Chargé(E) de Manifestations Protocolaires

DGA Direction générale des services

**Secteur d'activité**
- Autre

**Filière**
- Administrative

**Catégorie**
- B, C

**Cadre d'emplois**
- Rédacteurs territoriaux
- Adjoints administratifs territoriaux

**Référence**
- i9598- Description Collectivité

La Direction de l'Administration Générale et du Protocole, sous l'autorité directe de la Directrice Générale des Services, est chargée de mettre en œuvre les missions de représentations du Maire et des élus et d'organiser l'ensemble du fonctionnement logistique et technique de l'Hôtel de Ville et du Palais du Pharo, au cœur de l'administration municipale.

Contexte

La Direction de l'Administration Générale et du Protocole est dotée de 4 services dont la coordination est absolument indispensable au bon fonctionnement quotidien de l'institution:

- Le service du protocole, chargé de la coordination des cérémonies officielles et des déplacements ;
- Le service manifestations et logistique, chargé d'organiser le montage des manifestations et de les accompagner sur le plan technique ;
- Le service administration générale de l'Hôtel de Ville, chargé du fonctionnement administratif de la direction et des moyens humains et matériels nécessaires déployés sur le périmètre de l'Hôtel de Ville ;
- Le service Pharo chargé de la gestion et de la commercialisation des espaces de congrès, d'accueil et de représentations de la Ville.

La Direction de l'Administration Générale et du Protocole recrute aujourd'hui, au sein du Service Manifestations et Logistique, un(e) chargé(e) de manifestations protocolaires.

**Missions**

Votre rôle consistera à:

- Instruire les dossiers de manifestations protocolaires (vérification de la bonne réservation de salles, de la mise à disposition des matériels techniques sollicités..) ;
- Suivre les prestations (devis, commandes, maintenance, habilitations diverses), s'assurer de leur bonne exécution sur site, gérer les relations avec les fournisseurs (suivi des commandes jusqu'à la livraison, suivi de la réalisation des prestations et paiements) ;
- Mettre en relation les différents services impactés par les manifestations ;
- Utiliser des outils de travail spécifiques (tableaux de suivi, logiciels ) ;
- Renseigner, mettre à jour et transmettre des listings ou fichiers ;
- Envoyer des invitations protocolaires ;
- Réaliser des chevalets, plans de table, trombinoscopes ou tout autre support utile au bon déroulement des manifestations ;
- Effectuer toute tâche administrative utile au bon fonctionnement du service Manifestations et Logistique.

**Votre profil**
- Titulaire d'un Bac à Bac + 2, vous disposez idéalement d'une expérience sur un poste similaire.
Vous connaissez le décret du 13 septembre 1989 (décret protocolaire relatif aux cérémonies publiques, préséances, honneurs civils et militaires), les règles et usages protocolaires en vigueur ainsi que le fonctionnement des collectivités locales et des institutions extérieures à la collectivité.
Doté(e) de qualités relationnelles, vous possédez des capacités d'organisation et d'adaptation.
Vous maîtrisez le pack Office et les outils de gestion des fichiers.
Vous avez l'esprit d'équipe, le sens du service public, une bonne présentation et une grande disponibilité.
Dynamique et rigoureux(euse), vous êtes reconnu(e) pour votre discrétion professionnelle et votre capacité à travailler dans l'urgence.

**Vos avantages**
- Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)
- Prestations sociales (tickets restaurant, comité d'action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports ).

**Lieu de travail**
- Hôtel de Ville - Espace Jules Verne - 13002 Marseille

Signataire de la convention avec le Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique (FIPHFP), la Ville de Marseille est résolument engagée en faveur de l'emploi et du handicap.