Assistant.e Des élu.e.s

-PrésentationLe Département d'Ille et Vilaine recrute un.e Assistant.e pour travailler au côté de nos Elu.e.s. à Rennes, avec une prise de poste idéale fin aout 2025.

Le Cabinet du Président a pour mission de suivre les élus dans leurs missions respectives et d'accompagner la majorité départementale dans la réalisation de son programme. Au cœur des décisions, il est en lien permanent avec la Direction Générale des Services et avec l'ensemble des services de la collectivité.
Aux côtés du directeur de cabinet, une cheffe de cabinet et 4 conseillers politiques et techniques (un par commission) et des assistant.e.s d'élu.e.s.Description du posteFonctionsRattaché.e au Directeur de Cabinet, vous collaborez et participez à la mise en œuvre administrative de la politique du Département, en apportant une aide permanente aux élu.e.s ayant une délégation du Président.Missions généralesA ce titre, vous êtes chargé.e de:

- Organiser les rendez-vous, gérer les plannings des élu.e.s
- Planifier les réunions et veiller à leur organisation logistique
- Préparer leurs déplacements ainsi que ceux des membres de l'équipe
- Hiérarchiser les activités en cours et les diverses sollicitations
- Suivre directement ou en lien avec les services du Département les demandes adressées aux élu.e.s
- Classer, trier et archiver les documents
- Instruire et suivre des dossiers professionnels (constitution, synthèse, mise à jour de fichier,...)
- Concevoir des courriers, rapports, notes, documents de présentation
- Suivre les courriers sur Post-Office (Logiciels métiers)
- Élaborer et mettre à jour des outils de suivi d'activité de la structure, des tableaux de bord
- Traiter une partie des informations du service (correspondance courante, y compris messagerie et affaires spécifiques)
Missions spécifiquesVous travaillez en lien avec d’autres assistant.e.s de Vice-président.e.s pour:

- Assurer la continuité du service public
- Gérer les appels téléphoniques des demandes des élu.e.s

Vous participez aux permanences du secrétariat pour assurer l'accueil téléphonique, filtrer les appels et les accueils physiques.Spécificités du posteHoraires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et des besoins des élu.e.s.Liaisons fonctionnelles- Contacts directs et échanges permanents avec les élu.e.s que vous assistez
- Relations fréquentes avec les services
- Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures
Informations spécifiques offre InternetPour postuler, nous vous invitons à nous transmettre:

- Votre CV pour découvrir votre parcours professionnel
- Une lettre de motivation pour connaitre ce qui vous anime et vous motive à travailler avec nous au département d’Ille et Vilaine
- Vous êtes contractuel.le, vous pouvez également postuler.
- Les entretiens se dérouleront le mardi 24 juin après-midi ou/et le mardi 2 juillet apres-midi.
Des tests écrits en lien avec les missions sont prévus le même jour.

Niveau de Rémunération mensuelle à partir de 2217 € bruts soit environ 1784 € nets prime semestrielle incluse.Document complémentaireProfil requisConnaissances- Techniques de secrétariat (prise de notes, mise en forme courrier etc.)
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Expression orale et écrite de qualité
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Power Point,...) et appétence pour les logiciels métiers
- Prise en compte des mutations numériques (e-administration, dématérialisation, open data et RGPD)
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Connaissance des Collectivités territoriales souhaitée
FormationNiveau de diplômeAptitudes requises- Rigueur et sens de l'organisation
- Réactivité et polyvalence
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Autonomie, prise d'initiatives
- Sens du travail en équipe
- Capacité à chercher l'information
ExpériencesExpérience d'Assistanat de direction publique ou privée ou expérience similaire demandée.Niveau d'expérience1 - 2 ansInformations complémentairesContactsCe poste vous intéresse, n'hésitez pas à me contacter:

- Emmanuelle HEDIN, Chargée de recrutement : 02.99.02.30.26

Un webinaire de présentation du poste vous est proposé le jeudi 22 mai de 12h à 13H. N'hésitez pas à y participer Date de fin publication Web15/06/2025