Réceptionniste / Assistant Administratif

-21 mars 2025**Fondation Espace**

**RÉCEPTIONNISTE / ASSISTANT ADMINISTRATIF**

**Administratif**
Résidence Le Littoral
2022 Bevaix
80%
CDI

Entrée en fonction:
,
- le 1 juin 2025

**( H / F )**

La **Résidence Le Littoral**est située à Bevaix, sur les bords du lac de Neuchâtel. Elle compte 60 chambres et propose des soins médico-sociaux à toute personne nécessitant un hébergement de type gériatrique ou psycho-gériatrique compatible. Le Domaine du Littoral dispose également de 16 appartements protégés.

**Pour date à convenir (1**er** juin 2025 au plus tard)**

**Nous recherchons**

**RÉCEPTIONNISTE / ASSISTANT ADMINISTRATIF ( H / F )**

**Taux d’activité : 80%**

**Vos tâches**:
**Administration-Secrétariat**:

- Accueil des visiteurs, clients et fournisseurs de manière courtoise et professionnelle ;
- Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants de manière efficace et polie ;
- Tri et distribution du courrier entrant ;
- Gestion des réservations de salles de réunion ou d’événements ;
- Prise de procès-verbaux dans les colloques de cadres ;
- Gestion des caisses TCPOS et SAP ;
- Enregistrement des frais des résidents à l’aide du programme SAP ;
- Gestion et suivi des anniversaires de tous les établissements de la Fondation Espace ;
- Divers travaux administratifs en lien avec sa fonction ;
- Soutien administratif pour les secteurs Facturation et RH (selon descriptif ci-dessous) ;
- Maintenir un environnement de travail propre et organisé dans la zone de réception.

**Facturation**:

- Envoi des factures dans les délais impartis ;
- Gestion des relances en cas de retard de paiement ;
- Traitement de diverses tâches liées à la facturation (évaluations PLAISIR, saisie des prestations,) ;
- Aide à la réconciliation des comptes clients et résolution des écarts ou des problèmes de facturation.

**Direction / RH**:

- Assister la direction dans la gestion de l’agenda, la planification des réunions et la préparation de documents et de présentations ;
- Soutien à la gestion des communications entrantes et sortantes de la direction ;
- Assister le service des ressources humaines pour diverses tâches telles que maintenir et mettre à jour les dossiers du personnel, gérer les formalités administratives liées à l’intégration des nouveaux employés, etc.

**Relais qualité**:

- Rédiger / aider à la rédaction des documents qualité du site ;
- Mettre à jour la documentation qualité du site ;
- Informer les collaborateurs du site de l’utilisation de l’intranet qualité ;
- Gérer le suivi des propositions / dysfonctionnements internes et externes du site selon la procédure ;
- Participer à l’audit de certification ISO 9001 : 2015 ;
- Participer à l’élaboration et organisation des enquêtes de satisfaction ;
- Participer aux réunions qualité ;
**Votre profil**:

- CFC d’employé de commerce ou tout autre diplôme jugé équivalent ;
- Expérience antérieure dans un rôle de réceptionniste ou dans un poste similaire est un atout ;
- La maîtrise d’une deuxième langue est un avantage;
- Goût pour le travail en équipe et les contacts avec les aînés;
- Disponible, calme, patient/e et précis/e;
- Discrétion et respect de la confidentialité.

**Horaires** : lundi, mardi, mercredi et vendredi / de 08:00 à 17:00
- Formats admis : doc, docx, pdf / seul les dossiers correspondants au profil seront traités._

**_Agences de placement s’abstenir svp._**

**Contact**: