Assistant-e Administratif-ve de La Direction

**Assistant-e administratif-ve de la direction ressources innovation et de la directrice adjointe du pôle MDA - Réf : SD_1514**:
Fonction RIFSEEP : Assistant de manager intermédiaire
Groupe : B2
IFSE Poste : 435,67 €

Rattachement administratif:
DGA Solidarités Départementales
Maison départementale de l’autonomie
Direction ressources et innovation

**Catégorie B**

**Filière**:

- Administrative

**Type de contrat**: Par voie Statutaire Non Statutaire

**Cadre d'emploi**:

- Rédacteurs territoriaux

**Lieu**: Montpellier Alco

**Description du poste**:
**Missions**:

- Contribuer aux actes de gestion administrative
- Assistante de la direction ressources innovation et de la directrice adjointe du pôle MDA
- Participe au pilotage de l'ensemble des fonctions supports de la direction et de la direction du pôle MDA
- Coordonne les informations relatives aux affaires traitées par la direction
- Assure la gestion des relations entre les services du conseil départemental, les autres collectivités ou organismes
- Participe aux réunions de direction
- Assure le suivi de dossiers stratégiques (Schéma, budget, RH, demandes du cabinet)
- Assure la gestion du temps de travail des agents de la direction et gère les demandes de moyens logistiques (ordres de missions, équipements )
- Contribue à la gestion des instances

**Activités**:

- Accueille, informe et oriente les usagers
- Applique et/ou contrôle la validité et la conformité d'une procédure, d'une action administrative
- Classe et archive
- Conçoit les documents demandés en interne et en externe
- Diffuse les informations
- Gère les bases de données
- Participe à l'optimisation de la qualité des coûts et des délais
- Participe à l'élaboration des outils d'aide à la décision (tableaux de bord)
- Rédige des notes, des rapports, des comptes rendus
- Participe aux réunions l'équipe de cadres de la DRI et peut participer aux réunions de pôle MDA en remplacement de l’assistante de la direction de pole
- Elabore des outils de pilotage (effectifs, activité...)
- Suit les rapports à l'assemblée (Airdélib) et les rapports DRI présentés à la COMEX
- Assure l’accueil physique et téléphonique de la direction
- Participe à la continuité de l'accueil du public : permanences téléphoniques en fonction du planning prévu et des heures d'ouverture de la MDA au public
- Gère les priorités et réponses à apporter
- Assure en lien avec le directeur (trice) le suivi des dossiers de la direction
- Assure la gestion RH pour la direction : suivi Chronos et Ulysse. Transmet et assure le suivi des demandes de remplacement, assure le suivi des plannings de congés et des absences, formations, permanences...)
- Effectue les demandes logistiques pour les agents de la direction
- Réalise et/ou met en forme des comptes rendus de réunion
- Assure la gestion du courrier et le suivi des correspondances via le logiciel ELISE
- Traite les courriers et dossiers particuliers (élus, CDAPH...)
- Gère les plannings et facilite le fonctionnement du CDCA et de la CDAPH (mise à jour des arrêtés, mailings ) en lien avec le Cabinet du Président
- Gère les frais de déplacement des membres des instances
- Mets à jour les habilitations médicales et les arrêtés fixant la liste des équipes pluridisciplinaires et des équipes médico-sociales
- Gère une boite mail usagers
- Gestionnaire de réservation de salle

**Profil recherché**:
**Connaissances**:

- Règles de classement et d'archivage des dossiers papier et numériques
- Règles budgétaires et comptables
- Droit(s) et règlement(s) du domaine d'intervention
- Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention
- Technique(s) du domaine d'intervention
- Organisation et fonctionnement du Département
- Qualité : démarche, méthodes, outils
- Partenaires du domaine d'intervention
- Dispositif(s) du domaine d'intervention
- Données du territoire d'intervention
- Politique(s) publique(s) du domaine d'intervention

**Savoir-faire**:

- Analyser les données du domaine d'intervention
- Appliquer la réglementation
- Conduire une réunion
- Constituer et suivre des dossiers administratifs
- Gérer les crédits
- Répondre aux besoins des usagers
- Utiliser les techniques du domaine d'intervention
- Utiliser le(s) logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention
- Animer des groupes de travail
- Tenir des tableaux de bord
- Concevoir des tableaux de bord
- Utiliser les logiciels de bureautique
- Conseiller dans son domaine d'intervention
- Appliquer les procédures qualité

**Savoirs comportementaux**:

- Aptitude à la communication
- Sens de l'organisation
- Rigueur
- Esprit de synthèse
- Capacité d'adaptation
- Aptitude à la communication
- Sens de la confidentialité
- Esprit d'équipe
- Esprit d'initiative
- Réactivité

**Informations complémentaires**:

- Poste inscrit dans un périmètre qualité : OUI
- Poste inscrit dans un périmètre projet : NON
- Identificatio