Assistant.e de Direction

**Informations sur l'offre**:

- Publish on 16/05/23
- (Ref : S-0125A)
Immeuble Daviais
- 8,rue Sully
- Nantes
Direction patrimoine immobilier
- Sous la responsabilité hiérarchique du directeur du patrimoine immobilier

**Profil souhaité**:

- Filière Administrative
- Catégorie B
- Cadre d'emploi : Rédacteur-trices

**Répondre à cette offre**:

- Date limite : 15/06/23
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**La direction du patrimoine immobilier comprend près de 70 agents. Ses missions s’organisent autour des grandes thématiques : moderniser et adapter le patrimoine immobilier (300 bâtiments départementaux environ et 83 collèges publics), construire ou reconstruire 8 collèges en 6 ans, moderniser le parc des collèges, rendre accessible et adapter le parc immobilier tertiaire, poursuivre l’effort de maîtrise énergétique, rénover et mettre en valeur les monuments historiques, organiser la réhabilitation et l’entretien des bâtiments en lien avec les équipes déconcentrées.**

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**Elle recherche son-sa assistant-e de direction pour**

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- **Assister le-la directeur-rice dans le cadre de ses activités et responsabilités sur l’ensemble des missions immobilières (collèges et bâtiments départementaux représentant 400 sites, près d’1 000 000 m² et plus de 100 M€ d’investissements annuels).**
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- **Assurer la coordination avec les élu.es et leur secrétariat, l’assistant-e du directeur général adjoint, et au sein de la direction (1 sous-directeur-rice, 5 chef-fes de service et près de 70 agent-es).**
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- **Travailler en binôme avec le secrétariat du sous-directeur-rice**
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**Vos missions**:
**Appui au directeur-rice dans l’organisation de la direction**:

- Gérer l’agenda du directeur-rice
- Organiser et préparer des réunions, y compris diaporamas, préparation des dossiers, aspects matériels et logistiques
- Assurer un appui sur le suivi des projets et dossiers, veiller à la cohérence des agendas en lien avec les séquences institutionnelles
- Participer aux réunions du comité de direction patrimoine immobilier
- Participer à l’organisation de temps forts : comités d’orientation, jurysou à d’autres actions des services de la direction
- Aider à l’organisation de la continuité de la direction : gérer les plannings de congés et de permanence téléphonique, remplacer d’autres assistant.es sur les missions essentielles en cas d’absence

**Gestion de l’information et de documents**:

- Gérer le courrier entrant et sortant
- Assurer l’accueil téléphonique et physique
- Diffuser des informations pour le compte de la direction
- Rédiger ou vérifier des notes, courriers et comptes-rendus en veillant au respect de la charte graphique du Département, et en assurer la diffusion
- Être référent-e des règles et procédures de la collectivité (commission permanente, délégations de signature)
- Coordonner des dossiers de presse et de communication liés à l’immobilier

**Autres activités**:

- Rédiger les rapports pour la formation spécialisée en santé, sécurité et conditions de travail et d’activité
- Participer à des réseaux internes (groupe pratique et métier des secrétaires notamment)
- Contribuer à l’accueil des nouveaux arrivants

**Compétences attendues**:
Vous possédez une bonne connaissance de l’organisation administrative et des services de la collectivité, des interactions avec les élu.es, les directions générales, les principaux partenaires départementaux (éducation, culture, social ) et le monde du bâtiment

Vous maîtrisez des techniques d’assistance de direction

Vous avez de très bonnes qualités rédactionnelles et d’expression orale

Vous avez la capacité d’organisation, de coordination, de planification

Vous êtes dotée-e de capacités à gérer les priorités, les imprévus, les interruptions

Vous avez de bonnes qualités relationnelles pour s’adapter aux divers interlocuteur-rices

Vous faites preuve de rigueur

Vous êtes autonome et avez un esprit d’initiatives

Vous faites preuve de capacité d’adaptation

Vous maîtrisez les outils bureautiques (word, excel, power point, outlook)

Vous maîtrisez les outils collaboratif (teams )

Vous avez une bonne connaissance des logiciels métiers (admimail, AirDélib, Pilot+ ) pour évoluer dans un environnement dématérialisé

**Avantages sociaux liés au poste**:
Indemnité de résidence : 1%

NBI : oui

Télétravail possible
- L'engagement du Département de Loire-Atlantique dans la lutte contre les discriminations et pour l'égalité entre les femmes et les hommes constitue l'une des priorités de son projet stratégique._

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Ou par courrier, à l'attention de:

- Monsieur le Président du Département de Loire-Atlantique
Direction des Ressources Humaines,
Service Emploi et Compétences
3 Quai Ceineray, CS 94109
44041 Nantes cedex 1

**Vos contacts**
Madame Claudine CHADEVILLE
Chargée de recrutement - Ser