Assistante de Direction, Responsable Par

Sous la responsabilité de la directrice des musées, il assure l’encadrement hiérarchique des agents du Pôle accueil. Ces agents accueillent les visiteurs et les intervenants extérieurs, gèrent au quotidien la billetterie, la boutique et l’information touristique, et participent à la diffusion de l’information. Il produit des données statistiques de fréquentation. Il assure également l’accueil un week-end par mois, par rotation.

Il remplit la fonction d’assistant de direction, notamment sur les missions suivantes : gestion des agendas, suivi des protocoles et process internes aux musées et/ou au Conseil départemental du Val d’Oise, suivi du courrier, gestion des dossiers sur serveur, archivage administratif, production de comptes-rendus, gestion des dossiers agents.

Il participe à la mise en œuvre du PSC sur les volets le concernant.

**Mission** Responsable par délégation de l’accueil des Musées**
- Les deux musées du Conseil départemental du Val d’Oise (musée archéologique et musée de l’Outil) sont situés dans deux villages voisins : Guiry-en-Vexin et Wy-dit-Joli-Village.
- L’accueil regroupe les 3 agents (ou leurs remplaçants éventuels) chargés d’accueillir le public. Ces agents remplissent les missions suivantes : information, billetterie, boutique, accueil téléphonique, information touristique.
- Gestion de la boutique (logiciel Grand Angle, suivi des résultats et des tendances )
- Gestion basique du logiciel caisse (extrait d’informations, paramétrage)
- Remontée d’indicateurs statistiques simples
- Suivi des activités déléguées aux agents d’accueil : publipostage, mailing, tractage
- Production et suivi tout au long de l’année des plannings accueil, en lien avec le responsable technique et son équipe
- Gestion des insatisfactions éventuelles exprimées par les usagers face aux agents d’accueil

**Missions auprès de la Direction**
- Suivi des formalités liées aux dossiers administratifs (documents à produire, phasage, interlocuteurs )
- Coordination de l’agenda avec les interlocuteurs internes
- Production de comptes-rendus de réunions (réunions d’équipe notamment).
- Formalisation des notes de service, en lien avec les besoins spécifiques des sites culturels extérieurs et avec les protocoles internes au Conseil départemental du Val d’Oise
- Suivi des procédures de recrutement des agents, des stagiaires et des ATA, des procédures de formations des agents et des tableaux de bord, du planning de congés, des demandes de bons et du classement des dossiers des agents, des arrêts de travail, et de manière générale de tous les process RH
- Veille régulière sur l’évolution des process RH
- Gestion du courrier entrant et sortant (logiciel Elise), de la boîte aux lettres jusqu’à l’envoi
- Par suppléance, suivi des conventions (logiciel KDélib)

**Missions transversales**
- Assistance au pôle Médiation et au Pôle développement culturel et touristique lors de l’organisation des évènements culturels
- Participation à la mise en œuvre du Projet Scientifique et Culturel

**Chargé d’accueil un week-end par mois, certains jours fériés et en semaine en cas d’absence des autres chargés d’accueil (notamment sur certaines de leurs pauses déjeuner).**

**Profil**
- Savoir-faire _
- technique :_
- Savoir produire des dossiers administratifs (rapports, bilans, documents d’aide à la décision)
- Maitriser un logiciel de billetterie
- Etre force de proposition dans la réflexion sur les choix marketing et l’aménagement des boutiques
- Maîtriser les outils statistiques de base
- Savoir appliquer les règles de sécurité au travail et dans un établissement accueillant du public
- Avoir des aptitudes à la polyvalence
- Savoir gérer en autonomie plusieurs dossiers en simultané
- Relationnel :_
- Avoir un sens aigu des responsabilités
- Avoir un très bon relationnel, être disponible, avoir un sens aigu du contact avec le public
- Savoir écouter et négocier
- Faire preuve d’adaptabilité et de disponibilité
- Avoir le sens du travail en équipe
- Etre méthodique, autonome et dynamique
- Faire preuve de discrétion
- Connaissances :_
- Connaitre le fonctionnement, les règles et les procédures administratives d’une collectivité territoriale
- Connaitre les règles et procédures internes de sécurité obligatoires d’un lieu accueillant du public
- Etre attentif aux évolutions actuelles des espaces et des méthodes d’accueil des musées
- Connaître le fonctionnement** **des partenaires institutionnels (PNRVF, DRAC, Collectivités territoriales )

**Niveau de formation générale**:
Expérience professionnelle liée au management d’une petite équipe, à l’administration d’une structure territoriale et à l’accueil des publics si possible dans un lieu culturel

Tous les postes proposés au Conseil départemental sont handi-accessibles