Coordinateur de L'accueil Des étudiants

**Employeur**: Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ? Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles. **Mission**: Ce poste, bien que localisé à Aix en Provence, demandera des déplacements sur les différents campus. **MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES** La politique « Bienvenue en France » implique l'intensification des efforts quant à l'accueil des étudiants internationaux et la mise en place d'une politique de promotion et d'attractivité internationale pour Aix-Marseille Université. C'est au sein du pôle Accueil et Attractivité que sont créés et mis-en-place l'ensemble des dispositifs d'accueil et d'intégration à destination des étudiants internationaux entrants à l'université. Pour répondre à cet enjeu et appuyer ce déploiement, la DRI recrute un Coordinateur Accueil. Missions spécifiques Le Coordinateur Accueil aura pour mission de mettre en oeuvre les dispositifs d'accueil à destination des étudiants internationaux sur l'ensemble des campus d'AMU Expertise Accueil Développer une expertise sur l'ensemble des thématiques d'accueil (démarches à entreprendre en amont de l'arrivée puis d'installation en France) Contribuer à la création d'une bibliothèque de référence sur le sujet et effectuer une veille constante sur les différentes démarches administratives Etre en lien avec les différents partenaires et associations dédiés Conférences de préparation au départ : AMU PREP' DAYS Participer à la co-création des supports de présentation et outils de promotion Mettre à jour les éléments de supports des conférences Participer en tant que conférencier et animateur le jour J Guichets de rentrée Concevoir, organiser et mettre en oeuvre les guichets d'accueil sur les campus de l'université en période de rentrée Assurer le recrutement et la coordination des étudiants vacataires venant en renfort Travailler en concertation avec les DRI de campus et SRI de composante lorsque nécessaire Coordonner les différents services AMU impliqués : DOSI, DEPIL, DEVEL SIUMPPS... Coordonner les partenaires extérieurs présents sur le guichet Contribuer au renforcement de la collaboration entre les différentes directions ou composantes concernées par l'accueil des étudiants internationaux et la DRI en créant des passerelles entre les dispositifs d'accueil existants ou à venir Assurer le bon déroulement des guichets le moment venu, faire face aux imprévus et adapter les dispositifs selon les besoins Guichet pérenne Tout au long de l'année universitaire, tenir des permanences sur le guichet pérenne et s'assurer de son bon fonctionnement (gestion des permanences, suivi des stocks de documentation, renseignement auprès des étudiants, etc.) Tenir les permanences en distanciels (prise de rdv en visio) Traiter l'ensemble des demandes reçues par mail / système de tickets S'assurer de la bonne intégration des guichets pérennes au projet de Maison de l'étudiant sur l'ensemble des campus Evènements d'accueil et d'intégration Organiser, préparer et mettre en ceuvre les événements de rentrée et de cohésion sur les campus de l'université et lieux externes (semaine et journées d'intégration, soirée d'accueil, sorties diverses) Assurer la coordination des services internes ou partenaires extérieurs impliqués dans le projet Participer à la promotion de l'évèmenent auprès des étudiant et de tous les services internes (campagnes de mails, questionnaire d'inscription, distribution de flyers...) Encadrer les étudiants vacataires recrutés en renfort et les groupes d'étudiants internationaux le jour J Accueil des étudiants en échange Prendre en charge l'accueil individualisé des étudiants en échange et boursiers d'excellence Travailler en collaboration avec d'autres services internes inhérent à la mission (pôle mobilité, CROUS...) et prestataires externes (taxis, établissements bancaires...) Attribuer des chambres aux étudiants via la plateforme de gestion du CROUS Contribuer à la mise en place d'un service d'accueil dédié aux mobilités CIVIS (mobilités de courtes durées ou virtuelles) Suivi administratif - Recrutement étudiants vacataires Participer à l'élaboration d'un calendrier annuel de besoins RH Anticiper les proc