Assistant(E) de Direction

**Description offre**:**Date de démarrage**: dès que possible
**Temps de travail**: 35h sur 5j
**Lieu de travail**: siège -38 rue georges de mestral - Archparc - 74160 Archamps
**Rattachement**: Secrétariat Général
**A qui s'adresse cette offre ?**Titulaires de la Fonction Publique Territoriale/ Contractuels
**Emploi permanent**: oui
**Catégorie et cadre d'emploi**: C
**Rémunération mínimale**:
27 000 € brut annuel (variable en fonction de l'expérience) + prime liée à l'évaluation annuelle pouvant atteindre 800 € brut (CIA)

**Quels seront vos champs d'intervention ?**
Sous l'autorité hiérarchique du Directeur Général des Services, vous remplissez les fonctions d'assistant de direction au sein du secrétariat général de la collectivité. Cela implique un travail support au quotidien de la Présidence (Président + Directeur de Cabinet) et du Directeur Général des Services. D'être en contact avec les élus, les services et les usagers. Le secrétariat général est composé de deux assistant(e)s de direction.

Véritable « pierre angulaire » de la collectivité, le secrétariat général assure un rôle central dans la coordination de l'ensemble de l'institution. (Elus, services, usagers et partenaires institutionnels)

**Vos missions**:

- Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'institution et de I’ensemble des usagers de la CCG.
- Gérer le courrier : réception, enregistrement et départ des courriers.
- Rédaction de courriers, suivi des réponses.
- Diffusion des informations, décisions, note de services aux directions et services.
- Gestion des commandes, engagements financiers, suivi budgétaire du secrétariat général.
- Gérer et cordonner les réunions, réservations de salles (gestion des clés et accès au bâtiment), commande logistique pour les salles communautaire
- Assurer le secrétariat de la Présidence et du DGS (prise de rendez-vous, appel téléphonique, suivi des agendas, accueil des rendez-vous, constitution des dossiers et préparation des déplacements.)
- Assure la coordination et veille au respect de la procédure mise en place dans la gestion des parapheurs (enregistrement, ventilation auprès du DGS de la Présidence et des services)
- En lien avec le Directeur de Cabinet, réceptionne l'ensemble des courriers et invitations du Président et assure la gestion des représentations en lien avec les élus communautaires et différents retours avec les institutions du territoire.

Celle _Iiste de missions n'est pas exhaustive et pourra être modifiée en fonctions des besoins du service et des aptitudes de la personne recrutée._

**Pourquoi nous rejoindre ?**
**Sens de la mission**
- Satisfaire l'intérêt général
- Accueillir et orienter le public
- Partager et vivre dans le quotidien d'une institution publique et de ses élus

**Evolution professionnelle**
- Accès encouragé à la formation
- Mobilité interne
- Journée d'informations et conférences

**Autres avantages**
- Tickets restaurant
- Prévoyance et mutuelle participation employeur
- Forfait mobilité annuel (vélo-covoiturage)
- Prise en charge légale de l'abonnement transports publics

**Nombre d'heures par semaine**: 35
**Profil recherché**:
**Le profil recherché**

**Formation**:

- Accueil du public et assistance de Direction
- Diplômes requis Baccalauréat — CAP

**Expérience requise**: Expérience souhaitée

**Savoirs et compétences**
- Connaître le fonctionnement d'une collectivité territoriale et le monde institutionnel ;
- Connaître les usages institutionnels et les règles basiques du protocole ;
- Connaître les techniques d’accueil et de secrétariat de direction ;
- Utiliser des logiciels et outils informatiques : logiciels de bureautique, lnternet ;
- Respecter les procédures et les délais ; Relayer les informations ,
- Avoir des qualités rédactionnelles et relationnelles.
- Savoir s’adapter ô son environnement

**Qualités requises**
- Discrétion, faire preuve de confidentialité
- Disponible
- Être ô l'écoute pour apportef le conseil le plus adapté
- Méthodique et organisé, savoir gérer plusieurs dossiers en même temps
- Très bonnes aptitudes à l'oral
- Très bonne présentation Capacité d'anticipation
- ** Être disponible, continuité de l'accueil à assurer.**

**_ Conformément â la réglementation, tous nos postes sont ouverts au recrutement de travailleurs handicapés._**

**Avantages**:

- Participation au transport
- Titre restaurant
- Reprise d'ancienneté
- Complémentaire santé
- Forfait Mobilité Durable
- Prévoyance