Chargé.e de Gestion Administrative Et D'aide Au Pilotage Opérationnel

**À propos de nous**:
Rattachée au Domaine Patrimoine, Logistique, Prévention et Sécurité (PLPS), la Direction du Patrimoine est en charge de l’élaboration, de l’évaluation et de la mise en œuvre de la politique immobilière de l’établissement. Elle conduit les opérations de construction et de rénovation du patrimoine bâti et également de mise en conformité et de maintenance des bâtiments des campus de l’université, en cohérence avec le Schéma Pluriannuel de Stratégie Immobilière et le Schéma Directeur de Transition Ecologique et Sociétale de l’établissement.

Par sa gestion durable des campus, le soutien aux activités de formation et de recherche, la valorisation et l’optimisation du patrimoine, la maîtrise des coûts immobiliers, la Direction du Patrimoine concourt à l’efficacité et l’attractivité de l’université en lien étroit avec les composantes et les laboratoires de l’établissement.

La Direction du Patrimoine est aujourd’hui composée de 28 collaborateurs qui se répartissent entre le pôle Stratégie Immobilière et Développement et le pôle Conduite d’Opérations Maîtrise d’Ouvrage, incluant le Service Maintenance et Exploitation. Afin de renforcer sa structure administrative et financière, elle se dote aujourd’hui d’un binôme d’appui au pilotage opérationnel composé d’un assistant-ingénieur et d’un technicien, qui exercera une fonction ressource transverse pour les directions du domaine PLPS.

**Mission**:
Sous l’autorité du Directeur du Patrimoine et en lien avec la DGSA Patrimoine, Logistique, Prévention, Sécurité, vous exercez une mission d’appui au pilotage et de coordination auprès de la direction et des responsables de pôles et de service en matière de gestion administrative et financière, d’achats et de commande publique.

Sur ce périmètre, vous êtes l’interlocuteur privilégié de la Direction des Achats, de la Direction des Finances et particulièrement du Pôle de Programmation Immobilière, de la Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles ainsi que de la Comue de Toulouse. Vous êtes attentif à la bonne articulation des missions et à une collaboration de qualité avec ces directions.

**Sécurisation des actions de la direction**
- Organiser et garantir le respect des circuits décisionnels
- Proposer et définir des procédures et des outils de nature à améliorer la gestion et à sécuriser les actes de la Direction du Patrimoine
- Suivre le volet assurances des biens et les procédures de déclaration des sinistres
- Contribuer à l’analyse des coûts immobiliers, par la mise en place de processus et d’outils adaptés
- Contribuer à la collecte des indicateurs de la direction
- Veiller à la bonne circulation de l’information

**Conventions d’occupation de locaux, en lien étroit avec la Direction des Affaires Juridiques**
- Rédiger, réviser et mettre à jour les conventions en fonction des besoins de l'organisation (laboratoires, composantes) et des réglementations en vigueur.
- Maintenir une base de données à jour de toutes les conventions d'hébergement.
- Assurer une communication efficace entre les différentes parties prenantes (internes et externes).
- Organiser et animer des réunions d'information et de négociation sur les conventions d'hébergement.
- Proposer une vision globale des conventions en vigueur (tableaux de bord, reporting)
- Analyser les indicateurs de performance relatifs à la gestion des conventions

**Budget et finances, en lien étroit avec la Direction des Finances**
- Élaborer le budget annuel et pluriannuel en coordination avec le Pôle de Programmation Immobilière
- Évaluer et planifier les besoins financiers pour l’entretien, la maintenance, l’exploitation et les opérations de travaux. Suivre et analyser les consommations de crédits
- Etablir un bilan annuel mettant en perspective l’activité de la direction
- Apporter son appui au montage de dossiers de financement de travaux
- _Nota : les engagements, les dépenses et les opérations dans l’applicatif SIFAC ainsi que les conventions financières des opérations immobilières sont gérés par la Direction des Finances_

**Achats et commande publique, en lien étroit avec la Direction des Achats**
- Contribuer à la définition de la politique d’achat de la direction, dans une logique d’optimisation et de mutualisation (SPASER)
- Anticiper les étapes de renouvellement des marchés par une réflexion approfondie d’actualisation des besoins et des enjeux, en intégrant une démarche prospective des innovations dans la thématique
- Être le garant de la bonne exécution des marchés en cours, dans leur dimension opérationnelle

**Profil**:
**Connaissances**:

- Connaissance de la commande publique et notamment des marchés de travaux et de services immobiliers
- Règles budgétaires et comptables en univers public
- Connaissance de l’organisation de l’ESR et du domaine immobilier de l’Etat
- Maîtrise opérationnelle des processus de commande publique et de marchés publics
- Logiciels bureautiques (pack office) et outils Web

**Savoir faire technique**