Assistant.e Administratif.ve Et Gestion Commerciale

Contexte

ANMA -Architectes Urbanistes, dont le siège est basé à Paris, compte aujourd’hui une soixantaine de collaborateurs - architectes, urbanistes, paysagistes. Elle croise à toutes les échelles les réflexions architecturales et urbaines.

Dans le cadre d’un remplacement, ANMA recherche : Assistant.e Administratif.ve et Gestion Commerciale (F/H)

Descriptif

Placé sous l'autorité du directeur administratif et financier et en collaboration avec le chef comptable, vous interviendrez sur les missions suivantes:
**Administration des projets et secrétariat des affaires courantes**
- Création et suivi des codes affaires liés aux contrats et communication à l'ensemble de l'agence ;
- Intégration des données de l’affaire, contrats, honoraires, cotraitants, etc. dans le logiciel ERP (OOTI) ;
- Suivi administratif des contrats : signatures, obtention des pouvoirs des co-traitants et/ou sous-traitants, déclaration des sous-traitances de toutes natures auprès de la maîtrise d'ouvrage et actes modificatifs, etc. ;
- Suivi des projets : (éventuellement en lien avec les architectes /urbanistes) rédaction de courrier pour envoi de documents, etc.
- Optimiser, centraliser, classer, scanner les contrats, avenants, devis et autres documents contractuels ;
**Gestion de la facturation et relation avec les clients**
- Assistance à l’établissement du prévisionnel et veiller à la mise à jour du tableau prévisionnel ;
- Être pro-actif (alerter et adapter la facturation) en cas de décalage entre le prévisionnel contractuel et l'état d'avancement des dossiers ;
- Etablissement des proforma et de la facturation mensuelle sur l’ERP (ANMA et ses filiales) et dépôt dématérialisé des factures sur les plateformes (CHORUS,etc), Etablissement des DGD Maîtrise d’œuvre et réclamation ;
- Mise en place des réunions de facturation avec les équipes projets pour le suivi de la facturation ;
- Suivi des révisions des marchés et actualisation des honoraires ;
- Relation avec les clients, suivi des encaissements des factures (en lien avec le chef comptable) et assurer les relances des impayés ;
- Participer à l'élaboration du bilan annuel : facturation, justification des soldes clients, en cours, assurances, sinistres, contrats. ;
- Scanner, classer et archiver les documents de facturation ;
**Gestion des assurances des Projets**
- Etablir la déclaration d'assurance annuelle des projets ;
- Déclaration des Grands Chantier et suivi des polices d’assurance (CCRD) ;
- Déclaration des sinistres (DO/expertise) et suivi : Réaliser un point mensuel avec les chefs de projet pour dresser l'état d'avancement et de suivi des sinistres.
- Relire les documents sinistres et assurer la coordination des expertises ;
- Echanger avec l'assurance/avocats/experts pour optimiser les intérêts de l'agence et préparer les courriers de réponse.

Profil

Vous êtes rigoureux.se, polyvalent.e, organisé.e et vous aimez travailler en équipe, titulaire d’un BAC +2 minimum et reconnu.e pour vos compétences en bureautique. Maitrise du Pack Office (Excel et Word).
- Poste à pourvoir dès que possible
- Temps de travail : 37h hebdomadaires avec RTT
- Lieu de travail : Paris 10ème
- Rémunération : selon profil

Vous possédez une expérience de 2 à 3 ans dans un poste similaire.

Type d'emploi : Temps plein
Statut : Cadre

Salaire : 2 800,00€ à 3 500,00€ par mois

Avantages:

- Horaires flexibles
- Participation au Transport
- RTT
- Titre-restaurant
- Travail à domicile

Horaires:

- Du Lundi au Vendredi

Expérience:

- commercial H/F: 1 an (Optionnel)

Langue:

- Anglais (Optionnel)

Permis/certificat:

- Permis B (Optionnel)

Disposition à l'égard des déplacements professionnels:

- 25 % (Optionnel)