Gestionnaire Administratif Et Financier

POSTE OUVERT AUX CONTRACTUELS (CDD) ET AUX FONCTIONNAIRES (AFFECTATION).

En compagnie de sa responsable d’équipe en poste, il/elle assure l’accueil du public fréquentant le centre. De même, il/elle assure des missions de gestion administrative et financière sur plusieurs Centre Financiers (4 principalement). Enfin, il/elle gère également l’activité réservation de salles (plus de 4.000 réservations chaque année sur une vingtaine de salles gérées).

**Activités principales**:

- **Accueil du public**:

- Accueil et renseignement au sein du secrétariat de CAPSULE des différents publics du Centre (principalement étudiants et enseignants, mais également autres personnels et livreurs),
- Orientation des différents visiteurs vers les bureaux, salles et/ou activités proposées.
- **Activité « missions » (déplacement des personnels du service et hors service, en France et à l’étranger)**:

- Logistique des missions (réservation colloques, recherche et réservation des moyens de transport et/ou hôtels, etc.),
- Réalisation des ordres de mission (via le progiciel « SIFAC - SAP ») et création des dossiers de mission (rassemblement des documents indispensables à la mission),
- Suivi des missions avec remboursement des frais engagés par l’agent (jusqu’à l’édition de l’état liquidatif) et création de commandes liées à la mission (via « SIFAC-SAP »).
- **Gestion administrative**:

- Réception et filtrage des appels téléphoniques,
- Accueil et orientation des différents usagers du service,
- Rédaction, frappe, mise en page, copies, reliures, diffusion et synthèses de documents (courriers, notes, mails, comptes rendus de réunion, etc.),
- Rassemblement d’informations et de documents en vue de constituer des dossiers,
- Distribution et acheminement du courrier, gestion du circuit des parapheurs,
- Tenue de l’agenda de l’équipe de direction et des activités hebdomadaires de l’équipe,
- Organisation des réunions (calendrier, réservation des salles, préparation des dossiers, etc.),
- Contrôle et mise à jour (ou demande de mise à jour) des données relatives au service (annuaire, sites web, etc.),
- Appui aux responsables du service sur certains dossiers,
- **Gestion du planning de l’ensemble des salles à l’aide d’un logiciel dédié**:

- Réception et traitement des demandes de réservation de salles et/ou matériels (enregistrement des réservations sur le logiciel dédié et envoi d’un récapitulatif pour chaque demande),
- Tenue d’un répertoire concernant toutes les personnes ayant effectué des réservations,
- Diffusion hebdomadaire des plannings au sein du service,
- Echanges avec les équipes et les demandeurs pour toutes les demandes spécifiques.
- **Gestion financière**:

- Analyse et suivi des besoins du service (notamment, contrôle des stocks de fournitures et consommables),
- Recherche de produits au sein des marchés et accords-cadres de l’université,
- Réalisation d’achats en ligne à l’aide d’une carte d’achat personnalisée,
- Engagements et commandes à l’aide du progiciel « SIFAC - SAP » sur plusieurs Centres Financiers (CF),
- Suivi de la comptabilité analytique à l’aide du progiciel « SIFAC - SAP », et rapprochements réguliers entre cette comptabilité analytique et les tableaux de suivi sous le tableur Excel,
- Rapprochements entre les commandes SIFAC et les opérations cartes d’achat sur l’interface Web proposée par la banque partenaire (actuellement « Smartdata » du Crédit Mutuel),
- Suivi et vérification des livraisons (respect de la commande, vérification du service fait,),
- Répartition du matériel commandé auprès du personnel concerné,
- Relations externes, avec les fournisseurs, et internes, avec le service financier et comptable,
- Suivi et classement des dossiers fournisseurs,
- Suivi des dossiers des stagiaires (gratifications, prise en charge frais de restauration et transport),
- Participation à l’inventoriât de certains équipements commandés,
- Participation à la préparation et au suivi du budget en compagnie du Responsable Administratif,
- Réalisation de divers tableaux, documents et autres états selon les besoins et demandes.
- _**Activités associées**:_
- Participation à l’organisation de salons, colloques, manifestations, conférences, etc.,
- Participation à l’assistance utilisateurs (mail, hotline) pour Moodle
- Participation à la mise en place de la démarche qualité

Participation à l’actualisation de sites web (à l’aide d’un CMS).

**Connaissances et compétences**:

- Connaître la réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
- Maîtriser l’expression écrite et orale et les techniques d’accueil téléphonique et physique,
- Savoir utiliser un progiciel financier
- Connaître l’environnement bureautique et maîtriser la mise en œuvre de logiciels bureautiques courants (Microsoft Word, Excel,