Coordinateur Adjoint

**À propos de nous**:
Le Groupe Hospitalier Rance Emeraude (GHRE) est représenté par 4 400 professionnels répartis sur 12 sites. Plus de 100 métiers y sont exercés.

Acteur public incontournable des politiques sanitaires et médico-sociales, nous assurons la prise en charge de proximité et l’accès à l’ensemble des disciplines de médecine, chirurgie, obstétrique, réadaptation, santé mentale et gériatrie.

**Mission**:
**MISSION**

Le Groupe Hospitalier Rance Emeraude recrute, pour sa Direction des Affaires Médicales, un coordinateur adjoint (H/F) des secrétariats médicaux. Le poste est mis à la vacance à temps plein.

Le coordinateur adjoint (H/F) a pour mission d’assister la coordinatrice dans l’ensemble de ses missions auprès des 160 secrétaires médicales réparties entre les sites de Saint-Malo et de Dinan. Le suivi, l’accompagnement et l’ensemble des activités principales des secrétariats sont répartis entre le coordinateur adjoint (H/F) et la coordinatrice actuellement en poste.

**ACTIVITES PRINCIPALES**

**Coordination et encadrement des équipes de secrétaires en lien avec la coordinatrice**
- Rédaction de procédures
- Organisation et supervision des activités (suivi des indicateurs)
- Participation à la mise en œuvre des actions suite à projets
- Veille documentaire et organisationnelle puis diffusion des informations dans les pôles
- Participation à l’évaluation des secrétaires médicales.

**Gestion du temps de travail et de l’absentéisme**(hors pôles malouins de plus de 10 personnes)
- Réalisation des plannings de Dinan et Saint-Malo
- Saisie des absences et modifications horaires
- Proposition et mise en œuvre de solutions pour pallier l’absentéisme
- Validation mensuelle des plannings
- Suivi du prévisionnel des congés annuels.

**Participation aux recrutements des secrétaires médicales**
- Identification des besoins en fonction des moyens financiers alloués
- Mise à jour des fiches de poste
- Participation aux entretiens de recrutement.

**Organisation de l’accueil et de l’encadrement des nouveaux personnels et stagiaires**
- Réalisation des demandes d’accès informatiques
- Inscription aux formations logiciels métiers nécessaires.

**Recensement des besoins en formation et en matériel**
- Coordination des demandes annuelles de formation en lien avec le plan de formation institutionnel.

**Participation à la gestion de projets**
- Participation aux groupes de travail en lien avec l’activité des secrétariats médicaux et suivi de la participation des secrétaires médicales à ces groupes de travail
- Mise en place des projets au sein des secrétariats
- Réalisation d’audits internes et proposition d’actions d’amélioration.

**ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL & CONDITIONS D’EXERCICE**

Poste de catégorie B (grade Adjoint des Cadres ou grade d’Assistant Médical Administratif).

Liens hiérarchiques et fonctionnels:

- Hiérarchie directe : Directrice des Affaires Médicales, Coordinatrice des secrétariats médicaux
- Relations fonctionnelles : chefs de pôle, responsables de structures internes, cadres coordonnateurs de pôle, cadres de santé, secrétaires médicales, Service ‘Accueil - Admissions - Facturations - Consultations externes’.

Temps & lieux de travail:
Temps plein. Poste territorial demandant une présence sur le site de Saint-Malo et de Dinan (organisation à définir).

Congés annuels (26 jours) à prendre en concertation avec la coordinatrice.

Avantages:
Possibilité d’accéder aux avantages proposés par le Comité de Gestion des Œuvres Sociales (CGOS) et par l’Amicale du Personnel.

Restaurant d’entreprise

**Profil**:
Diplôme : Bac + 2

Expérience : une expérience d’au moins 2 ans serait souhaitable, notamment en management.

Connaissances:

- de la structure hospitalière
- de la gestion médico-administrative de la prise en charge des patients
- des droits du patient
- du management
- de la gestion de projet et conduite du changement
- des logiciels métiers et de leur évolution
- du logiciel Agirh e.planning
- du classement et de l’archivage de l’information médicale (règles et tenue du dossier médical).

Savoir-être & Savoir-faire:

- Maîtrise et techniques du secrétariat médical
- Animer, mobiliser et entraîner une équipe
- Evaluer et prioriser les demandes des services
- Allouer les ressources logistiques et humaines
- Traiter et résoudre les situations conflictuelles
- Savoir rendre compte
- Savoir travailler en équipe
- Etre discret, diplomate, capable de prendre des initiatives
- Etre réactive face aux demandes
- Etre disponible et à l’écoute.