Chargé(E) Des Services Généraux

Présente en France depuis 1881, l'Armée du Salut est plus qu’une simple organisation caritative. A travers la Fondation, nous trouvons le prolongement social des valeurs spirituelles et humanistes de l'Armée du Salut. Elle met son engagement et sa compétence au service de tous ceux qui souffrent. Prévention, aide à la réinsertion, secours d'urgence la mission de la Fondation de l'Armée du Salut est globale.
La Fondation Armée du Salut intervient principalement dans le domaine de l’action sociale et médico-sociale, de la protection et l’accompagnement de l’enfance et de l’adolescence, du soin, du handicap ou de la dépendance et du secours/aide alimentaire.
Plus de 200 établissements et services présents dans 11 régions et 2 800 salariés sont au service des personnes fragilisées.

Travailler pour la Fondation de l'Armée du Salut, c'est contribuer à une mission qui a du sens et évoluer dans un environnement où vous pouvez monter en compétences et vous professionnaliser.

**Description du poste**:
Votre sourire et votre aisance relationnelle en ferait pâlir plus d’un ?

Votre entourage dirait de vous que vous êtes « une main de fer dans un gant de velours » ?

Votre orthographe et votre grammaire sont irréprochables ?

Échanger avec fournisseurs et prestataires fait partis de votre quotidien ?

Vous aimez travailler en transversalité avec les autres services et au sein d'une équipe conviviale avec des projets collaboratifs,

Excel est votre logiciel de prédilection ?

Les Services Généraux du Siège de l’Armée du Salut (chez nous, cette direction s’appelle « Affaires Générales » ) n’attendent que vous

**Expert(e) dans les tâches hétéroclites, vous gérerez les missions suivantes**:

- Gestion des commandes/distribution interne des principales fournitures (fournitures de bureau, de salles de réunions, produits d’entretien, cartes de visites, etc.) et suivis des budgets
- Négociations de nouvelles prestations/achats services généraux.
- Sourcing fournisseurs dans les domaines liés aux services généraux/dons en nature
- Gestion des réservations de salles de réunion et de la mise en place de la technique visio et son pour les participants.
- Gestion/négociation des devis buffets/plateaux repas/réservation de groupes auprès du restaurant d’entreprise
- Gestion des réservations de véhicules
- Gestion des contraventions
- Gestion de la signalétique Siège (bureaux, espaces communs, sécurité du bâtiment)
- Participer à de nouveaux projets (sur les sujets environnementaux, sur le tri sélectif, etc.)

**Organisation du séminaire annuel** (150 personnes):

- Gestion des inscriptions/annulations des participants
- Gestion des nuitées d’hôtel
- Validation des menus auprès des restaurateurs/traiteurs
- Réservation auprès des autocaristes le cas échéant
- Confection des badges participants
- Contact unique des prestataires mentionnés ci-dessus.
- Gestion du budget et de la répartition budgétaire

**Maintenance et sécurité du bâtiment**
- Mise à jour du fichier des plans des bureaux
- Mise à jour du plan de prévention sécurité incendie et des interventions techniques.
- Gestion de la formation annuelle incendie
- Paramétrage du futur logiciel de GMAO
- Maintenir le fichier de gestion de stock à jour

**Élaboration et gestion des tableaux budgétaires**:

- Machine à affranchir (consommation affranchissements)
- Reprographie (consommation des copies)
- Imprimantes (consommation des impressions)
- Élaboration, mises à jour et mise en ligne sur l’Intranet des documents relatifs à la direction des affaires générales

**Élaboration, mises à jour et mise en ligne sur l’Intranet des documents relatifs à la direction des affaires générales**

**Profil recherché**:
Les compétences que nous recherchons chez notre future pépite:

- Expérience de 2 à 3 ans minimum sur un poste similaire.
- **La maîtrise d’Excel (Recherche, Tableaux croisés dynamiques, liaisons fichiers)**:

- **est INDISPENSABLE**. PowerPoint et Word seraient un plus.
- Rigoureux(se), organisé(e), dynamique, avec un excellent relationnel permettant d’interagir facilement avec les clients internes, fournisseurs et prestataires.
- Un esprit d’équipe et un grand sens du service pour traiter les demandes des collaborateurs.
- Bon niveau d’analyse et de recul pour faire évoluer les procédures et mettre en place de bonnes pratiques et de futurs projets.

Votre sens du service et votre sourire feront toute la différence

**Process de recrutement**:

- Pré qualification téléphonique
- Entretien avec l’équipe opérationnelle + test Word et Excel (30mn de test)