Assistant Administratif

**L’UNIVERSITÉ DE LORRAINE RECRUTE UN/E**
**Assistant(e) administratif(ve) en Ressources Humaines H/F**

Présente sur toute la Lorraine (les deux métropoles Metz et Nancy et 10 villes et agglomérations du territoire), l’Université de Lorraine, labellisée depuis 2017 HR Excellence in Research (HRS4R), place son savoir-faire au service de la production et du partage des connaissances. Engagée dans l’élévation du niveau de formation des citoyens, elle s’appuie sur une dynamique de recherche intensive (I-Site Lorraine Université d’Excellence pérennisé en 2021), aussi bien fondamentale qu’appliquée.

**Composante / direction / recruteur : Direction des Ressources Humaines**

**Localisation du poste : Nancy**

**Durée du contrat : 3 mois (renfort) de mai à fin juillet Catégorie d’emploi : C**

**Temps de travail : Temps plein Rémunération brute mensuelle : 1997 €**

**STRUCTURE / CONTEXTES**:
La Direction des ressources humaines de l'Université de Lorraine est composée de 124 agents, et a pour mission
de proposer et concevoir une politique de pilotage et de gestion des ressources humaines de l'université. La

DRH est structurée en 4 sous-directions et 1 structure de coordination : la sous-direction des personnels enseignants et chercheurs, la sous-direction des personnels BIATSS (BiBliothèques, Ingénieurs, Administratifs,
Techniques, Sociaux et de Santé), la sous-direction de l'accompa gnement des personnels, la sous-direction du pilotage des ressources humaines, le service de coordination RH pour le périmètre Lorraine Nord.

**MISSIONS PRINCIPALES**:
Sous l’autorité directe de la sous-directrice des Ressources Humaines, vous apporterez un appui au secrétariat du service des personnels BIATSS. En ce sens vos missions consisteront à:
**Mission 1 : assister principalement la sous-directrice, et l’équipe de direction (le sous-directeur adjoint/sous
- directrice adjointe et les responsables de pôles) et assurer le secrétariat de direction**
- Gérer les agendas électroniques, les appels téléphoniques notamment de la sous-directrice
- Planifier/organiser les rendez-vous, réunions de travail, groupes de travail
- Anticiper, préparer, s’assurer de la réalisation des dossiers présentés en amont des RV, réunions, GT, instances
- Traiter et diffuser les informations internes et externes.
- Saisir et mettre en forme des documents (courriers, rapports) ; si besoin les reproduire, si nécessaire en assurer la signature et la diffusion.
- Assurer le bon déroulé des évènements pour la partie RH : accueil des nouveaux personnels, réunions de la sous-direction
- Rédiger les compte-rendu de réunion du service et/ou des pôles
- Faciliter l’organisation logistique et administrative des projets de la SD BIATSS (réunions de travail GT, suivi des situations individuelles ou collective, suivi des instances)

**Mission 2 : gérer le courrier du service, assurer les appels téléphoniques et l’accueil des usagers**
- Enregistrer le courrier sortant hautement signalé
- Assurer l'accueil téléphonique et la répartition des appels entrants selon l’interlocuteur et la thématique de son appel
- Gérer/vérifier les parapheurs (arrivée, départ, distribution), ainsi que les signatures dématérialisées pour les demandes urgentes ou si le contexte l’exige
- Accueillir, renseigner, orienter les usagers et prendre les messages le cas échant

**Mission 3 : Communiquer en interne et en externe**
- Diffuser l’information en interne au sein de la SD BIATSS
- Participer à l’actualisation des informations de la SD BIATSS en lien avec l’assistante de communication de la DRH
- collation des informations et éléments administratifs nécessaires au suivi des dossiers et des activités desAssurer un rôle de référent de 1er niveau auprès des partenaires usagers de la SD BIATSS (savoir chercher ettransmettre une information de 1er niveau)Assurer entre la sous-direction et les différents services la diffusion d’informations, de directives

**Mission 4 : Gérer les cartes professionnelles**
Gérer, éditer les cartes professionnelles et en assurer l’acheminement
- Gérer les demandes via le helpdesk (outil qui gère les demandes de la sous-direction), toutes populations confondues
- Collaborer avec l’assistant/secrétaire de direction de la sous-direction EC
- Répondre aux demandes des agents sur toute question relative à la carte professionnelle

**Mission 5 : Assurer la logistique et collaborer avec l’assistant/secrétaire de direction de la sous-direction EC**
- Organiser et gérer la logistique de la sous-direction (commandes de fournitures de bureau, réservation de salle, organisation des réunions, des rendez-vous, gestion des déplacements et des frais de mission, affichage le cas échéant,)
- Collaborer avec l’assistant/secrétaire de direction de la sous-direction EC qui implique sur toutes les thématiques transverses aux deux sous-directi