Responsable Du Service Scolarité

Type de recrutement:
Poste ouvert en Mobilité interne et externe et CDD
- Quotité de travail:
100%
- Niveau d'emploi:
A - IGE - Ingénieur d'études / Attaché
- Durée du contrat:
1 an renouvelable
- Localisation:
UFR SHS
1251 Avenue centrale
38610 Gières

Présentation de la structure
- L’UFR Sciences de l’Homme et de la Société, compte une centaine de personnels d’enseignants et enseignants-chercheurs titulaires et contractuels, 280 vacataires d’enseignement, 28 personnels administratifs et 2800 étudiantes et étudiants répartis au sein de 4 départements de formation.
Ces 4 départements de formation sont:

- Psychologie
- Sociologie
- Sciences de l'Éducation et de la Formation
- Informatique et Mathématiques appliquées aux Sciences Sociales.Les axes de formation et de recherche développés à l’UFR SHS s’inscrivent dans une approche pluridisciplinaire centrée sur l’analyse des activités et des comportements humains, tant individuels que collectifs. Ils couvrent notamment la cognition, la psychologie clinique et sociale, les processus d’apprentissage et de développement, les représentations sociales et culturelles, ainsi que les dynamiques de communication homme-machine. Les travaux s’intéressent également aux inégalités sociales, aux parcours et aux conditions de vie, à la précarité, aux dynamiques urbaines et territoriales, ainsi qu’aux formes contemporaines de socialisation et de participation. Les recherches mobilisent des approches qualitatives et quantitatives, incluant les mathématiques appliquées aux sciences humaines et sociales, les statistiques et l’analyse de données.

Description de l'équipe:
Sous l’autorité hiérarchique de la direction administrative de composante (DAC), la personne recrutée aura en charge l’encadrement et la coordination du service de scolarité comprenant 5 pôles (licence, master, formation continue, inscription et admission, stage et relation internationales), 17 personnels administratifs (1 agent en catégorie A, 4 agents en catégorie B et 12 agents en catégorie C), dont 5 agents en encadrement direct.

Missions principales

Vous serez en charge de la mise en œuvre, du suivi et de l’expertise de l’ensemble des procédures et actes concernant la gestion de scolarité au sein de la composante, en lien avec la direction de l’UFR. Vous aurez pour mission l’encadrement et l’organisation du service de scolarité dans tous ces aspects et la déclinaison des orientations stratégiques en objectifs opérationnels.

Activités principales
- Impulser et assurer le déploiement de la politique de formation de l’UFR SHS en interaction avec la direction de l’UFR et les services centraux de l’université
- Piloter et coordonner les activités de gestion de la scolarité (admissions, inscription, examen, jurys, stage, diplomation règlementation, SAH, etc.)
- Encadrer, coordonner et animer l’équipe de scolarité
- Assurer un accompagnement individualisé des agents en encadrement direct dans la construction et l’évolution de leur carrière
- Mobiliser les outils d’analyse et de pilotage disponibles, en assurer l’amélioration continue, et en développer de nouveaux adaptés aux besoins spécifiques pour contribuer à l'aide à la décision
- Apporter une assistance et une expertise en matière de scolarité (réglementation et logiciel) aux personnels enseignants et administratifs
- Participer aux activités et projets transverses de l’UFR impliquant le service de scolarité tels que le déploiement de l’amélioration continue

Restriction ou contraintes liées au poste:

- Des pics d’activité sont à prévoir en fonction du calendrier universitaire (rentrée universitaire, période d’examen,).
- En raison des exigences liées à la coordination des équipes, à l’accueil des usagers et au suivi quotidien des opérations ce poste requiert une présence sur site, limitant les possibilités de recours au télétravail.

Mission d'encadrement:
Nombre d'agents encadrés Catégorie A : 1
Nombre d'agents encadrés Catégorie B : 4
Nombre d'agents encadrés Catégorie C : 12

Compétences attendues
- Connaitre l’organisation et le fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche ; avoir une bonne connaissance de l'environnement juridique de l'étudiant et de la réglementation dans le domaine de la scolarité
- Savoir encadrer des équipes et maitriser les techniques d’encadrement
- Savoir accompagner le changement et impulser une démarche d'amélioration continue
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir piloter des projets
- Faire preuve d’esprit d’analyse et de synthèse
- Être capable d'élaborer des choix, d'arbitrer, de négocier, de prendre des initiatives
- Connaître les applicatifs de gestion de scolarité serait un plus
- Savoir communiquer efficacement
- Capacité à s’approprier et promouvoir les axes stratégiques de l’établissement et les orientations de la direction pour une mise en œuvre cohérente
- Aptitudes relationnelles : écoute, dialogue, diplomatie, gestion de conflits, adaptabilité
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