Office Manager

Nous recrutons pour notre client, une scale-up française spécialisée dans la protection des sites sensibles face à l'utilisation de drones, **Un(e) Office Manager en CDI.**

**MISSIONS**

Rattaché(e) à la direction vous jouerez un rôle central, contribuant activement aux tâches suivantes:
**Gestion des bureaux**
- Coordination des prestataires et fournisseurs : Ménage, Electricien, Plombier, Alarme et vidéo
- surveillance, Climatisation, Extincteurs sécurité anti-feu, Bailleur, Téléphonie fixe et mobile / Négociation des contrats / Accueil téléphonique / Gestion du courrier entrant et sortant / Achats de fournitures et contrôle des stocks:

- Fournitures de bureau (papier, encre, stylos, carnets)
- Fournitures de propreté hors ménage (liquide vaisselle, liquide de rinçage lave-vaisselle, éponges)
- Fournitures des consommable : Café, sucre
- Organisations des déplacements (réservation transports + hôtels)
- Responsable de la maintenance des infrastructures (locaux propres et fonctionnels, pick-up, mobilier, vaisselle, nettoyage du frigo, détartrage de la machine à café)
- Réception des colis et livraison (hors grosses livraisons marchandes)
- Accueil des extérieurs (répondre à l’interphone)
- Responsable des actions de propreté au sein de l’entreprise (responsabiliser l'équipe pour le rangement, la vaisselle, le vidage quotidien du lave-vaisselle).

**Assistance comptabilité**
- Réception, contrôle, règlement et archivage de l’ensemble des factures fournisseurs/prestataires et notes de frais, dans les délais convenus.
- Enregistrement comptable chaque début de mois de toutes les pièces comptables qui ne sont pas rentrées dans Spendesk (relevés bancaires, factures de ventes, factures d’achat liés à des prélèvements automatiques sur le compte bancaire de la société) sur le logiciel FULLL (outil partagé entre l’Office Manager, le DAF et le cabinet comptable)
- Suivi financier régulier avec le DAF et le cabinet comptable afin de veiller à la conformité de toutes les opérations financières de l’entreprise (rapprochement bancaire, compte d’attente...)
- Organisation de la paie

**Administration des ventes**
- Envoi, contrôle et archivage de l’ensemble des documents administratifs à destination de nos partenaires/clients (accords de confidentialité, contrats de distribution...) via DOCUSIGN
- Edition et envoi des factures à nos clients via notre CRM
- Contrôle de l’état de paiement des factures clients et gestion du recouvrement si nécessaire, sous la responsabilité du Directeur Commercial
- Mise à jour du tableau de suivi des ventes partagé avec le DAF

**Ressources Humaines**
- Suivi administratif des Ressources Humaines en lien avec un recruteur dédié et un cabinet externe pour les points les plus complexes
- Onboarding et offboarding des collaborateurs
- Suivi contractuel avec les collaborateurs (périodes d’essais, avenants)
- Respect de notre convention collective
- Organisation de tous les entretiens professionnels
- Participation aux réunions avec le CSE
- Organisation des afterworks et des événements d'équipe

**PROFIL RECHERCHE**
- **Savoir-faire**_
- Gestion d’une organisation
- Connaissance en comptabilité
- Pratique de l’assistanat RH & Paie
- Gestion de l’administration des ventes
- **Qualités requises**_
- Polyvalence
- Méthode
- Organisation
- Anticipation
- Autonomie
- Réactivité
- Bon sens relationnel

**CONDITIONS**
- CDI statut sadre
- 40 000 à 45 000K€ brut annuel (selon profil)
- Poste ouvert au télétravail (1 jour par semaine et en fonction des impératifs)
- Convention collective SYNTEC
- Prise en charge TR : 60%
- Mutuelle : prise en charge des médecines douces
- Forfait mobilité durable
- Parking sur place.

**PROCESSUS**
- Entretien visio avec un recruteur de Facilib
- Entretien en présentiel avec le client

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 40 000,00€ à 45 000,00€ par an

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- Travail à domicile occasionnel

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Question(s) de présélection:

- Quelles sont vos prétentions salariales ?
- A partir de quand êtes vous disponible pour une prise de poste ?
- En quoi ce poste correspond à votre profil / vos souhaits d'évolution professionnelle ?

Expérience:

- Office Manager h/f ou similaire: 2 ans (Optionnel)

Lieu du poste : Télétravail hybride (92120 Montrouge)