Assistant de Direction

Description de l'emploi:
Axima Maintenance, entité d’EQUANS France, recherche son futur

**Assistant de Direction (H/F)**,

En Ile-de-France

**Expertise et proximité pour EQUANS France, leader des services multi-techniques**

Axima Maintenance, entité d’EQUANS France, est l’un des principaux acteurs français en génie climatique. Grâce à son réseau de plus de 80 agences et de 1609 personnes réparties en France, Axima Maintenance intervient rapidement pour répondre aux besoins des clients en installation génie climatique. Les solutions proposées permettent une réduction des consommations énergétiques et de l’impact sur l’environnement, en accord avec les évolutions réglementaires. Ses principaux secteurs d’activité sont l'industrie, la santé, le tertiaire, la culture et le patrimoine, les data centers

**Vos missions principales**:
Rattaché(e) au Directeur Régional, vous aurez pour principales missions:

- Assistanat de direction:

- Suivre l’agenda
- Rédiger les supports de communication interne (réunions ), gérer les listes de diffusions internes
- Être en lien avec la communication d’EQUANS France
- Etablir les notes de service
- Préparer les CODIR (planifier la réunion, établir l’ordre du jour, participer au CODIR, compléter un relevé de décision)
- Suivre l’attribution des places de rugby
- Réserver les billets de train
- Organiser les événements internes et externes
- Sécurité:

- Enregistrer les visites sécurité ainsi que les causeries pour le personnel rattaché à la région IDF
- Suivre les visites médicales:

- Enregistrer les salariés sur l’intranet
- Envoyer les convocations
- Suivre l’effectif de la région afin de planifier les visites médicales
- S’assurer de la présence du salarié au rendez-vous
- Enregistrer le certificat d’aptitude
- Gestion financière:

- Etablir et suivre les budgets immobiliers de la région IDF
- Définir le budget région en lien avec le contrôle de gestion
- Suivre le budget région et transmettre les charges à payer au contrôle de gestion
- ADV:

- Piloter le service
- Manager et aider les assistantes d’agence dans le cadre de la facturation hors contrat
- Etablir les factures (pour une agence et aider les autres assistantes d’agence)
- Former les assistantes d’agence à la facturation ainsi qu’à SAP
- Services généraux:

- Venir en support à l’approvisionneur concernant la logistique (gestion des contrats, réaliser les commandes fournisseurs)
- Gérer le quotidien de l’établissement
- Manager l’hôtesse d’accueil:

- Suivre le contrat du prestataire
- Aider au quotidien
- Assurer la relation avec le prestataire
- Renégocier le contrat
- Superviser le traitement du courrier
- Ressources Humaines:

- Diffuser les notes de nomination
- Intégrer les nouveaux embauchés rattachés à la région:

- Créer les accès informatiques
- Commander le matériel et les fournitures
- Réaliser les commandes pour les cabinets d’avocat
- Rédiger les délégations de pouvoir (envoi aux personnes concernées, enregistrement sur l’intranet)
- Etablir le « Who’s Who »

Possibilité d’être basé(e) dans le 94 (Bry-sur-Marne) ou 92 (Courbevoie/ Colombes).

**Votre Profil**:
Ce qui nous plaira le plus chez vous ? C’est vous-même Alors bien évidemment on vous préférera:

- Rigoureux(se), organisé(e) et doté(e) du sens des priorités dans le respect des contraintes. Mais aussi loyal(e) pour le traitement d’informations confidentielles, faire preuve d’initiative, avoir le sens du service et du contact.
- Dynamique, autonome et à l’écoute.

Dans votre bagage, on aimerait trouver une formation de type BAC à BTS dans les domaines de l'administratif, (...), ainsi qu’une expérience réussie d'au moins 5 ans sur une fonction similaire idéalement au sein d'une société de service.

Vous maîtrisez les logiciels de bureautique et les outils informatiques en général, indispensable pour mener à bien vos missions. Une maîtrise du logiciel SAP est requise.

**EQUANS France garantit l’égalité des chances pour tous**.
- EQUANS France s'engage à lutter contre toutes les formes de discriminations à l'emploi, dans l'accès à la formation, à la promotion et plus largement dans l'ensemble des composantes de l'entreprise. A ce titre, l'insertion, le soutien des jeunes et des seniors, des personnes en situation de handicap sont des priorités essentielles de la politique ressources humaines. Tous nos postes sont ouverts aux travailleurs handicapés._

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En savoir plus sur EQUANS France :_**
- Plus de 27 000 collaborateurs contribuent à l’aventure EQUANS France, tous engagés sur l’ensemble de la chaîne de valeur (financement, études, réalisation, maintenance, exploitation, contrats de performance). Répartis sur 413 agences, l’exigence est au cœur de leur travail, dans une culture de la bienveillance et de la performance._
- Notre mission ? Au sein d’E