Assistant administratif Direction du Pôle Environnement et service...

Contexte du recrutement et définition de poste : Collaborateur direct de la directrice du pôle environnement et de la responsable du service Grand cycle de l’eau et biodiversité (GCEB), l’assistant(e) administratif(ve) contribuera dans le cadre des tâches confiées à un fonctionnement fluide et efficace du pôle environnement et du service GCEB pour la réalisation des projets, par les missions principales suivantes : Assistance au pilotage administratif et comptable du pôle environnement et du service GCEB Organisation et réalisation des tâches administratives et comptables nécessaires au fonctionnement du pôle et du service GCEB Un travail collaboratif est attendu avec l’assistante des autres services constituant le pôle environnement, à savoir « Eaux pluviales » (EP) et « Agriculture-Climat-Energie » (ACE), qu’il/elle devra être en capacité d’assister ou de remplacer au besoin. MISSIONS Selon la répartition approximative du temps de travail : direction du pôle environnement (40%) et GCEB (60%). Assistance au pilotage administratif et comptable du pôle et du service GCEB Animer et coordonner l'ensemble des tâches administratives et comptables du pôle et du service GCEB Mettre en place et optimiser les outils de gestion (tableaux de bord, procédures d’exécution, notes d’information, …) Assurer le suivi du budget des services et veiller au respect des procédures d’exécution des dépenses Réaliser des points de situations réguliers auprès du directeur de pôle et lors des réunions d’équipe Élaborer les rapports type bilan d’activité, bilan comptable,… Assister la directrice de pôle et la responsable du service GCEB dans l’organisation et le suivi des instances (commission environnement, comité de rivières, comités de pilotage,…) et rédiger puis transmettre les comptes-rendus Mettre à jour l’agenda de la Vice-Présidente et l’informer des délibérations du pôle Suivre l’agenda et seconder dans leurs activités, la directrice de pôle et la responsable du service GCEB Organisation et réalisation des tâches administratives et comptables du pôle et du service GCEB Tâches administratives principales : Accueil physique et téléphonique, réponse aux demandes courantes des interlocuteurs Rédiger et assurer le suivi des courriers, conventions, délibérations, décisions, comptes- rendus, rapports administratifs et comptables Assister en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, de classement et de suivi de dossiers Réaliser des travaux de relecture et de mise en forme des documents Organiser au niveau administratif et logistique les réunions et les évènements Participer à la bonne gestion des données informatiques à l’échelle du pôle et du service GCEB Planifier en lien avec les équipes l’activité du service GCEB et du pôle Tâches comptables principales : Réaliser les engagements budgétaires et le suivi comptable Réaliser et suivre l’exécution financière et administrative des marchés publics Constituer et suivre, au niveau administratif, les dossiers de subvention du service GCEB, en collaboration étroite avec la responsable du service Profil recherché : Expérience d’au moins 3 années sur un poste d’assistante de direction ou administratif ou comptable ; Très bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, notamment de la comptabilité publique et des marchés publics ; Maîtrise avancée des logiciels de bureautique Office (la maîtrise du logiciel Dotelec et du logiciel de comptabilité eMagnus est un plus) ; Savoir traiter les dossiers dans des délais restreints et prioriser les tâches à effectuer ; Savoir travailler en équipe, être dynamique, autonome et force de proposition.