Assitant(E) de Direction

**Descriptif**

Situé sur la commune de Bron, aux portes de Lyon et au sein d’un des plus grands campus hospitaliers, universitaires et de recherche d’Europe, le Centre Hospitalier Le Vinatier propose une ligne de soins dédiée aux personnes atteintes de troubles psychiques.

Que ce soit en intra - sur le site principal de l’établissement - ou en extra - sur le département du Rhône - l’hôpital propose une prise en charge en adéquation avec le projet de soin. Organisé autour de 10 Pôles de Soins, l’établissement dispose d’une ligne de soins complète pour répondre aux besoins des usagers.

Le Centre Hospitalier Le Vinatier est un établissement spécialisé en santé mentale, moderne, en mouvement, soucieux de l’amélioration de la qualité et de l’offre de soins qu’il propose à la population.

Rejoindre le Vinatier, c’est aussi bénéficier de nombreux avantages sociaux : crèche hospitalière, service de conciergerie, self ou chèques déjeuner, association sportive, prise en charge partielle de l’abonnement TCL, forfait mobilité durable et CGOS.

Activités principales
Accueil téléphonique et physique
Gestion du courrier papier et mail (gestion de plusieurs boites)
Gestion de l’agenda des Directeurs
Organisation de réunions et de rendez-vous
Réservation de billets de train, de plateaux repas
Mise en forme de documents
Organisation des CHSCT (préparation des ordres du jour, préparation des dossiers pour la séance, suivi des PV, archivage )

Organisation pratique de l’accueil des nouveaux arrivants
Gestion et suivi des cartes d’accès au site
Gestion des demandes de locations de salles
Lecture des PV des AG, demandes diverses aux Régies de copropriété
Gestion des contraventions
Suivi des formations des agents de la Direction en lien avec le service Formation Continue
Réalisation et suivi de demandes d’interventions techniques pour les logements et l’internat
Gestion de la logistique de préparation des évènements internes en lien avec le Service de proximité
Toutes les tâches administratives liées à la fonction (photocopies, classement, prise d’appels, rédactions de courriers et mails.).

Régie d’avances : Gérer une caisse qui permet de faire des avances en liquide auprès des acteurs de l’établissement pour de menus achats en lien avec l’activité hospitalière.

La régie d’avances sert aux dépenses suivantes, dans la mesure où le recours au bon de commande ou les procédures habituelles sont inadaptées:
Les avances pour menues dépenses du quotidien
Les frais liés au déplacement des personnels dans le cadre d’un accompagnement au transport d’un patient (trajets longs)
Les achats sur internet
Les remboursements de reliquats sur la carte de self
Les frais de représentation engagés par le Directeur par le biais de sa carte affaire

Remboursement des menues dépenses effectués par les agents des unités de soins, après vérification de la dépense et des pièces justificatives
Suivi des avances et relance pour régularisation
Contrôle des dossiers de séjours à l’extérieur pour avance et/ou remboursement des frais inhérents à un séjour
Contrôles réguliers des caisses des sous-régisseurs
Saisie des avances dans le logiciel AREGIE et liquidation sur le logiciel MAGH2
Transmission des documents à la Direction des affaires financières
Clôture annuelle

Régie de recettes : Gérer l’encaissement de fonds récoltés suite à diverses ventes.

Encaissement de la vente des repas au restaurant du personnel (chargement des badges en espèces et chèques)
Encaissement des remboursements de matériels ou équipements en cas de perte ou dégradation
Enregistrement des recettes collectées par les sous régies, en particulier les ventes horticoles
Encaissement des droits d’entrée aux colloques, congrès, séminaires, conférences, évènements, frais de repas

Saisie des recettes sur AREGIE
Emission de titres de recette pour la DAF
Saisie des recettes mensuelles et transmission au Trésor Public
Virement et dépôts des recettes au Trésor Public
Liquidation des frais bancaires sur MAGH2
Recettes mensuelles et clôture annuelle
Exigences du poste
Connaissances et compétences professionnelles
Niveau Baccalauréat
La spécialité Assistant de Direction et/ou Gestion - Comptabilité serait un plus
Qualités requises
Rigueur
Sens de l’organisation
Sens du service
Discrétion
Excellent relationnel
Capacité d’adaptation et de réactivité

Exigences du poste
Elaboration de tableaux de suivi
Rigueur comptable
Utilisation des outils bureautiques

**Personne à contacter