Chargé de Mission Protocole

Le CDG 06 propose une mission de remplacement sur un poste de chargé de mission protocole (h/f) dans les meilleurs délais pour une mission de 3 mois (renouvelable) dans une commune proche de Saint-Laurent-du-Var.

Préparation, organisation et suivi du bon déroulement des manifestations officielles des élus et de la collectivité.
Coordination entre les différents services de l'administration, les prestataires et les intervenants extérieurs aux différentes étapes de l'organisation des manifestations.
Accueil et placement des officiels, des invités et des intervenants.
En charge des annonces protocolaires.

**Gestion fichier : personnalités, protocole et événements**
- Suivi et optimisation au quotidien de la base de données protocolaire : coordonnées (adresses, mails, téléphones ), mandats, invitations, participations

**Préparation et organisation de manifestations**:

- Vous organiserez les manifestations protocolaires à partir des agendas de M. le Maire, des Elus et de la collectivité
- Vous recenserez les moyens humains, matériels et financiers nécessaires
- Vous vous déplacerez sur site pour évaluation et repérages
- Vous validerez les besoins (quantités de biens consommables) en fonction de votre évaluation et des remontées terrain
- Vous assurerez la planification et la coordination des interventions des différents services municipaux (services techniques, police municipale, règlementation des espaces, espaces verts...) et assurerez le suivi des actions
- Vous collaborerez avec les prestataires extérieurs (vous déterminerez les besoins spécifiques, les négociations et la rédaction du cahier des charges)
- Vous gèrerez les invitations avec le pôle cabinet-protocole, vous élaborerez les cartons d'invitation, le publipostage...
- Vous gèrerez la sonorisation et la restauration en collaboration avec la direction du protocole ou des prestataires externes

**Contrôle du déroulement des manifestations**:

- Vous serez présent sur site au préalable afin de vérifier la mise en place
- Vous contrôlerez le bon déroulement des étapes le jour de la manifestation et coordonnerez les différents intervenants : suivi du déroulé, résolution des problèmes techniques rencontrés et gestion des imprévus
- Vous gèrerez l'ensemble des actions protocolaires du Maire et des Elus dans le cadre des manifestations de la mairie ou de celles organisées par des partenaires externes : accueil et placement des invités et des élus puis le Maire, suivi de la liste des invitations, contrôle de l'ordre des allocutions, du travail de relations publiques, des annonces lors de la séquence...

**Rédaction et diffusion de documents**:

- Vous élaborerez une fiche d'opérations recensant les objectifs, les moyens humains et matériels
- Vous créerez en interne les cartons d'invitation avec le service communication
- Vous créerez un déroulé soumis à la validation du Directeur du Protocole détaillant le scénario minuté de la manifestation
- Vous rédigerez et transmettrez aux intéressés les documents de synthèse (rapports d'étape, bilans des événements, récapitulatif financier)
- Vous transmettrez les informations à la règlementation des espaces dans le cadre des délimitations de stationnement et de circulation
- Vous diffuserez auprès du service comptabilité les bons de commande des prestataires extérieurs pour traitement

**Participation à des réunions de travail**:

- Vous participerez aux réunions de travail et ou de repérage sur site avec les différents services concernés (Technique, Presse, Communication, Evénementiel, Réception, Espaces Verts, Police Municipale, Nettoiement).

**Logistique**:

- Gestion des stocks boissons + épicerie + cadeaux protocolaires
- Gestion commande fournisseur
- Logistique : prêt de véhicules, prêt de matériel, gestion de la lingerie

**Suivi**:

- Inscriptions hebdomadaires sur le fichier protocole des « Cagnois privilégiés » _statistiques à fournir à l’élu de la communication_
- Collecter les fichiers de différents services en fin d’année (vœux de M. le Maire - près de 15.000) envois par mailing et courrier postal
- Saisir les données des inscriptions volontaires sur le logiciel de la télé alerte
- Gestion du secrétariat Protocole, Affaires militaires et Jumelage
- Mails et logistique des manifestations patriotiques ou autres évènements (commandes de fleurs et buffets apéritifs, cadeaux à prévoir, médailles, coupes et convocation du personnel pour le service )
- Chaque fin de mois gestion des heures supplémentaires du personnel pour le service paie
- Enregistrer les courriers communication dans un chrono sur Excel
- Gérer les réponses sur Post-Office
- Gestion message sur les JEI
- Revue quotidienne de Nice-Matin
- Passer les commandes auprès des fournisseurs par mail

Conditions d’exercice:

- Temps complet
- Horaire : 08h30 - 12h30 / 13h30 - 17h30
- Rémunération : entre 2090 et 2465 euros bruts selon profil et expérience
- Un ticket restaurant par journée complète travaillée
- Présence sur le terrain en horaires