Assistant Administratif

Qui sommes nous ? Le département « Océanographie et Dynamique des Ecosystèmes » (ODE) est un des quatre départements scientifiques de l’Ifremer comprenant les 4 unités de recherche LOPS, DYNECO, PHYTOX et COAST. Vous serez accueilli.e au sein de l’unité PHYTOX comme rattachement primaire et travaillerez également pour l’unité COAST. L’unité "Physiologie et Toxines des microalgues Toxiques" (PHYTOX) est l’unique unité de l’Ifremer entièrement dédiée à l’étude des microalgues toxiques et nuisibles, en focalisant sur trois axes de recherche de l’Unité (PHYTOX): - Mécanismes physiologiques et stratégies trophiques - Ecologie chimique et rôle des métabolites algaux dans les interactions - Risques actuels et émergences toxiniques : de la diversité biologique à la diversité chimique L’unité PHYTOX comprends trois laboratoires « métiers » (GENALG, METALG et PHYSALG), et compte un total de 29 permanents et fréquemment jusqu’à 12 personnels accueillis (doctorants et post-doctorants, stagiaires, CDD, alternants. Pour le rattachement secondaire à l’Unité Observation et écologie de la restauration des écosystèmes littoraux (COAST): - L’Unité COAST décline son activité selon 3 axes : la surveillance et l'observation de la qualité des eaux marines et des écosystèmes littoraux ; (ii) l’expertise sur son domaine de compétence auprès des collectivités territoriales, des organismes publics et des structures professionnelles et l'émission d'avis auprès des ministères et services déconcentrés ; (iii) la recherche en réponse directe à des enjeux sociaux et économiques marins, à une échelle régionale, nationale et internationale. Elle est composée de 9 laboratoires « Environnement Ressources » et du laboratoire Vigies qui assure un soutien opérationnel et méthodologique aux unités en charge de l'observation et de la surveillance du milieu marin, en particulier dans le cadre des politiques publiques de gestion du milieu marin. Quelle sera votre mission ? - Vous assurerez un soutien administratif et organisationnel en dédiant 50 % de son temps à chacune des deux unités spécifiées ci-dessous: - L’unité PHYTOX (actuellement 37 personnes, voire structure d’accueil) - Une partie des tâches administratives de l’unité COAST en collaboration avec les autres assistantes de l’unité COAST (actuellement 129 personnes réparties sur 12 sites) Quelles seront vos activités ? Vous: **Serez un point de référence administratif du personnel pour**: - Les évolutions des progiciels de l’Ifremer (SAP, Notilus, HR Access etc.) ; - Un accompagnement du personnel pour certaines tâches administratives (missions, commandes ) complexes ; - La gestion des missions des invités extérieurs (par exemple dans le cadre de jurys de thèse ou d’invitations pour les animations ou autres évènements) ; **Apporterez un soutien administratif pour**: - La gestion de la messagerie électronique des boites génériques des unités, les agendas et rendez-vous ; - L’organisation des réunions d'unité et du conseil d'unité (ordre du jour, prise de notes, compte-rendu) ; - La réalisation des rapports annuels d'activité et HCERES ; - La rédaction des supports de communication et web (incluant les réseaux sociaux) - L’accompagnement administratif des actions spécifiques du personnel (cours ; conférences externes ; actions de médiation ; etc ) - La gestion documentaire (format papier ou sur disque) de l'unité : OdJ & CR Réunions, cumuls d'activité, rapports d'activité, rapports stages, gestion des cahiers de labo, liste des stagiaires, thésards et autres non permanents ; - L’organisation des événements externes / internes - La gestion des chronos sur les correspondances formelles de l’unité (conventions, MTA, APA, lettres d'accueil) ; - La gestion et transmission des documents liés aux Ressources Humaines : mise en place des intérims ; préparation des formalités d’accueil et suivi de tout personnel temporaire accueilli ; - Le suivi administratif des investissements d’équipement ; - L’envoi et la réception des colis & courriers (pour le sie de Nantes) ; **D’autres tâches administratives occasionnelles** Qui êtes-vous ? - Niveau de diplôme et domaine : BTS Gestion, administration, secrétariat - Nombre d’années d’expérience demandé dans la thématique et/ou la fonction : 2 à 3 ans d’expérience minimum souhaités Vous avez les compétences, connaissances et expériences suivantes: - Connaissance et bonne maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel Powerpoint), - Gestion de progiciels type SAP Vous avez les qualités suivantes: - Méthode & rigueur, - Aisance relationnelle, - Sens du service - Esprit collaboratif, - Autonomie, réactivité et proactivité, - Discrétion. Comment postuler ? Merci de joindre votre CV et votre lettre de motivation, en un seul document pdf. Quels sont nos avantages ? - Nous avons un accord de télétravail (à partir de 6 mois d'ancienneté) et nos collaborateurs bénéficient de 12 RTT et congés supra légaux. - Nous consacrons un budget conséquent au