Assistant administratif chargé d'accueil commerce

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif Adjoint adm. principal de 2ème classe Adjoint adm. principal de 1ère classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Libelle du poste : Assistant(e) administratif(ve) chargé(e) d’accueil commerce (F/H) Direction - Service : Direction du Développement Urbain et des Services techniques – Service commerce L’agent assure l’accueil physique et téléphonique du service commerce. Elle ou il donne l’information de 1er niveau concernant l’activité et les procédures du service commerce. L’agent participe au suivi administratif des autorisations et procédures liées au développement commercial. Elle ou il assure le secrétariat du service commerce. A ce titre elle ou il est placé(e) sous l’autorité du manager de centre-ville et chargé du développement des activités commerciales de proximité. Positionnement hiérarchique : N+1 : Manager de centre-ville et chargé du développement des activités commerciales de proximité N+2 : Responsable de l’urbanisme Missions / conditions d'exercice Accueil et renseignements : Réaliser l’accueil physique et téléphonique du service commerce. Renseigner les administrés sur les activités du service (brocante, marché gourmand…) et les procédures (déclaration de meublés de tourisme…) Renseigner les porteurs de projet et commerçants sur les autorisations nécessaires (occupation du domaine public liée à l’activité commerciale, Enseignes, vente ambulante,….) et procédures (débit de boisson…) gérées par le service. Donner l’information de premier niveau : les documents à fournir pour la constitution des dossiers, les différentes étapes et échéances, fournir l’information générale et de suivi de traitement sur les autorisations ainsi que les procédures relevant du service commerce. Traiter les doléances relevant du domaine d’activité du service Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence. Appui administratif : Gérer l’agenda du service commerce et la prise de rendez-vous. En charge de la gestion du courrier du service commerce, Chargé(e) de l’enregistrement lors des dépôts des dossiers de demandes d’autorisation (occupation temporaire du domaine public, enseignes…) et/ou des déclarations (DIA commerce, débit de boisson, meublé de tourisme (mise à jour des registres et tableaux de suivi, rédaction et remise des récépissés de dépôts) Formalisation et rédaction, en lien avec le N+1, des arrêtés et décisions. Chargé des notifications des décisions signées. Saisine sur astre des recettes générées par les autorisations délivrées par le service. Polyvalence administrative au sein de la direction pour assurer la continuité de service. CONDITIONS D’EXERCICE DES MISSIONS / ENVIRONNEMENT DU POSTE Lieu de travail : Maison des services publics à Cachan Temps de travail : 1607h Horaire de travail : 8h15 – 17h15 du lundi au vendredi Particularités ou contraintes du poste : Accueil du public 8h15-12h/13h30-17h15 Respect des horaires d’accueil Profils recherchés SAVOIR : Connaître l’organisation de la collectivité et des services extérieurs Maîtrise des outils informatiques SAVOIR – FAIRE : Renseigner et orienter à l’accueil Gestion du public APTITUDE / QUALITE : Sens du service public et de l’écoute Discrétion Aisance relationnelle Rigueur et ponctualité Appétence pour le travail en équipe Envie d’acquérir de nouvelles connaissances (formations)