Assistant.e de Direction

-Présentation
Vous êtes à la recherche d’un nouveau challenge professionnel en harmonie avec vos valeurs ?
Le Département d’Ille-et-Vilaine prépare le monde de demain en œuvrant pour une société plus juste et plus écologique. Avec près de 110 métiers, nous vous offrons la possibilité de vous engager dans des projets motivants dans des domaines d’activités variés. Nous rejoindre, c’est intégrer une collectivité de 4250 femmes et hommes entreprenants, dynamiques et innovants.
Le Département est présent sur le territoire au travers de six agences départementales
Rejoignez l'équipe de l'agence du pays de Rennes, soyez le.la prochain.e assistant-e de direction de l'agence du pays de Rennes.
Description du poste
Fonctions
Collaborateur-trice direct-e et de confiance du directeur d'agence, vous assurerez, à titre principal, le secrétariat du directeur d'agence ainsi que de la cheffe de service Ressources
A ce titre vous suivrez des dossiers thématiques et contribuerez à faire circuler au sein des équipes de l’agence l’ensemble des informations.
Missions générales
Plus spécifiquement vos missions seront les suivantes:

- Assurer la gestion des courriers et appels téléphoniques
- Assurer la gestion et le suivi administratif de dossier
- Assurer les opérations d'exécution comptable
- Etablir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
- Exécuter, suivre les procédures et décisions administratives
- Gérer les agendas, la réception, le tri et la réorientation du courrier
- Réaliser des travaux de bureautique dans son domaine d'intervention : courriers, bordereaux, tableaux de suivi, documents de présentation
- Réceptionner et traiter les appels téléphoniques
- Trier, classer et archiver des documents
- Vérifier la conformité des livraisons
Missions spécifiques
En concertation avec le directeur d'agence et la cheffe du service ressources vous aurez en charge de:

- Assurer la coordination de la communication : suivi intranet, internet, collecte d'informations, lien avec
les référents communication.
- Recenser, suivre et transmettre les notes et les courriers (élus, inaugurations...) et assurer
l'enregistrement des parapheurs.
- Elaborer et concevoir les supports d'information (réunions, plaquettes...)
- Contribuer mise à jour de la liste des partenaires (fichier Partenaires)
- Assurer la coordination au niveau des différents services et activités de l'agence
- Organiser les réunions à l'interne et l'externe
- Suivi des courriers et notes sous PO et parafeur électronique
- Accueil physique et téléphonique de l’agence
- Assistance RH
- Gestion RH collèges dans le cadre la continuité de service (suivi des CDD, saisie des enveloppes de remplacement des collèges..)
Spécificités du poste
Le Département propose:

- des plages de travail variables élargies : (Prise de poste entre 7h30 et 9h30) pause méridienne entre 11h30 et 14h00 (départ entre 16h30 et 19h00)
- la possibilité de choisir entre 5 cycles de travail dont le cycle 1 qui pour 7h50 par jour soit 39h10 par semaine ouvre droit à 34 jours de congés annuels et 15 jours de RTT.
- le télétravail régulier (2 jours maximum par semaine) ou ponctuel (25 jours par an) dès trois mois d’ancienneté sur les fonctions,
- une participation employeur/indemnité pour vos déplacements (transports en commun - vélo
- co-voiturage)
- l'accès à un parking voiture vélo.

Des avantages et prestations sociales:

- Des tickets restaurant avec participation employeur
- des offres de prestations culturelles et de loisirs
- une participation financière pour votre mutuelle santé et votre prévoyance garantie maintien de salaire

L'agence départementale du pays.de Rennes est situé à village au village des Collectivités, 1 Avenue de Tizé, 35235 Thorigné-Fouillard
Liaisons fonctionnelles
L’agent est directement rattaché au directeur d’agence.
Informations spécifiques offre Internet
Ce poste est ouvert:

- aux agent-es titulaires du cadre d'emplois des adjoints administratifs,
- aux lauréat-es du concours,
- ou à défaut aux non titulaires de la fonction publique par voie contractuelle.
- d'une lettre de motivation, d'un CV,
- d’un arrêté de situation administrative pour les personnes titulaires de la fonction publique,
- de leur inscription sur liste d'aptitude pour les personnes lauréates d'un concours.
Rémunération à partir de 2 217 € bruts soit environ 1 784 € nets prime semestrielle incluse.
Document complémentaire
Profil requis
Connaissances
- Maîtrise de l’outil informatique indispensable : connaissance approfondie des logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint).
- Capacité et intérêt pour utiliser et s’approprier les outils informatiques ( outlook, post office, base partenaires, gedelib, suite bureautique, powerpoint).
Formation
Niveau de diplôme
Baccalauréat
Aptitudes requises
- Qualités relationn