Assistant à La Coordination Générale Des Soins

Etablissement public de santé incontournable, le Centre Hospitalier d’Arras (CHA) s’investit fortement dans la prise en charge de la population de l’Artois et du Ternois, à tout âge de la vie. Depuis le 1er juillet 2016, le CHA s’est uni aux Centres Hospitaliers du Ternois et de Bapaume, dans le cadre du Groupe Hospitalier Artois-Ternois (GHAT), dont il est l’établissement support. Les Centres Hospitaliers de Bapaume et du Ternois offrent une prise en charge de proximité pour les territoires du bapalmois et du ternois, notamment en gériatrie, psychiatrie et accueil des personnes en situation de handicap.

L'assistant à la coordination générale des soins organise et coordonne l’activité et les moyens en ressources humaines de l’ensemble des secrétariats médicaux. Il planifie les stages paramédicaux, en assure l’interface avec les instituts de formation ainsi que suivi administratif. Il assure également le secrétariat administratif de la Coordination générale des soins.
- Coordination des secrétariats médicaux
- Planification de l’activité des secrétariats médicaux
- Répartition des ressources et des moyens dans les secrétariats médicaux (humains et matériels)
- Gestion de l’équipe des secrétaires médicales
- Gestion des absences : proposition mouvements, recrutements.
- Gestion de l’équipe de la « cellule de frappe », relevé hebdomadaire des courriers en instance, dispatch selon les besoins des services
- Suivi du télétravail : planning en lien avec les effectifs des services, relevé d’activité hebdomadaire
- Gestion de la circulation des informations dans les secrétariats médicaux (recueil, analyse, priorisation, diffusion, suivi)
- Organisation, animation de groupes de travail et de réunions
- Réalisation des entretiens d’évaluation des agents et fixation des objectifs
- Recensement des besoins en formation des secrétaires médicales
- Evaluation de la charge de travail des services sur demande ; mise en place organisationnelle en lien avec le cadre supérieur de pôle
- Suivi personnalité des stages « Assistant Médico-Administratif » : entretien, contacts formateurs, évaluation.
- En lien avec la CGS : organisation des secrétariats en relation avec les cadres supérieurs de pôle
- En lien avec la DRH : suivi des contrats, demandes de renouvellements
- En lien avec la Direction Qualité : relecture et signature des procédures et protocoles en lien avec les secrétariats médicaux
- En lien avec le Service Informatique : participation aux comités de pilotage et déploiement des outils informatiques liés aux secrétariats médicaux (SILLAGE, DOCTOLIB, LIFEN, RecoVOCALE)
- En lien avec le DIM : suivi de l’exhaustivité de l’encodage des RUMS
- Gestion des stages
- Mise à jour annuelle du capacitaire en lien avec l’encadrement
- Création et/ou mise à jour des tableaux annuels par service
- Planification des stages en lien avec les établissements de formation
- Retour des accords selon capacitaire
- Enregistrent des identités des stages validés
- Suivi des conventions annuelles et/ou individuelles
- Planification des stages individuels
- Réponse à toutes les demandes de stages positives et négatives
- Gestion et suivi des conventions
- Gestion des stages DECOUVERTE
- Planification du parcours de stage dans les différents services d’accueil
- Gestion et suivi des conventions
- Accueil le 1er jour de stage - évaluation en fin de stage
- Gestion des stages PACES
- Mise à jour de la capacité d’accueil en accord avec le corps médical
- Retour fac de médecine pour répartition
- Rapport d’activité annuel
- Secrétariat administratif de la Coordination générale des soins : travail commun aux secrétaires du service
- Tri, dispatch du courrier - ouverture du courrier de la CGS
- Réception, suivi et retour des avis RH
- Mise à jour des tableaux d’encadrement + notes de service s/modifications
- Création et mise à jour des tableaux de gardes et CA des cadres supérieurs de pôle ; transmission et correctifs à la Direction
- Frappe de documents divers (CR entretiens, tableaux, etc )
- Mise à jour des fermetures de lits
- En l’absence de la collègue, prise en charge des réunions d’encadrement, CSIRMT, séminaires cadres, suivis de projets.

Pré-requis : Diplômes et/ou formations spécifiques et obligatoires pour accéder au métier

Bac secrétariat médico-social, et diplôme de secrétariat médico-social.

Expérience conseillée pour l’exercer

Connaissances et expériences de l’activité des secrétariats médicaux.

Connaissances et expériences en gestion des ressources humaines.

Sensibilisation à la gestion des stages et de l’environnement pédagogique.

Maîtrise des outils informatiques et bureautiques.

Savoir-faire
- Optimiser les ressources humaines et logistiques au regard de l’activité et des priorités
- Traiter et résoudre les situations conflictuelles
- Animer, mobiliser