Référent - Référente Des Formalités

La Direction de la Population des élections et des cultes (DPEC) intervient dans les domaines de l’accueil de la population, des services funéraires, des relations avec les cultes et pilote les missions régaliennes relatives à l’état civil et aux opérations électorales.

**Activités principales**:

- Fonctions d’accueil_
- Assurer l’accueil physique et téléphonique, l’information et l’orientation du public.
- Anticiper et gérer des situations de conflit.
- Participer au recensement du/de la citoyen-ne.
- Fonctions de veille juridique et administratives_
- Assurer la veille juridique et participer à la mise en œuvre des instructions.
- Participer à la résolution des questions juridiques particulières et spécifiques.
- Référent-e expert-e sur les missions confiées (attestations d’accueils et recensement citoyen).
- Établir des statistiques et les analyser.
- Délivrer les statistiques autorisées lors de demande (DNA, étudiants-es ) en accord avec le procureur.
- Instruire et établir les attestations d’accueil pour le séjour des étrangers-ères.
- Rédiger tout type de document.

**Activités secondaires**:

- Participation aux élections lors de l’organisation des scrutins.
- Recherches d’adresses (en l’absence des collègues concernés-ées).
- Gérer les stocks (formulaires ).

Sous l’autorité du responsable du département des élections/formalités administratives, vous êtes en charge de l’accueil du public et assurez l’expertise en matière de formalités administratives relatives à l’accueil et au séjour des personnes étrangères et au recensement du/de la citoyen-ne.
- Bac à Bac + 2 gestion des administrations ou équivalent
- Expérience appréciée dans le domaine de l’état civil et des élections.
- Maîtrise en matière juridique : code électoral - procédures administratives.
- Maîtrise des procédures de contrôle.
- Bonne connaissance juridique concernant les divers recours.
- Techniques de recherches documentaires.
- Capacité à s’adapter à des publics variés.
- Capacité à anticiper et réguler les situations difficiles et les conflits.
- Capacité à analyser et gérer rapidement des situations.
- Technique d’entretien, d’animation, d’écoute et de résolution de problèmes.
- Capacité à communiquer et à négocier avec des interlocuteurs variés.
- Technique et outils de gestion des flux.
- Capacité à définir et négocier les moyens et la mise en œuvre avec la hiérarchie.
- Capacité à prioriser.
- Capacité à rechercher des informations règlementaires auprès de sources variées.
- Capacité à effectuer un contrôle préalable des déclarations afin de minorer les risques d’erreurs.
- Capacité à vérifier la qualité des services rendus.
- Capacité à développer des dispositifs de conseil et d’information.
- Capacité à participer à la recherche d’améliorations.
- Maîtrise des outils bureautiques courants (Word, Excel, messagerie électronique, ).
- Techniques rédactionnelles.
- Capacité à réaliser des requêtes.
- Capacité à réaliser des tableaux de suivi.
- Esprit d’ouverture.
- Organisation, rigueur et méthode.
- Aptitude à prendre des initiatives, force de proposition.
- Disponibilité.
- Sens du service public.
- Respect de la confidentialité des informations traitées ou communiquées.
- Permanences jusqu’à 18h.
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
- Prime de fin d’année.
- Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
- Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
- Chèques vacances sous conditions.
- Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques ).