Assistant D'établissement Et Appel D'offres

Descriptif du poste

Missions et activités principales

Dans le cadre de son développement, setec énergie environnement recrute en CDI un(e) Assistant(e) pour notre établissement de La-Forêt-Fouesnant (30 collaborateurs).

Rattaché(e) au Responsable d’Etablissement, vous interviendrez sur les missions principales suivantes:

- Assistanat et secrétariat d’établissement:

- Assurer le standard téléphonique ;
- Gérer les déplacements des collaborateurs : ordres de mission, réservations des hôtels, trains, avion, véhicules de location, cartes SNCF, etc
- Organiser les événements internes et externes (formations, réunions, réceptions, déménagement) : invitations, contenu, logistique, repas...
- Assurer la gestion des véhicules de l’établissement (prise de RDV avec les garages, suivi de l’entretien des véhicules en lien avec la responsable de la flotte automobile) ;
- Assurer le bon fonctionnement administratif de l’établissement en lien avec le Responsable d’établissement ;
- Gérer les services généraux, les relations avec les fournisseurs et sous-traitants de l’établissement (accueil, ménage, courrier, poubelles, prestataires/artisans, fournitures,) et leur facturation.
- Missions RH:

- Participer à l’accueil (clefs, réception du matériel informatique, renseignements, réponses aux questions ) et à l’intégration des nouveaux arrivants (salariés, stagiaires, prestataires ) ;
- Informer et relancer les collaborateurs de l’établissement sur les obligations de fin de mois (outil de gestion du temps, facturation, relance règlements, notes de frais,) ;
- Suivi des visites médicales obligatoires des collaborateurs (embarquement en mer, plongeur, formation GWO, visite simple) ;
- Assurer le suivi administratif avec les collaborateurs (certificat à jour des plongeurs, équipement vestimentaire, demandes d’avance de frais ) ;
- Vérifier et faire valider les décomptes d’heures de nuit, d’heures supplémentaires et de récups. Renseigner et tenir à jour les outils de suivi de ces décomptes.
- Missions commerciales:

- Télécharger les dossiers de consultation des entreprises, assister les responsables d’offres dans la préparation des pièces administratives (y compris celles des sous-traitants), montage de l’offre, envoi et suivi des offres, alimentation de notre outil CRM ;
- Dématérialiser sur les plateformes publiques ou privées les réponses à appel d’offres.
- Missions en lien avec les responsables d’affaire:

- Suivre les documents administratifs et spécifiques liés aux fournisseurs et sous-traitants ;
- Suivre et créer les fiches de référence et suivre les attestations de bonne fin d’étude.

Profil recherché

Profil

Profil:
De formation supérieure de niveau Bac+2 en secrétariat ou assistanat de direction, vous avez une expérience réussie d’au moins 3 ans sur un poste similaire. Vous avez déjà travaillé dans le domaine des appels d’offres et vous êtes doté(e) de fortes capacités de rigueur et d’organisation.

De plus, vous êtes à l'aise sur Excel notamment pour réaliser des formules et votre orthographe est irréprochable.
Vous êtes reconnu pour vos qualités de dynamisme, de réactivité et de rigueur.

Vous savez gérer les priorités.

Enfin, vous appréciez travailler en équipe et partager des moments de convivialité.

Conditions:

- CDI
- Rémunération selon profil et expériences
- Primes intéressement et participation
- Poste basé à La Forêt Fouesnant
- Poste à pourvoir dès que possible

Si vous recherchez:
Une entreprise à taille humaine, riche de la diversité de ses métiers, nous recrutons des ingénieurs, des universitaires. Tous les profils sont les bienvenus, nous apprécions la capacité à sortir du cadre, à raisonner autrement.

Travailler chez setec énergie environnement, c’est:

- donner du sens à son travail en intervenant sur des projets ambitieux et innovants, qui ont un impact social et environnemental
- des responsabilités et de l’autonomie, avec de réelles opportunités d’évolutions
- du télétravail et de la flexibilité dans des espaces de travail confortables et spacieux
- travailler au sein d’équipes dynamiques et multi établissements
- rejoindre la communauté Ingénieur & Citoyen
- des afterworks et des petits-déjeuners
- des évènements, des séminaires, une journée annuelle, bref des moments de convivialité mémorables

Si cela fait sens pour vous, rejoignez-nous Vous bénéficierez d’un parcours d’intégration personnalisé et d’un accompagnement tout au long de votre évolution professionnelle.

Setec énergie environnement encourage la diversité. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Compétences attendues
- LANGUESAucune langue attendue

SAVOIR-ÊTRE
Ambition
Autonomie

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SAVOIR-FAIRE
Microsoft Excel
Administratif

**Voir plus**

Entreprise
- Setec énergie environnement est une fi