Assistant(E) Administratif(Ve)

**À propos de nous**:
Notre client, spécialiste de la location de panneaux d'affichage extérieur en Guadeloupe, Martinique et Guyane, accompagne les marques dans la diffusion de leurs messages sur des emplacements stratégiques grâce à des contrats flexibles.

Au sein de son service Affichage, qui propose une solution clé en main de la gestion des espaces à la réalisation des campagnes, il recrute dans le cadre de son développement un-e **Assistant-e Administratif-ve - Pôle Affichage (H/F)**.

**Mission**:
Rattaché-e au Directeur d'exploitation du pôle Affichage, vous avez pour mission d'optimiser la gestion administrative des activités d'affichage (courte et longue conservation) et de contribuer à la performance globale du service par une organisation rigoureuse, un suivi précis et une coordination efficace des différents intervenants.

**Vos missions**

**Gestion administrative et facturation**

- Assurer la bonne gestion administrative de l'activité courante de l'entreprise.
- Gérer la facturation : élaboration des devis, création et émission des factures.
- Assurer le recouvrement et le suivi des paiements.
- Gérer les encaissements (tous modes de paiement).
- Contrôler le calcul des commissions des commerciaux.

**Gestion des baux et du parc d'affichage**

- Créer les documents administratifs liés à l'exploitation du parc de panneaux : contrats et avenants de location, baux de location d'emplacement.
- Constituer et transmettre les dossiers de baux.
- Assurer la veille et le suivi des baux, de leur mise en place à leur fin.
- Suivre les impressions de panneaux et les bouclages.
- Veiller à la conformité réglementaire de l'implantation des dispositifs d'affichage.
- Gérer les relations avec les autorités de tutelle de l'activité d'affichage.

**Relations clients, fournisseurs et partenaires**

- Assurer la relation avec les clients, fournisseurs et bailleurs.
- Être l'interlocuteur-rice privilégié-e de la filiale SIGMA (devis, chantiers récurrents).
- Gérer la relation avec les prestataires infographistes.
- Garantir la complétude des dossiers clients et le respect des procédures de classement (informatique et papier).

**Suivi d'activité, reporting et organisation**

- Alimenter et suivre les reportings et bases de données d'activité.
- Mettre à jour les tarifs applicables sur l'année.
- Mettre en place ou améliorer la gestion de l'entreprise via les outils informatiques et logiciels dédiés.
- Assurer le classement et l'archivage à intervalles réguliers.
- Gérer les imprévus liés au poste et proposer des solutions.

**Support commercial et coordination des campagnes**

- Collaborer sur la partie commerciale (mailings).
- Assurer le suivi du matériel nécessaire à l'entretien et au développement du parc d'affichage.
- Traiter les mails et demandes diverses.
- Rédiger les courriers de résolution de litiges clients / fournisseurs / intervenants.

**Profil**:
**Profil recherché**

Formation de type **Bac à Bac+2** en gestion, assistanat, administration des entreprises ou équivalent.

Bonne maîtrise des logiciels bureautiques (traitement de texte, tableurs).

Capacité à organiser et prioriser son travail en fonction des enjeux, du contexte et des délais.

Rigueur, précision et respect des délais.

Capacité à s'intégrer dans une chaîne de décisions et à faire face à des situations d'urgence.

Sens de l'initiative et force de proposition.

Une connaissance des environnements liés à l'affichage ou à la communication serait un plus.

**Conditions de travail**

Travail en équipe, à horaires réguliers définis par le contrat de travail.

Poste principalement en intérieur.

Déplacements possibles selon les besoins du service.