Chargé D’accueil Du Service Technique Et

**Missions**:
Statut : titulaire ou contractuel Poste à temps complet
Catégorie : C - Filière administrative - Grade : Adjoint administratif
- En lien direct avec le responsable des services administratifs et financiers des services techniques (SATECH) et le Directeur des services techniques (DST), vous serez en charge
- à 75 % de l’accueil physique et téléphonique du public en parallèle des tâches de secrétariat administratif
- à 25% du suivi des clefs et des accès aux bâtiments ainsi que de la gestion administrative des demandes de mise à disposition de moyens matériels

Lors des absences de l’autre chargé d’accueil, vous serez en charge de l’accueil à 100 %.
A. Missions à réaliser pendant le temps de présence à l’accueil (75%)
1. Garantir la continuité de l’accueil du public
- Réaliser l’accueil physique et téléphonique du pôle
- Orienter vers les interlocuteurs compétents en interne et en externe
- Assurer un premier niveau de traitement des demandes
- Veiller à la tenue de la main courante
- Veiller à la mise à jour des classeurs d'informations générales et des procédures de l'accueil
- Tenue du planning d’accueil en lien avec le responsable SATECH et le DST
- Suivi mensuel des sirènes en relation avec la Préfecture, si en position d’accueil le 1er mercredi du mois

2. Assurer des tâches administratives pour les différentes équipes du service technique sur le temps d’accueil
2.1 Gestion des véhicules de pool et des remises de clés
- Assurer la gestion du planning de réservation des véhicules / vélos mis à disposition des services et des associations. - Remettre les clés des véhicules et vérifier la restitution des clés et matériels ainsi que la bonne tenue des carnets de bord des véhicules
- Assurer la gestion des prêts de clés aux entreprises extérieures en lien avec le pilote de l’intervention qui prévient le responsable du bâtiment concerné par l’intervention. Vérifier la remise des clés.

2.2 Gestion administrative des courriers
- Gérer le courrier entrant et sortant dans le logiciel Post-office
- Réaliser des missions de secrétariat administratif à la demande (rédaction de courriers, planification de réunions, réalisation de tableau de suivi...)
- Classer et archiver les informations, dossiers et données des services, selon les nomenclatures et procédures communes aux services du pôle

2.3 Gestion des demandes d'intervention technique
- Saisir les fiches d’intervention-travaux réalisés en interne sur CIRIL Patrimoine du service Superstructures- Saisir quand possible les données patrimoine pour les interventions extérieures dans les bâtiments communaux, en lien étroit avec l’autre personne chargée de l’accueil (pour coordination)
- Saisir les demandes et assurer le suivi des interventions de l'exploitation du chauffage avec le prestataire, en l’absence du responsable du suivi des fluides

2.4 Gestion administrative de l’astreinte technique
- Créer le planning d’astreintes annuel
- Envoyer le planning d’astreintes mensuel aux différentes personnes concernées
- Gérer les différents désistements et chercher des remplaçants
- Transmettre les heures supplémentaires réalisées par les agents aux RH

B. Missions à réaliser hors temps de présence à l’accueil (25%)
3. Gestion du suivi des clefs et des accès aux bâtiments communaux en lien avec les autres services
- Mise à jour des listings et trousseaux
- Gestion des renouvellements de clés en lien avec le DST et les responsables entretien bâtiments
- Gestion des clés confiées aux agents communaux sur les différents bâtiments ville (en lien avec le service RH)
- Gestion des retours de clés des agents communaux en cas de départ, maternité ou arrêt long (en lien avec la RH)
- Distribution des moyens d’ouverture barrières aux PMR, tenue à jour de la liste, en lien avec la voirie.
- Liste des barrières sur la commune et moyens d’ouverture

**Profil**:
Formation : minimum Bac + techniques de secrétariat
Expérience de secrétariat et de l’accueil téléphonique

Connaissances et compétences:
Maîtrise des techniques de secrétariat et d’accueil physique ou téléphonique
Connaissance des processus et procédures administratives internes à la mairie
Connaissance de la collectivité : structuration et localisation des services municipaux
Connaissances de l’organisation des services techniques
Connaissance de l’environnement de la fonction publique territoriale
- Qualités personnelles
Réactivité et adaptabilité
Disponibilité
Savoir organiser son travail
Aisance relationnelle et capacité à rendre compte
Rigueur
Discrétion
Sens du service public
Esprit d’équipe