Assistante de Direction

**Descriptif**

Situé sur la commune de Bron, aux portes de Lyon et au sein d’un des plus grands campus hospitaliers, universitaires et de recherche d’Europe, le Centre Hospitalier Le Vinatier propose une ligne de soins dédiée aux personnes atteintes de troubles psychiques.
Que ce soit en intra - sur le site principal de l’établissement - ou en extra - sur le département du Rhône - l’hôpital propose une prise en charge en adéquation avec le projet de soin. Organisé autour de 10 Pôles de Soins, l’établissement dispose d’une ligne de soins complète pour répondre aux besoins des usagers.
Le Centre Hospitalier Le Vinatier est un établissement spécialisé en santé mentale, moderne, en mouvement, soucieux de l’amélioration de la qualité et de l’offre de soins qu’il propose à la population.
Rejoindre le Vinatier, c’est aussi bénéficier de nombreux avantages sociaux : crèche hospitalière, service de conciergerie, self ou chèques déjeuner, association sportive, prise en charge partielle de l’abonnement TCL, forfait mobilité durable et CGOS.

Activités principales
Sous l’autorité hiérarchique et fonctionnelle du chef d’établissement et du directeur des de la politique générale.
Poste de secrétariat de direction.
Il/Elle collabore étroitement avec l’ensemble de l’équipe de direction, les directions fonctionnelles (personnels techniques et administratifs) en fonction de leurs champs de compétences et avec l’encadrement médical et soignant des pôles d’activité clinique.
Il/Elle est en contact régulier avec des partenaires privés ou publics.
DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION
L’assistant de direction assiste le chef d’établissement et le directeur de la politique générale, dans l’ensemble de leurs attributions et missions, anticipe les demandes et assure un rôle permanent de traitement des dossiers divers concernant l’établissement.
Il assure notamment un traitement des dossiers confidentiels et stratégiques avec rigueur et discrétion.
Il participe à la permanence du secrétariat de direction et assure la coordination des différents secrétariats de direction. Il assure également la coordination de la préparation des instances entre directions.
Compte tenu de ces particularités, l’agent est placé sous la responsabilité hiérarchique du chef d’établissement et du directeur de la politique générale qui s’assure de la répartition des tâches quotidiennes et en assure la régulation.

Activités spécifiques
Les principales missions du secrétariat de direction sont les suivantes:
Anticiper, préparer et suivre les principaux dossiers
Coordination de la préparation des instances
Organiser les rendez-vous
Gérer la correspondance entrante et sortante (courrier, Outlook, fax),
Assurer l’interface téléphonique : répondre, filtrer et orienter les appels téléphoniques en fonction de leur nature, de leur importance et priorité.
Accueillir et orienter les interlocuteurs
Assurer la mise à jour de bases de données sur tous les supports en vigueur (annuaires téléphoniques, listes, et toutes bases de données utiles au bon fonctionnement de la direction)
Gérer l’agenda du chef d’établissement et du directeur de la politique générale, des directeurs, suivi des RDV internes et externes
Assurer la frappe de document et leur mise en forme (courriers, notes, rapports, décisions) en respectant la charte graphique institutionnelle.
Assurer un suivi précis des parapheurs, décisions signées du directeur, leur diffusion
Organiser les déplacements des directeurs,
Etablir les ordres de missions
Veiller au bon fonctionnement et à la bonne utilisation du matériel utile au secrétariat et aux professionnels (informatique, vidéo projecteur, dictaphone.)
Participer à la continuité du secrétariat de direction en collaboration et/ou en cas d’absence de l’autre assistante de direction

Exigences du poste
Compétences
Capacité d’organisation et de gestion des priorités
Sens de l’anticipation, de l’initiative
Discrétion impérative
Aisance globale avec l’outil informatique (connaissance générale du web, savoir utiliser les moteurs de recherche ) et maîtrise du pack Windows office (Word, excel, Power Point).
Maîtrise de soi : capacité à travailler dans l’urgence
Réactivité face aux situations rencontrées et pertinence dans les réponses apportées
Capacités rédactionnelles
Confidentialité
Esprit de synthèse
Sens de l’organisation
Faire preuve de souplesse dans les horaires
AMPLITUDE HORAIRE - HORAIRES - CYCLE
Temps de travail : 100 %
Cycle hebdomadaire : 38 heures 20 hebdomadaires. Forfait 19 RTT

Amplitude horaire : 9h00-17h00, possibilité ponctuelle de dépassements
GRADE, METIER, EMPLOI

Grade
Attaché d’Administration Hospitalière, Adjoint des cadres ou assistante médico-administrative (AMA)
Emploi
Secrétaire de direction
Métier
Assistante/secrétaire de direction
% Temps
100 %