Assistante de Direction Du Pôle RH

il y a 1 semaine


Épernay, France CENTRE HOSPITALIER D’ÉPERNAY Temps plein

**I-Description du poste**

L’assistant de direction H/F assiste la direction du pôle RH (la direction des soins et la DRH) au quotidien et facilite la prise de décisions. Il / elle gère le traitement, l’organisation et le partage de l’information.

**1/ Organisation de l’agenda des directeurs du pôle RH et accueil**
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Accueillir physiquement les rendez-vous.
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, conférences téléphoniques ).
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission des directeurs du pôle (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions ).
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

**2/ Gestion, suivi et archivage des comptes rendus et documentation des directeurs du pôle RH**
- Réceptionner et trier le courrier.
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
- Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
- Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting ).
- Assurer le suivi des demandes et conventions de stages dans le périmètre de la direction des soins.

**3/ Communication**
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, rapports, comptes rendus ).
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’établissement ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes du directeur).

**4/ Mission complémentaire**
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.

**II-Compétences requises**
- Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
- Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication et plus globalement, des outils de communication actuelle (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, outil de présentation type CANVA )
- Maîtrise de la gestion administrative
- Maîtrise des normes rédactionnelles
- Maîtrise des techniques de prise de notes
- Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation
- Maîtrise de l’organisation d’événements
- Maîtrise de la construction de tableaux de bord

**III-Aptitudes professionnelles**
- Discrétion professionnelle et secret professionnel
- Dynamisme
- Capacité à la prise d’initiative
- Organisation et rigueur
- Capacité à prioriser
- Réactivité et autonomie
- Esprit de synthèse et d’analyse
- Aisance relationnelle
- Sens de l’écoute et de la communication
- Sens du travail en équipe
- Capacités rédactionnelles
- Capacité à travailler dans des délais contraints
- Capacité d’adaptation

**Diplômes, qualifications, habilitations, niveau requis**

Niveau bac +2/3 BTS, DUT ou licence en assistanat de direction / manager ou en ressources humaines

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : à partir de 2 100,00€ par mois

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Assistant rh h/f ou similaire: 1 an (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel


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