Assistant d'élus

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif Rédacteur Adjoint adm. principal de 1ère classe Adjoint adm. principal de 2ème classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Ø Organisation des agendas et prises de rendez-vous en fonction des priorités et disponibilités des élus Ø Planification des réunions en rapport avec la délégation de l'élu Ø Rappel des informations importantes et transmission des messages Ø Réception et gestion des appels téléphoniques : analyse des demandes et renseignements des interlocuteurs * Suivi des courriers départ/arrivée, gestion des courriers électroniques * Suivi des parapheurs : respect des circuits et délais de transmission administratifs * Préparation, suivi des dossiers * Rédaction et mise en forme de courriers, notes et compte-rendus * Transmission et suivi des documents de préparation du Conseil Municipal * Participation à certaines réunions, au montage d'évènements particuliers * Renseignement et réception des différents interlocuteurs et administrés, relayer vers l'interlocuteur compétent Compétences: * Réactivité et disponibilité * Bonne connaissance du contexte et des enjeux des délégation * Bonne connaissance du fonctionnement des services de la collectivité * Sens de l'initiative Ø Respect des obligations de discrétion et de confidentialité Missions / conditions d'exercice Ø Organisation des agendas et prises de rendez-vous en fonction des priorités et disponibilités des élus Ø Planification des réunions en rapport avec la délégation de l'élu Ø Rappel des informations importantes et transmission des messages Ø Réception et gestion des appels téléphoniques : analyse des demandes et renseignements des interlocuteurs * Suivi des courriers départ/arrivée, gestion des courriers électroniques * Suivi des parapheurs : respect des circuits et délais de transmission administratifs * Préparation, suivi des dossiers * Rédaction et mise en forme de courriers, notes et compte-rendus * Transmission et suivi des documents de préparation du Conseil Municipal * Participation à certaines réunions, au montage d'évènements particuliers * Renseignement et réception des différents interlocuteurs et administrés, relayer vers l'interlocuteur compétent Compétences: * Réactivité et disponibilité * Bonne connaissance du contexte et des enjeux des délégation * Bonne connaissance du fonctionnement des services de la collectivité * Sens de l'initiative Ø Respect des obligations de discrétion et de confidentialité Profils recherchés Ø Organisation des agendas et prises de rendez-vous en fonction des priorités et disponibilités des élus Ø Planification des réunions en rapport avec la délégation de l'élu Ø Rappel des informations importantes et transmission des messages Ø Réception et gestion des appels téléphoniques : analyse des demandes et renseignements des interlocuteurs * Suivi des courriers départ/arrivée, gestion des courriers électroniques * Suivi des parapheurs : respect des circuits et délais de transmission administratifs * Préparation, suivi des dossiers * Rédaction et mise en forme de courriers, notes et compte-rendus * Transmission et suivi des documents de préparation du Conseil Municipal * Participation à certaines réunions, au montage d'évènements particuliers * Renseignement et réception des différents interlocuteurs et administrés, relayer vers l'interlocuteur compétent Compétences: * Réactivité et disponibilité * Bonne connaissance du contexte et des enjeux des délégation * Bonne connaissance du fonctionnement des services de la collectivité * Sens de l'initiative Ø Respect des obligations de discrétion et de confidentialité