Assistant de Direction

**Employeur**: Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ? Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles. La Direction de la Formation (DIRFOR) a pour missions principales le pilotage de la formation et de la pédagogie. Elle est chargée d’assurer les missions dédiées à la mise en œuvre opérationnelle et au pilotage des fonctions soutien « formation et pédagogie » au sein d'AMU, en lien très étroit avec le Vice-président formation et son équipe de vice-présidents délégués ainsi que des chargés de mission. La DIRFOR pilote le fonctionnement de la Commission de la Formation et de la Vie Universitaire (CFVU). Elle est organisée en trois pôles métiers: - Pôle Etudes - Pôle Pilotage et Evaluation (PPE) - Pôle Pédagogie et d'une cellule administrative. **Contexte de poste**: L’agent est affecté à la cellule administrative sous l’autorité hiérarchique du responsable de service. Cette cellule regroupe les activités suivantes: - Secrétariat de direction, - Gestion RH, budget et gestion financière, - Gestion de la CFVU, - Gestion et expertise de conventions de partenariat, - Contrôle interne et démarche qualité, - Gestion des marchés publics. **Mission**: L’agent exerce ses missions au sein d’un secrétariat commun partagé entre la Direction de la Formation (DIRFOR) et la Vice-présidence Formation. Ce secrétariat fonctionne en binôme, chaque assistant disposant d’un périmètre d’action propre tout en assurant la continuité du service et le soutien mutuel dans les activités quotidiennes. Les missions s’articulent autour de trois grands volets: **1. Appui au secrétariat de direction de la Vice-présidence Formation** - Planifier et organiser les réunions, rendez-vous et déplacements de la Vice-présidence (VP Formation et VP délégués), - Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions, - Participer à la gestion administrative de dispositifs spécifiques, comme la campagne annuelle de la Prime d’Engagement Pédagogique (PEP). **2. Gestion du secrétariat commun (DIRFOR / Vice-présidence Formation)** - Gérer les messageries partagées et assurer l’accueil physique et téléphonique, - Suivre les circuits de signature et de validation (parapheurs, documents officiels), - Traiter des dossiers spécifiques confiés par la Vice-présidence, notamment lors d’évaluations institutionnelles ou d’enquêtes nationales (HCERES, DGESIP, Cour des comptes, etc.), - Coordonner les échanges entre les services centraux et les composantes de l’université. **3. Soutien à l’administration de la CFVU** - Préparer le calendrier annuel des réunions et commissions, ainsi que les documents nécessaires à leur tenue, - Assurer la logistique des séances (visioconférences, quorum, votes), - Contribuer à la mise en ligne et à la diffusion des dossiers et décisions (convocations, avis, délibérations, publication au Recueil des Actes Administratifs). **Profil**: Doté(e) d’un excellent sens de l’organisation et du service, vous appréciez le travail en équipe et savez évoluer dans un environnement stimulant comme celui de l’université. Vous disposez d’une bonne connaissance du fonctionnement et des missions d’un établissement d’enseignement supérieur, ainsi que des dispositifs et procédures propres au domaine de la formation. À l’aise dans la gestion d’un calendrier dense et de priorités multiples, vous savez faire preuve de rigueur, de méthode et de fiabilité dans la conduite de vos missions. Vous maîtrisez les outils bureautiques et de communication (Word, Excel, Outlook, Teams ) et possédez de solides compétences rédactionnelles, vous permettant de rédiger des documents administratifs clairs et précis. Votre aisance relationnelle et votre sens de la communication vous permettent d’interagir efficacement avec des interlocuteurs variés, qu’ils soient enseignants, personnels administratifs, étudiants ou partenaires extérieurs. Diplomatie, discrétion et respect de la confidentialité sont au cœur de votre pratique professionnelle. Autonome, dynamique et polyvalent(e), vous savez également faire preuve d’adaptabilité et d’esprit d’initiative pour contribuer activement au bon fonctionnement collectif du service. Vous êtes diplômé(e) d’un Bac à Bac+2 dans la gestion administrative ou avez une solide expérience dans ce domaine, rejoignez l’équipe de la DIRFOR pour être au cœur de notre système