Assistant (E) Administratif (Ve) Et Technique (F/H)

Descriptif du poste

Dans le cadre de l'organisation de la Direction à laquelle il/elle est rattaché(e), le/la titulaire du poste assure un secrétariat à caractère complexe et confidentiel comprenant des activités de rédaction, de planning et de classement avec, en complément, un rôle administratif dans le cadre des directives données par sa Direction faisant éventuellement appel à un certain degré d'initiative et de jugement personnel.

Activités

1- Secrétariat de la Direction Opérationnelle
- Assure les fonctions classiques de secrétariat pour sa Direction : scan, classement des dossiers, rédaction et enregistrement des divers courriers, établissement des bordereaux d envoi, filtrage téléphonique (il/elle oriente éventuellement ses interlocuteurs vers leurs collaborateurs). Il/Elle assure la gestion des rendez-vous de la Direction ;
- Travaille avec les Responsables des Unités de Production

2- Commercial
- Assure la création des dossiers papier et sur notre logiciel de gestion ;
- Met à jour en temps réel notre logiciel de gestion en incluant la création des offres, la saisie des bons de commandes, la mise à jour des dossiers, la mise à jour des offres ;
- Assure la mise à jour des liasses prod et la gestion, l enregistrement et le classement de la facturation ;
- Intègre les dates de livraison convenues avec le client dans le logiciel de gestion et dans le calendrier Outlook.
- Prendre en charge la réponse administrative aux appels d offres et suivre le montage des dossiers ;
- Construire le dossier de réponses avec les différents inputs : (offre, annexes, présentation de la société etc.) ;
- Assure le dépôt des dossiers de réponses à appels d offres sur les plateformes Ad hoc.

3- Facturation
- Assure l établissement des factures de vente de l ensemble de la structure de la société,
- Traite les factures sur GX et les Bordereaux d Envois (BE) associés,
- Assure le lien avec les équipes de production que les factures ont été réceptionnées par les clients,
- S assure en lien avec les équipes de production que les factures ont été réceptionnées par les clients.

4- Taches annexes:

- Assure la gestion du courrier de départ pour l ensemble de la Société GTA Géomètres Experts ;
- Assure l accueil physique des personnes se présentant à l entrée de la Société GTA Géomètres Experts ;
- Assure la commande fournitures pour l ensemble des collaborateurs de la Société GTA Géomètres Experts ;
- Assure la mise en page et l infographie d articles rédigés par la direction, de nouveaux documents et des documents de communication interne (Newsletters, note de services, ect.) et la publication d articles sur le site internet, LinkedIn, Instagram ect.

Profil recherché

Les dimensions du poste sont conférées par l'extrême disponibilité nécessaire, la qualité irréprochable du travail, la confidentialité absolue requise.

CONNAISSANCES / EXPERIENCES

Les capacités techniques que doit maîtriser le/la titulaire du poste sont:

- Organisation dans le phasage de l’ensemble du travail.
- Rapidité dans l’exécution des tâches.
- Connaissance aigüe des logiciels Word et Excel et du système d’exploitation Windows NT.
- Connaissance aigüe de la grammaire et de l’orthographe française.
- Maîtrise du matériel mis à sa disposition (standard, imprimante, photocopieur, fax, machine à affranchir, etc. ).
- Vision globale de l'activité de la société
- Gestion des priorités
- Autonomie
- Rigueur
- Sens du service et de l'assistance interne et externe à la Société GTA Géomètre Experts

QUALITES REQUISES

Les capacités de savoir être que doit maîtriser l’employé sont:

- Présentation vestimentaire et orale irréprochable
- Exemplarité
- Cordialité des rapports avec la direction et l’ensemble du personnel
- Devoir de réserve sur le contenu, la forme des propos et sur leurs destinataires
- Obligation de délicatesse dans chaque communication écrite et orale.
- Confidentialité

Compétences attendues
- LANGUESAucune langue attendue

SAVOIR-ÊTRE
Capacité d'adaptation
Confidentialité

**Voir plus**

SAVOIR-FAIRE
Administratif
Appel d'offres

**Voir plus**

Entreprise
- Le cabinet GTA Géomètres Expert évolue dans les secteurs d'activités des géomètres -experts. Son siège social est implanté a Paris 12ème.
- Autres offres de l'entrepriseProcessus de recrutement
- Pré-qualification téléphonique
- Entretien TEAMS
- Entretien physique

**Personne en charge du recrutement**
Camilia Khelif - _RRH_

Salaire

28 - 30 k€ brut annuel

Prise de poste

Dès que possible

Expérience

Minimum 2 ans

Métier

Assistant commercial

Statut du poste

Agent de maîtrise / Technicien

Zone de déplacement

Pas de déplacement

Secteur d’activité du poste

ACTIVITÉ DES GÉOMÈTRES