Assistant Administratif Et Financier

**FICHE DE POSTE - ASSISTANT ADMINISTRATIF ET FINANCIER (H/F)**

**I. Proposition Contrat à durée indéterminée**

Embauche dès que possible.

Télétravail possible
Déplacements en régions à prévoir

**II. Missions**

L’assistant(e) administratif et financier apporte une aide permanente aux directeurs et à l’entreprise en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

Dans ce cadre, il (elle) accompagne, également, les équipes sur des projets spécifiques (domaines de l’énergie, de l’urbanisme, des transports etc.). Il (elle) assure notamment des prises de rendez-vous, la planification de réunions (physiques, téléphoniques, visioconférence), la préparation de dossiers, la gestion de la documentation, la rédaction et la diffusion du comptes-rendus, le contrôle de pièces administratives et financières, la mise en forme de courriers et documents de tous types.

Les missions suivies pourront évoluer en fonction des besoins et des demandes.

**III. Fiche de poste**
- L’assistant(e) administratif et financier travaille de manière transverse avec les équipes. Il (elle) veille au bon suivi des dossiers traités. Il (elle) peut être amené(e) à gérer directement des aspects de missions avec des clients l’amenant à découvrir des secteurs techniques et passionnants._

**PROFIL**
De formation Bac+2 (BTS Assistant(e) de Direction, de gestion ou équivalent)
Une bonne pratique des outils bureautiques Word, Excel, Power Point, Outlook sont demandés.

Expérience en gestion budgétaire et utilisation de logiciels de comptabilité.

Une expérience sur un ou plusieurs domaines d’activité de l’agence dans le cadre d’un précédent emploi ou stage est appréciée
- métiers : logistique, organisation, concertation, communication
- thèmes : chantier, énergie, transport, urbanisme

**Principales missions**

**ACCUEIL**
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

**RÉALISATION ET MISE EN FORME DE TRAVAUX DE BUREAUTIQUE**
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers

**SUIVI DE PROJETS**
- Renseigner des tableaux de suivi des activités des missions
- Vérifier la validité des dossiers (éligibilité, conformité)
- Prise de contacts et relevés de décisions

**GESTION FINANCIÈRE**
- Réception, traitement, vérification et classement de pièces comptables ou financières
- Passation et suivi de commandes et de frais liés aux évènements organisés
- Saisie de la comptabilité, suivi des règlements clients, émission de factures
- Mise à jour de tableaux de bord de suivi des engagements et réalisations

**ORGANISATION ET PLANIFICATION DE RÉUNIONS**
- Prise de contacts, organisation, préparation
- Rédiger les ordres du jour
- Respecter les délais de transmission de document avant les réunions
- Prendre des notes pendant la réunion et rédiger les comptes rendus / relevé de décision
- Coordonne et optimise la planification des réunions et déplacements

**VIE DE L’AGENCE**

Implication dans la vie de l’agence : adaptabilité, autonomie et curiosité, accueil des nouveaux, solidarité lors des remplacements, remerciement des équipes

L’assistant(e) d’équipe doit être en mesure de gérer plusieurs dossiers en même temps et d’anticiper les priorités, avec l’appui du directeur conseil ou du consultant sénior pour le démarrage de sa mission

Respecter les règles de la vie de l’agence présentées dans le livret de fonctionnement de l’agence

Entretien annuel avec le président de l’agence

**Ce poste requiert**:

- De réelles capacités d'organisation
- de la rigueur et de la discrétion
- de sens des priorités
- des qualités relationnelles
- un goût pour le travail en équipe

Type d'emploi : CDI

Salaire : 30 000,00€ à 31 000,00€ par an

Avantages:

- Participation au Transport
- Titre-restaurant

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi

Type de contrat:

- CDI

Disponibilité:

- Travail en journée (Exigé)

Lieu du poste : Télétravail hybride (75010 Paris 10e)