Assistante de Direction

ESCP Business School was founded in 1819. The School has chosen to teach responsible leadership, open to the world and based on European multiculturalism. Six campuses in Berlin, London, Madrid, Paris, Turin and Warsaw are the stepping-stones that allow students to experience this European approach to management.

Several generations of entrepreneurs and managers were thus trained in the firm belief that the business world can nurture society in a positive way. This conviction and ESCP’s values - excellence, singularity, creativity and plurality - guide our mission daily, and build its pedagogical vision.

Every year, ESCP welcomes 6300 students and 5000 managers from 120 different nationalities. Its strength lies in its many business training programmes, both general and specialised (Bachelor, Master, MBA, Executive MBA, PhD and Executive Education), all of which include a multi-campus experience.

Au sein de la Direction Académique, vous êtes rattaché(e) au Directeur Général Adjoint, en charge des Affaires Académiques et Student Experience, pour qui vous assurez les missions suivantes:
**Activités principales**:

- L’accueil physique et téléphonique de visiteurs externes et internes pour la Direction des Affaires Académiques et student experience et ponctuellement, pour la Direction générale de ESCP;
- la gestion de l’agenda et l’organisation des déplacements du Directeur (prise de rendez-vous, rédaction des ordres de mission, réservation des voyages, hôtels et suivi des notes de frais dans l’outil interne Notilus) ;
- l’organisation et le suivi logistique des réunions et comités de Direction (invitations, réservation de salles, préparation de dossiers, la traduction des documents en français et en anglais) ;
- la gestion du courrier (rédaction de lettres et mails de remerciement, réponses aux invitations, etc);
- le suivi du budget de la Direction académique et internationale ;
- la validation dans l’outil SAP des demandes d’achats émanant des services liés à la Direction Académique et internationale ;
- la validation des congés et absences des personnes directement rattachées au Directeur
- la validation par délégation sur la plateforme Notilus sur les déplacements et les remboursements des personnes du périmètre du Directeur.
- la gestion des commandes de matériel, fournitures et consommables
- l’appui ponctuel dans la préparation des cours du Directeur, en lien avec le/la chargé(e) de programme (recherches documentaires, préparation des documents de cours) ;
- le suivi et la classification des dossiers et contrats pour la Direction académique et internationale.Vous vous chargerez également de dossiers transverses tels que le suivi logistique et budgétaire du partenariat avec le Centre franco-vietnamien de gestion, l’ESA Beyrtouth, l’appui dans l’organisation d’événements par le European Business Confucius Institute ; l’appui aux équipes en charge des classements et des accréditations.

**Activités secondaires**:

- Auprès de la direction internationale : préparation des conventions et des courriers avec les partenaires internationaux, appui et mise à jour du tableau des suivis des partenariats.
- Auprès des études stratégiques et ranking : aide à l’organisation des réunions préparatoires et contacts avec les étudiants et diplômés, contribuer aux bases de données classements, collecte et remontées des informations liées,...
- Participer aux projets de la direction académique et internationale
- Suivi des contrats RH des CDDU liés à la DGA A&I (saisie Aurion des heures....)

Vous serez également sollicité(e) pour participer à l’organisation des différents événements académiques et institutionnels (remise de diplômes, gala, rentrées académiques, conférence, audits des organismes d’accréditation, etc).

Vous travaillerez en étroite collaboration avec la chargée de mission auprès du Directeur général et serez en contact régulier avec les Directeurs des programmes et services rattachés à la Direction académique et internationale (Programmes fédéraux, Expérience étudiante, Service Carrières, Marketing fédéral, Service des admissions), ainsi que les membres du Comité exécutif.

**Profil recherché**:

- De formation Bac +2/+3 en assistanat de direction, vous avez au minimum 3 années d’expériences en assistanat de dirigeants, impérativement dans un environnement international, de préférence dans un grand groupe (grand cabinet de conseil).
- Rompu(e) aux contacts de haut niveau, vous démontrez d’excellentes capacités relationnelles, un sens de la diplomatie et une grande rigueur dans le suivi des dossiers qui vous sont confiés.
- Disponible et doté(e) d’un grand sens de l’organisation, d’une grande discrétion, vous faites preuve d’initiative, d’autonomie, et savez gérer les priorités, anticiper et réagir aux différentes situations.
- Votre professionnalisme