédié au personnel, foodles, prime annuelle. Transports : RER A, station « Champigny » / RER E, station Les Boullereaux. Profils recherchés - Titulaire du grade des rédacteurs ou d’un diplôme de niveau IV (bac) ou de niveau III (bac + 2) dans le domaine du secrétariat et ou de la comptabilité permettant l’accès aux concours externes ou d’une expérience professionnelle de 4 ans au moins sur des missions correspondant à celles du cadre d’emplois des rédacteurs pour l’accès au 3ème concours. - S’intéresser aux enjeux de l’action sociale. - Maîtriser les règles d’organisation et les procédures administratives et fonctionnelles internes au CCAS et à la ville. - Faire preuve de rigueur, rapidité et diplomatie. - Respecter les obligations de discrétion, de réserve et de confidentialité. - Permis de conduire B. - Une 1ère expérience similaire est indispensable