Gestionnaire Administratif-ve Des Enseignements

**Métier**:
Pilotage - Technicien Supérieur administratif (Pilotage)

**Intitulé du poste**:
Gestionnaire administratif-ve des enseignements - H/F/X

**Missions/Activités**:
L'Institut Pasteur conduit des recherches biomédicales de pointe et avant-gardistes depuis plus de 130 ans.

Le Centre d'Enseignement de l'Institut Pasteur organise chaque année près de 40 cours et ateliers, accueillant plus de 700 apprenant-es et 800 intervenant-es internationaux. Au sein d'une équipe de 18 professionnel-les dédiée à l'enseignement et à la recherche, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement et la qualité des formations proposées.

Vos missions:
Assurer la gestion administrative des cours
- Organiser les commissions de sélection en lien avec les partenaires académiques.
- Préparer les documents nécessaires : programmes, supports étudiant-es, attestations, lettres d'invitation (visas), relevés de notes et diplômes.
- Piloter la préparation administrative des cours : planification, réunions, coordination des informations.
- Suivre le budget : notes de frais, conventions, facturation des participant-es externes et tableaux de suivi.
- Réaliser le bilan administratif et pédagogique de chaque cours (archivage, mise à jour des données).

Coordonner les aspects pédagogiques
- Organiser et animer les pré-rentrées en visioconférence avec les apprenant-es.
- Préparer et suivre plusieurs cours en coordination avec les directeur-rices et intervenant-es.
- Collecter et gérer les présentations, documents pédagogiques et supports.
- Participer à l'organisation des examens.
- Collaborer avec l'équipe technique pour les travaux pratiques : encadrant-es, planning, matériel.

Gérer la logistique des enseignements
- Réserver les transports et hébergements pour les intervenant-es et, si nécessaire, pour les élèves.
- Suivre les bourses étudiant-es pour les cours concernés.
- Activer les badges d'accès et coordonner l'accueil des participant-es.
- Préparer les salles et assurer le suivi du matériel pédagogique.
- Accueillir les élèves au démarrage des cours et accompagner les conférencier-ères.
- Organiser les moments de convivialité : photos de groupe, pot de fin de cours, distribution de goodies.

Assurer le suivi des outils numériques
- Mettre à jour les plateformes pédagogiques et publier les programmes en ligne.
- Saisir les séances, documents et informations sur la plateforme dédiée.
- Préparer les questionnaires d'évaluation et extraire les résultats pour les équipes pédagogiques.
- Utiliser les outils internes de gestion (COUPA, CONCUR ).

Participer à la vie du Centre d'Enseignement (le cas échéant)
- Contribuer à l'organisation d'événements institutionnels (journée d'accueil M1, projets du Collège 3 ).
- Participer à différents groupes de travail et projets transversaux de la Direction de l'Enseignement.

**Profil**:
Profil recherché

Savoir-faire:

- Maîtrise outils bureautiques (Word, Excel avancé).
- Aisance avec plateformes pédagogiques.
- Compétences en organisation logistique.
- Gestion multi-projets.
- Français bonne expression écrite et orale et anglais (B2).
- Prise de parole en public
- Rigueur administrative, autonomie dans la planification, la vérification et la coordination des activités

Savoir-être:

- Organisation, rigueur, fiabilité, réactivité.
- Prise d'initiative dans le périmètre défini collectivement
- Gestion des imprévus
- Aisance relationnelle et sens du service.
- Disponibilité, adaptabilité.
- Travail en équipe, collaboration active
- Respect de la confidentialité.
- Environnement professionnel
- _______________________
Vos conditions et environnement de travail:
CDD de 18 mois
Conditions d'exercice liées au poste (contraintes, habilitations,)
Contrat 35h. Contraintes horaires liées aux plannings des cours et aux pics d'activité lors de l'année académique.
- Environnement multiculturel (plus de 75 nationalités sur le campus)
- Engagements RSE forts, et initiatives des collaborateurs encouragées
- Forfait mobilité douce ou remboursement de 75% des titres de transport
- Cantine d'entreprise, restaurants, cafétérias
- Mutuelle familiale (gratuité conjoints/enfants) et service de santé pour les collaborateurs sur le campus
- Salles de sports, 30 activités culturelles/artistiques/sportives sur le campus

**Type de contrat**:
Contrat à durée déterminée

**Durée du contrat**:
18

**Temps de travail**:
Temps plein

**Travail le we**:
Non

**Astreintes**:
Non

**Déplacements**:
Pas de déplacements

**Niveau d'années d'expérience souhaitée**:
3 à 5 ans

**Niveau d'étude souhaité**:
Bac + 2

**Certification ou habilitation requise**:
Aucune

**Compétences linguistiques**:
Anglais (B2 - Opérationnel)

**Localisation du poste**:
**Localisation du poste**:
France, Paris

**Lieu**:
Paris 15ème - Métro Pasteur

**Demandeur**:
**Poste à pourvoir le**:
19/01/2026