Un(E) Assistant(E) de Direction

L’Université de Caen Normandie recrute pour **sa direction générale des services**

**UN(E) ASSISTANT(E) DE DIRECTION**

UNICAEN avec ses 33 000 étudiants et ses 2800 personnels, est un acteur majeur et un moteur de développement de l'enseignement supérieur et de la recherche en Normandie. UNICAEN est membre de Normandie Université.

**Cadre statuaire**:
Secrétaires administratifs de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche ; Technicien Formation et Recherche - Bap J ; Rédacteurs et rédactrices territoriales.

**Lieu de travail**

Université de Caen Normandie - Direction Générale des Services - Bâtiment P - Campus 1 - Esplanade de la Paix 14000 Caen.

**Missions principales du poste**

L’assistant ou l’assistante de direction est la ou le collaborateur direct de la Directrice Générale des Services et des Directeurs Généraux des services adjoint. Il ou elle a un rôle d’assistanat auprès de ces derniers. Il ou elle est chargée d’assister la direction générale des services dans sa gestion et son organisation administrative. Il ou elle permet donc de faciliter le travail de ses 3 personnes. Il ou elle intervient sur l’ensemble des affaires courantes liées au l’activité de la DGS. Il ou elle s’occupe de traiter le courrier, filtrer les appels téléphoniques, dactylographier des courriers, classements, plannings, organisation d’évènements, etc. avec le souci constant de ne présenter à sa direction que les informations essentielles.

L’assistante ou l’assistant de direction aura pour mission principale d’assister la direction générale des services afin d’optimiser la gestion de son activité (gestion des planning, organisation des déplacements, préparations des réunions, accueil ) et de participer à l’organisation des événements portés par la direction générale et la présidence (visites officielles, rencontres étudiantes, séminaires internes). Elle ou il sera également en charge de certains dossiers particuliers portés par la direction générale.

**Activités principales du poste**

Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes ; Gérer le secrétariat et les tâches administratives associées à l'activité de la direction générale en lien avec les assistantes du président et des vice-présidents : organiser les plannings des trois directrices et directeur, les réunions, et en assurer le compte-rendu, coordonner certaines activités spécifiques, assurer la communication interne de la direction, assurer la gestion administrative du courrier, organiser les déplacements ; Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur ; Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction et en assurer la diffusion ; Participer à la gestion de certains dossiers spécifiques ; Participer à la suppléance en cas d’absence d’une assistante du pôle.

**Champs des relations**
- **Internes à l’université de Caen Normandie**:_

Equipe de direction ; Conseils et commissions de l’université de Caen Normandie ; Composantes, services communs et services centraux (directeurs de composantes, services communs, services centraux et responsables administratifs de services communs) ;
- **Externes à l’université de Caen Normandie**:_

Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche, Rectorat, COMUE, collectivités territoriales, organismes de recherche, usagers de l'Université.

**Les compétences attendues**
- **Connaissances**_

Excellente maîtrise du français (courrier, note, compte-rendu) ; Une connaissance de l’environnement institutionnelle public serait appréciée ;
- **Compétences opérationnelles**_

Savoir organiser son travail et prioriser les dossiers ; Savoir anticiper ; Comprendre les enjeux du projet d’établissement ; Maitriser les outils bureautiques et informatiques (word, excel, ppt, limesurvey ) ; Prendre des notes et restituer les informations.
- **Compétences comportementales **_

Confidentialité ; Rigueur intellectuelle, réactivité ; Travail en équipe ; Curiosité intellectuelle et grand sens des relations humaines avec les différents interlocuteurs ; Savoir rendre compte.

**Conditions d’exercice**

Capacité à se rendre disponible ponctuellement.

**Qualité de vie au travail**

Régime de congés avantageux ; Crèche associative ; Formations à la prise de poste et formations tout au long de la vie professionnelle (Préparations aux concours ) ; Subvention restauration collective (CROUS) ; Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage) ou remboursement partiel des frais de transport en commun domicile-travail ; Infrastructures sportives (SUAPS) et de restauration à disposition des personnels ; Action sociale (prestations et aides aux personnels).

**Conditions de recrutement**

Poste ouvert aux fonctionnaires par la voie