Responsable Services Généraux

Pour l'un de nos client situé à Paris 20éme, nous recherchons un responsable des services généraux en CDI:
Coordination et gestion opérationnelle de l’environnement de travail et de l’hospitalité pour les collaborateurs de la Fondation

Missions principales

**Domaine 1 : Environnement de travail**

**Gestion de la logistique d’accueil**:
Accueillir des nouveaux collaborateurs.

S’assurer que l’ensemble de nos publics soit correctement accueilli (usagers, donateurs, fournisseurs, partenaires).

Gérer les salles de réunion et salon de réception interne et externe (réservation, organisation de la salle, commande de petit déjeuner ou déjeuner).

Prendre en charge la logistique des manifestations institutionnelles de la Fondation (Assemblée Générale, Colloques, séminaires ).

Management de l’assistante environnement de travail.

**Pilotage de la maintenance, du nettoyage et des aménagements de bureaux**

Commande de mobilier.

Superviser et organiser les déménagements.

Superviser la maintenance des différents locaux tertiaire.

Piloter les prestations de nettoyages des différents sites.

Management et accompagnement de l’équipe maintenance technique du siège.

**Gestion des mobilités**

Flotte automobiles (locations véhicules, contrôle technique, cartes essences).

Gestion des déplacements collaborateurs.

Gestion de la flotte : téléphonie mobile et ordinateur portable et accès distant.

Coordination des outils de gestion des espaces de travail, flex office.

**Gestion moyens généraux, sureté et de la sécurité des sites tertiaires**

Gérer les commandes de fourniture de bureaux.

Gérer la logistique d’impression reprographie, courriers, coursiers, colis**.**

Gestion des accès et des moyens d’accès (badges).

Management de l’équipe maintenance et sécurité.

Veiller au bon fonctionnement des installations et matériels de détection et de lutte contre l’incendie.

Veiller au respect des normes de sécurité concernant les bâtiments et les équipements.

Veiller à la mise à jour du registre de sécurité, des plans d’évacuation et d’intervention.

Élaborer les procédures de fonctionnement du service.

Animer des réunions de travail et maintenir une cohésion d’équipe.

Réaliser un reporting de ses activités ainsi que des activités de son équipe.

**Contrôler et diagnostiquer**

Contrôler visuellement l'état des murs, plafonds, sols, portes, fenêtres, toiture, etc.

Procéder à des essais de fonctionnement des équipements : réseaux électriques et téléphoniques, matériels d'éclairage (prises de courant, fusibles, lampes, interrupteurs, moteurs), équipements de cuisine, plomberie (robinets, joints, tuyauterie), mobilier, etc.

Comprendre l'origine d'une panne et déterminer les travaux qui pourront être effectués en interne ou confiés à une entreprise extérieure spécialisée.

**Domaine 2 : Achats**

**Achats EDT et hospitalité**

Réaliser des appels d’offres : recherche des fournisseurs potentiels, élaboration des documents de consultation, négociation, contractualisation.

Accompagner la mise en place de procédure et de bonnes pratiques Achats.

Pilotage des contrats de prestation de services EDT et hospitalité.

Coordination de la relation fournisseur.

Suivre le budget environnement de travail

Collecte des indicateurs de pilotage et audit de performance liés aux achats et à l’environnement de travail et Hospitalité.

**Domaine 3 : Hospitalité**

**Hospitalité**

Elaboration et déploiement du référentiel hospitalité sur l’ensemble des établissements en rapport avec les prestations de l’environnement de travail.

Assiste le directeur des services supports sur le déploiement de la démarche QVT.

Développer les outils et supports pour évaluer la qualité des services hospitalités.

Assister la gestion des projets de l’hospitalité

Environnement du poste

Formation de niveau Bac +2/3 (DUT, licence ) avec une spécialisation en gestion, technique ou dans le domaine des achats. Licence hôtelière

Qualités requises

**Expertises et technicités**

Gestion technique de bâtiment.

Règlementation applicable au code du travail et aux ERP.

Pilotage prestations de service.

Pack Office.

Négociation de contrat.

**Aptitudes personnelles**

Avoir un bon relationnel.

Management d’équipe.

Opérationnel et participatif.

Savoir être à l’écoute du besoin des utilisateurs.

Avoir un esprit de synthèse.

Savoir prioriser.

Avoir une réelle rigueur administrative.

Avoir de bonnes qualités rédactionnelles.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : Jusqu'à 39 000,00€ par an

Avantages:

- Participation au Transport
- Titre-restaurant

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi
- Repos le week-end
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Heures supplémentaires majorées

Lieu du poste : Un seul lieu de travail