Assistante - Assistant Auprès Des élu-es

La Ville de Grenoble c’est plus d’un millier de recrutements par an, tous dispositifs confondus (postes permanents, remplacements, emplois saisonniers, apprentissage, emplois aidés, etc.). Le processus recrutement est marqué par les valeurs portées par la collectivité : éthique, égalité, diversité et transparence. Le service recrutement s’inscrit dans une démarche de modernisation en ayant à cœur de toujours faire évoluer ses pratiques (portail recrutement, exercices techniques, bureautique, mises en situations professionnelles, etc.), en lien avec les services recruteurs.

Assistante - assistant auprès des élu-e-s

**Direction Vie Institutionnelle**
**Unité Secrétariat des Élu-e-s**

**Catégorie : C**
**Cadre d'emploi : Adjoints administratifs**
**Fonction : Assistant-e d'élu-es**

**Temps de travail : 100 %**
**IFSE **GF1 : 250€ bruts
**NBI : Non**
**Encadrement : Non**

**Lieu des postes de travail : Hôtel de ville, 11 BD Jean Pain à Grenoble**
**Référence du poste à rappeler : 5_2024_C_P_39553**

CONTEXTE

Au sein de l’Unité Secrétariat des élu.e.s et rattaché(e) à la Direction Vie Institutionnelle, vous serez amené(e) à exercer vos fonctions auprès d’un ou plusieurs élu.e.s. Vous les assisterez au quotidien dans l’organisation de leur journée et dans les missions liées à leurs délégation(s).

MISSIONS

**Agenda / préparation des journées / organisation d’événements**:

- Assurer le suivi et l’organisation des réunions et des rendez-vous des élu.e.s (partenaires internes/externes)
- Veiller à l’organisation logistique du planning (réservations diverses)
- Préparer les dossiers pour la journée des élu.e.s (compilation et recherche de documents)
- Vous êtes en capacité d’alerter les élu.e.s sur toute information stratégique en lien avec l’agenda.

**Gestion des déplacements des élu.e.s**:

- Organiser les déplacements en lien avec l’agence de voyage (réservation transports/hébergements ).
- Organiser les déplacements à l’étranger en lien avec le Cabinet du Maire et le service des Relations Internationales.
- Préparer le dossier des frais de missions (ordre de mission, factures )

**Gestion et organisation des boîtes mails**:

- Gérer, suivre et traiter les mails (accuser réception, filtrer et/ou réorienter aux services concernés, classer, trier ).

**Traitement et réponses aux habitants:
- Enregistrer les courriers et les mails (logiciels GED/IDYLLE).
- Rédiger les réponses simples à la demande des élu.e.s et/ou réorienter aux services concernés.
- Assurer le suivi des réponses en lien avec les services et le Cabinet du Maire.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique (conseils, prise en charge de la demande)
- Gérer le circuit et signature des parafes.

**Gestion administrative**:

- Frapper et mettre en forme tout type de document.
- Rechercher des informations en lien avec la délégation de l’élu.e (arrêtés, délibérations, articles ).
- Assurer le suivi des dossiers thématiques relevant de la délégation de l’élu.e.
- Veiller aux dossiers administratifs des élu.e.s (RH, emploi extérieur en lien avec le mandat )
- Classer et mettre à jour les dossiers (physique ou numérique).

**Suivi des représentations des élu-e-s et des demandes du Protocole**:

- Satellites, protocole, mariages, astreintes, visites sécurité, vœux

**Missions spécifiques transversales**
- Commandes de fourniture pour secrétariat et élu-e-s (logiciel)
- Correspondant dossiers thématiques (logiciels Idylle, GED, Déplacements, informatique )
- Suivi logistique des moyens mis à la disposition des élu.e.s (téléphone, informatique )
- Vous êtes rigoureux(se), organisé(e), réactif(ve) et avez du discernement dans l’exercice de vos missions.
- Vous faites preuve d’initiative et d’anticipation.
- Vous savez travailler en équipe et en autonomie.
- Vous savez vous adapter à un contexte de travail qui demande de la polyvalence.
- Vous avez des qualités d'écoute, de dialogue et de communication.
- Vous avez le sens du service public et de l’action publique.
- Vous savez vous adapter à des situations d’activité intense.
- Vous avez une connaissance de l'environnement institutionnel et des différentes instances qui le composent (Conseil Municipal, Municipalité, Commissions thématiques, Groupes de travail ).
- Vous faites preuve d’une grande discrétion en préservant la confidentialité des informations.
- Vous maîtrisez les règles d'orthographe et de grammaire.
- Badgeage
- 25 jours de congés annuels, 4 jours ARTT par an et 2 jours de congés dit de fractionnement
- Semaine de travail sur 35h35 (ouvrant droit aux 4 jours d'ARTT)
- Participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance (sauf contrat horaire)
- Accès au restaurant municipal
- Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% sur vos abonnements TAG, Transisère, SNCF et Métrovélo (o