Assistante de Direction

**Descriptif**

Situé sur la commune de Bron, aux portes de Lyon et au sein d’un des plus grands campus hospitaliers, universitaires et de recherche d’Europe, le Centre Hospitalier Le Vinatier propose une ligne de soins dédiée aux personnes atteintes de troubles psychiques.

Que ce soit en intra - sur le site principal de l’établissement - ou en extra - sur le département du Rhône - l’hôpital propose une prise en charge en adéquation avec le projet de soin. Organisé autour de 10 Pôles de Soins, l’établissement dispose d’une ligne de soins complète pour répondre aux besoins des usagers.

Le Centre Hospitalier Le Vinatier est un établissement spécialisé en santé mentale, moderne, en mouvement, soucieux de l’amélioration de la qualité et de l’offre de soins qu’il propose à la population.

Rejoindre le Vinatier, c’est aussi bénéficier de nombreux avantages sociaux : crèche hospitalière, service de conciergerie, self ou chèques déjeuner, association sportive, prise en charge partielle de l’abonnement TCL, forfait mobilité durable et CGOS.

Activités principales
Le/la secrétaire de la Direction des Ressources Humaines et des Affaires Médicales assiste les Directeurs des Ressources Humaines et des Affaires Médicales et les Attachés d’administration du service dans l’ensemble de leurs attributions et missions.

Activités spécifiques
Assistant des Directeurs des Ressources Humaines et des Affaires Médicales, il/elle:
Gère les agendas et organise les déplacements des DRH (ordre de mission, billets de train,)
Assure l’organisation des réunions et RDV périodiques avec l’ensemble des acteurs (réunions du service, réunions mensuelles avec chaque organisation syndicale, avec chaque pôle, avec le service de santé au travail, etc.) et prépare l’ensemble des documents et éléments d’analyse
Assure l’organisation des RDV des agents auprès des DRH ou des attachés d’administration
Assure la frappe des documents et leur mise en forme (courriers, notes, rapports)
Assure l’interface téléphonique : répond, filtre et oriente les appels téléphoniques en fonction de leur nature et de leur importance
Organise l’accès des visiteurs extérieurs en lien avec l’équipe d’accueil de l’établissement.

Secrétaire du Comité Social d’Établissement, il/elle:
Prépare en lien avec le DRH les convocations, l’ordre du jour du CRE et les documents préparatoires à chaque séance. Il/elle les met en forme, et les envoie dans les délais règlementaires
Rédige le procès-verbal et les avis
Assure un suivi des points inscrits ou à inscrire à l’ordre du jour
Met à jour la composition de l’instance au fur et à mesure des mouvements
Prépare le calendrier annuel de l’instance, en lien avec le secrétariat de la DG
Participe à la coordination des instances avec le secrétariat de la DG.

Assiste l’attaché d’administration hospitalière sur l’organisation administrative des concours:
Planifie et organise avec l’attaché d’administration toutes les étapes des concours prévus chaque année, notamment la mise en place des épreuves et la constitution des jurys
Assure les correspondances nécessaires (accusés de réception, convocations, résultats) pour le bon déroulement des concours.

Assure la gestion des grèves:
Après décision du DRH ou de l’attaché, met en place l’information du service minimum auprès de l’encadrement
Réalise le recensement des grévistes en lien avec la cellule de gestion du temps de travail, et assure la remontée d’information aux interlocuteurs concernés

En collaboration avec l’assistant de direction de la DS, il/elle:
Organise la continuité de l’accueil physique et téléphonique au sein de la DRH/DS/DAM
Gère le courrier entrant et sortant, trie le courrier de la DRH et en assure l’enregistrement
Remplace l’assistant de la Direction des soins en son absence
Collabore avec le service accueil, standard, guichet unique
Assure la gestion des stocks et des commandes de fournitures et consommables du service.

Assure le classement et l’archivage des dossiers dont il/elle a la charge avec méthodologie et rigueur.

Exigences du poste

Etre titulaire d’un BTS d’assistant(e) de direction ou d’assistant(e) de manager, ou avoir une expérience significative sur ce type de poste
Maîtrise de l’orthographe, de la grammaire, de la syntaxe et rapidité de frappe
Maîtrise des outils bureautiques et des nouvelles technologies en rapport avec son poste
Eventuellement, connaissances juridiques RH ou liées au statut de la fonction publique hospitalière
Assurer la confidentialité des informations traitées et respecter le devoir de réserve
Sens de l’organisation, des priorités et de l’initiative
Bonne faculté d’adaptation et force de proposition
Sens de l’accueil et capacité à travailler en équipe
Disponibilité et souplesse dans les horaires

**Personne à contacter