Coordinateur.trice Administratif(Ve)

La coordinatrice administrative exerce sur un poste à temps plein (1 ETP).

Elle est placée sous la responsabilité hiérarchique de la sage-femme coordinatrice du réseau ELENA.

La coordinatrice administrative travaille en collaboration avec la référente chiffres et T21 et l’asssitant.e administratif.ive et formation du réseau ELENA, ainsi qu’avec les professionnels du réseau de suivi des enfants vulnérables du réseau ELENA (réseau SEVE).
- **Prise de poste au mois de février**_

**MISSIONS**

**Activités administratives**
- Gestion administrative du réseau ELENA avec gestion des appels téléphoniques et mails, gestion du calendrier, rédaction de courriers, gestion des documents officiels (convocations aux instances règlementaires, etc.), recherche de subventions (appels à projets, demandes de subvention, etc.) ;
- Diffusion d’informations aux professionnels de santé du réseau ELENA ;
- Création et mise à jour des annuaires informatisés, listings et carnets de contacts de l’association ELENA.

**Coordination et déclinaison opérationnelle des projets de réseau**
- Préparation, planification et organisation logistique des différentes réunions de groupes de travail ou de réunions de préparation ;
- Préparation et organisation des colloques et journées thématiques du réseau (gestion logistique administrative : inscriptions, conventions, communication, recherches de subventions, etc.) ;
- Participation aux relations avec les professionnels du territoire couvert par le réseau ELENA (hospitaliers, libéraux, salariés associations, collectivités territoriales, etc.) ;
- Création, saisie, mise en forme, analyse, diffusion et archivage de documents divers : programmes de formations et supports, convocations, attestations de présence, questionnaires d’évaluation, bilan d’affluence et de satisfaction, etc.

**Activités d’évaluation des pratiques professionnelles**
- Organisation des Revues de Morbi-Mortalité (RMM) locales et plénières:

- Préparation des réunions : réception des dossiers, invitation des intervenants et des participants, gestion du suivi des dossiers ;
- Liens avec les professionnels intervenants à la réunion ;
- Gestion logistique et administrative des réunions ;
- Mise en page, relecture et diffusion des comptes-rendus ;
- Suivi de démarches qualité avec mise en œuvre d’actions d’amélioration et suivi de la mise en place d’actions correctrices ;
- Recueil, analyse et rédaction du bilan annuel ;
- Participation à la réflexion pour l’amélioration des RMM.

**Etude-Enquête**
- Mise en place et exploitation de questionnaires ou d’enquêtes sur le territoire ;
- Participation à diverses études régionales et/ou nationales.

**Indicateurs et bilans d’activité**
- Aide à la rédaction des rapports d’activité annuels ;
- Aide à la communication aux différents partenaires (ARS, FFRSP, établissements du territoire, professionnels) des indicateurs d’activités.

**Comptabilité analytique**

Participation à la gestion comptable de l’association ELENA:

- Saisie mensuelle des éléments comptables pour les réseaux ELENA et SEVE ;
- Equilibrage des comptes ;
- Facturation et mise à jour du journal de ventes ;
- Relance des clients/fournisseurs ;
- Mise en paiement ;
- Mise à jour des justificatifs comptables ;
- Relation avec le cabinet d’expertise comptable TAMET pour les demandes spécifiques (comptabilité analytique, etc.) ;
Participation à la gestion des courriers et démarches avec les organismes partenaires : médecine du travail, URSAFF, CPAM, Pôle Emploi, OPCA, HSBC, etc. ;
- Traitement et archivage de courriers officiels ;
- Préparation et pré-analyse des éléments comptables, les bilans annuels du réseau ELENA et les demandes de subventions. (ARS)
- Gestion comptable du salariat des formateurs occasionnels, en collaboration avec le cabinet d’expertise comptable de l’association ELENA : élaboration des documents administratifs (contrats de travail, bulletins de salaire, reçus pour solde de tout compte, attestations employeur, certificats de travail, formulaires mutuelle), transmission des bulletins de salaire sur le coffre-fort numérique des formateurs occasionnels, transmission et suivi des virements bancaires des salaires.
- Ajout des factures des établissements publique sur la plateforme CHORUS.

**Ressources humaines**
- Participation à la gestion des ressources humaines de l’association ELENA:

- Transmission et archivage des documents relatifs aux arrêts maladie, maternité, etc. ;
- Traitement des documents officiels (formulaires mutuelle, relevés d’identité bancaire, etc.).
- Transmission mensuelle des éléments variables de paie au cabinet d’expertise comptable TAMET pour la coordination du réseau ELENA.

**Communication**
- Participation à la création de plaquettes/outils/affiches à destination des femmes enceintes, parents ou futurs parents, et/ou professionnels de santé ;
- Organisation et mise à jour des pages internet du réseau ELENA hébergées sur le site du CHU de St-Etienne, en étroite collaboration avec