Secrétaire / Assistant.e

**Vivoptim Solutions est une entreprise de santé numérique qui conçoit des services d’accompagnement santé personnalisé basés sur une méthode inédite de changement des comportements qu’elle a développée.**
- Nos accompagnements santé s’appuient sur 3 piliers:

- Une plateforme digitale de coaching personnalisé,
- Un pôle de professionnels de santé (infirmières, enseignants en activité physique adaptée, diététiciennes-nutritionnistes, sophrologues et psychologues) expert de la prévention, de l’éducation à la santé et de l’éducation thérapeutique,
- Des rendez-vous santé en live réalisés par des experts santé.

Notre société compte aujourd’hui 38 collaborateurs répartis sur 3 sites. En plein développement, nous souhaitons renforcer notre équipe de professionnels de santé et l’enrichir de nouveaux savoir-faire relatifs à la gestion de notre relation avec nos utilisateurs.

**Missions**

Vous bénéficiez dès votre arrivée d’un parcours d’intégration complet pour travailler ensuite en autonomie sur deux missions clés:
**1. Au sein du Pôle de professionnels de santé, vous serez en appui de notre équipe relation utilisateurs composée d’une secrétaire médicale et d’une téléopératrice**:

- Soutien de la relation avec nos utilisateurs et patients en initiant leur prise en charge médico-administrative,
- Soutien de l’activité des différents professionnels de santé
- Suivi médico-administratif des bénéficiaires (ex. classements des justificatifs ALD, traitement des remboursements pour le sport sur ordonnance,)

Vous assumerez le rôle de référent Métier pour l’équipe relation utilisateurs.

**2. Au sein de la Direction Générale et en délégation de tâches de notre Office manager**:

- Gestion des évènements internes et externes (ex. séminaire d’entreprise) et des déplacements,
- Tâches administratives
- Soutien à l’onboarding des nouveaux collaborateurs.

Principales responsabilités et domaines d’activités
- **Accueil téléphonique : Prendre en charge les bénéficiaires du service Vivoptim afin de les guider et les conseiller à distance dans leur parcours d’’accompagnement.**
- Gestion, traitement et qualification des appels entrants (_ex. report de rendez-vous_)
- Explication de nos accompagnements santé
- Aide technique et administrative à l’inscription
- Création des dossiers des bénéficiaires
- Identification et recensement des besoins et attentes des bénéficiaires
- Traçabilité des actions sur un logiciel Métier spécifiquement développé par l’entreprise
- **Traitement des courriers entrants et sortants** (_ex. tri, traitement, diffusion, archivage des documents_)
- **Gestion des remboursements** (bilan de condition physique, inscription à la pratique du sport sur ordonnance)
- **Support utilisateurs de niveau 1**
- **Autres activités administratives**(ex. achat de fournitures, réservation de salles, mise à jour du trombinoscope de l’entreprise, préparation logistique des nouveaux collaborateurs,)

**Profil recherché**

Être titulaire d’un diplôme d’Assistant(e) ou secrétariat ou niveau équivalent acquis par l’expérience
- Avoir une expérience de 3 ans minimum sur des fonctions équivalentes
- Bonne maîtrise des outils informatiques dont le pack office Windows et de logiciels métiers
- Une expérience en centre d’appels ou établissement de soins dans un emploi en relation avec l’accueil téléphonique seraient un plus.

Les compétences attendues:

- Aisance sur la gestion des appels entrants (standard téléphonique)
- Bonne élocution et maîtrise de l’expression orale.
- Rigueur méthodologique et de gestion des priorités
- Maîtrise et aisance avec l’informatique et les outils bureautiques (pack office Windows a mínima)
- Capacités écrites et de l’orthographe
- Rédiger et mettre en forme des notes, des comptes rendus, des mails.
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

Qualités requises:

- Autonomie
- Curiosité
- Polyvalence
- Goût pour le contact et la relation client et patients
- Bienveillance et Capacité d’écoute
- Esprit d’équipe et d’entraide

DETAILS DU POSTE

**Temps de travail** : Temps plein de 35H sur jours ouvrés du Lundi au Vendredi

**Deux jours de télétravail**

**Prise de poste** : septembre 2025

Un ou deux déplacements sur notre site de Nancy à prévoir dans l’année.

**Rémunération** : en fonction du profil (diplômes et expériences professionnelles)

Avantages : mutuelle santé et prévoyance, tickets restaurant et 50% du titre de transport (abonnement)

Type d'emploi : CDI

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- Restaurant d'entreprise

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : Télétravail hybride (75015 Paris)

Date de début prévue : 01/09/2025