Assistant SAV

FICHE DE FONCTION ET
REFERENTIEL DE COMPETENCES Date:
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DE LA FONCTION

FICHE DE FONCTION

Titulaire du poste:
Entreprise UNAC

Dénomination Assistante administrative SAV (service après-vente) de la fonction:
Gérer l’assistanat de l'ensemble du service après-vente dans le fonctionnement de son organisation et de ses missions.
Rôle qui consiste principalement à simplifier les opérations administratives en facilitant la communication, en prenant en charge les formalités administratives et en fournissant un
Finalité soutien logistique.

Recevoir et filtrer les communications téléphonique, relayer les informations.
Véhiculer une image positive de l'entreprise et de l'activité dans ses contacts avec l'extérieur (client interne/externe).

Conditions La nature de la fonction et condition de travail : poste d’exercice Les horaires de travail : horaires en vigueur dans l’entreprise

SITUATION DANS L’ORGANIGRAMME:
N+1 : Leader service produit administratif
N+2 : Responsable SAV
N+3 : Dirigeant, Michaël UNAC

En relation avec

RELATIONS FONCTIONNELLES INTERNES:
Avec tous les services de la société.

RELATIONS EXTERNES
- Communication avec les fournisseurs, et les clients.

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MISSIONS ET ACTIVITES DE LA FONCTION

1°MISSIONS ET ACTIVITES RELATIVES

MISSIONS ACTIVITES
- Assurer les tâches de secrétariat et d'information de la structure d'appartenance
- Traiter les mails et courriers (réceptionner, dispatcher, envoyé)
- Réaliser la frappe, la mise en forme des documents et/ou rédiger des courriers

(ex : rédiger une annonce d’accueil sur le nouveau site, rédiger des courriers pour la communication)

MISSION 1 Gérer les commandes, et différents documents (pièces détachées) et assurer la
ADMINISTRATIF ET tenue à jour des stocks.
SECRETARIAT Contribuer aux activités de secrétariat, d’administration du système d'information et de réalisation de dossiers des spécificités de chaque activité.
- Concevoir des systèmes d'administration, d'information et de réalisation de l'activité (mise à jour catalogue et référentiel des pièces).
- Relances des commandes en attentes de régularisation et mise à jour du suivi
- Transmission des dossiers à la comptabilité
- Archives papiers et réseau
- Accueillir avec amabilité les clients et fournisseurs.
- Utiliser l’outil téléphonique (traiter les appels entrants et sortants)

MISSION 2
- Filtrer et orienter les appels téléphoniques

ACCUEIL PHYSIQUE ET

TELEPHONIQUE Identifier les besoins des interlocuteurs et y apporter des réponses adaptées
- Traiter des demandes clients (ex Répondre à tous les mails émanant des clients)
- Recherche de références de pièces détachées
- Mise à jour du catalogue de pièces et création d’un référentiel

MISSION 3 Réalisation de devis, commandes et bons de livraison
GESTION DU POLE SAV Organisation des livraisons internes et externes
- Consultation du parc SAV et suivi des interventions extérieures
- Réalisation d’OF pour les pointages des techniciens
- Savoir administrer le système d’information des activités. Tenir à disposition l’ensemble des informations susceptibles d’être demandées (documentation).
- Savoir représenter l’image de marque de l’entreprise

MISSION 4
- Savoir proposer, se montrer force de proposition auprès de son hiérarchique,

PARTICIPER A LA VIE DE

L’ENTREPRISE pour améliorer les procédures
- Rendre compte à la hiérarchie
- Assurer des missions de polyvalence liées à son (ses) service(s) de rattachement

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CONTRAINTES Cf document unique

PRE-REQUIS OU Formation en administration, secrétariat ou formation équivalente
QUALIFICATIONS Accessible aux personnes détenant un baccalauréat (professionnel), avec une
NECESSAIRES expérience dans un secteur similaire.

PROSPECTIF, LES
PRINCIPALES EVOLUTIONS
DES MISSIONS, DES
ACTIVITES, DES

COMPETENCES

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REFERENTIEL DES COMPETENCES DE LA
FONCTION

Objectif:
Dans l’idéal, il s’agit de positionner le niveau des compétences à atteindre (cible) quel que soit le titulaire de l’emploi.

Légende de cotation

Niveau requis, (cible emploi)

Niveau développé par le salarié

Compétences Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4

Connaissances

Fait avec Fait en
Savoir Faire théoriques Est expert assistance autonomie

Savoir
Notions Bases Maîtrise Expertise

Savoir comportemental

Indispensable,
(pour le niveau Peu important Important Très important essentiel requis du référentiel)
Savoir comportemental
(pour Insuffisant Moyen Bon Excellent l’évaluation des salariés)

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Compétences relatives au poste de : Assistante administrative accueil

COMPETEN